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　　檔案信息資源在不斷變化和發(fā)展。它是通過各個(gè)歷史時(shí)期的逐漸積累而形成的，也是通過不斷改進(jìn)幾個(gè)工作程序而形成的。它的形成無疑是一定的規(guī)律。從檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，范圍和來源等方面可以理解這一規(guī)律。

　　1檔案信息資源的結(jié)構(gòu)

　　檔案信息資源的結(jié)構(gòu)是指檔案信息資源組成中的檔案資源。

　　物種的分布。如圖3-1所示。

　　檔案信息資源是動(dòng)力學(xué)的一般概念。古代檔案館有其自身的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，而現(xiàn)代檔案館也具有與新技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的結(jié)構(gòu)層次。這些結(jié)構(gòu)都是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展而發(fā)展起來的。檔案信息資源的逐步形成過程是檔案信息資源結(jié)構(gòu)的逐步發(fā)展過程。

　　檔案信息資源結(jié)構(gòu)的逐步發(fā)展是一個(gè)簡(jiǎn)單到復(fù)雜的過程。古代的“收藏”從甲骨文檔案逐漸發(fā)展為紙質(zhì)檔案。現(xiàn)代檔案信息資源狀況的結(jié)構(gòu)包括各種傳統(tǒng)和非傳統(tǒng)檔案信息資源。

　　它們是從古代紙質(zhì)檔案信息資源中逐漸發(fā)展而來的。對(duì)于檔案信息資源，所有這些組成部分都是互補(bǔ)的，而不是相互排斥的;新組件將添加到現(xiàn)有組件中，而不是新一代。

　　傳統(tǒng)文件信息資源是活動(dòng)中由機(jī)關(guān)或個(gè)人形成的管理文件和個(gè)人文件。它使用紙張作為主要載體。這樣的檔案信息資源通常被整體管理。非傳統(tǒng)檔案信息資源也是機(jī)構(gòu)或個(gè)人在其活動(dòng)中形成的檔案，但其載體是特殊材料，并且是由事件(主題)組成的檔案信息資源的集合。這樣，隨著檔案信息資源的結(jié)構(gòu)逐漸從簡(jiǎn)單變?yōu)閺?fù)雜，檔案信息資源逐漸從單一類型過渡到各種各樣。

　　由于檔案信息資源具有其自身的結(jié)構(gòu)及其不斷變化的發(fā)展規(guī)則，檔案管理員應(yīng)遵循該規(guī)則，并使用各種方法，方法和手段來理解和熟悉館藏的實(shí)踐。

　　2檔案信息資源的范圍

　　檔案信息資源的范圍實(shí)質(zhì)上是指保存方面的檔案。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和變化，人類的物質(zhì)活動(dòng)和精神活動(dòng)不斷豐富，社會(huì)上的分工越來越細(xì)化。因此，檔案信息資源的范圍必然會(huì)受到影響，也就是說，它正在增加和擴(kuò)展。這是支配檔案信息資源范圍的法律之一。

　　自古以來，任何國(guó)家和朝代及其部門都保存著文件供使用。檔案信息資源的重點(diǎn)應(yīng)該合理利用。關(guān)鍵是確定不同檔案保管部門的保管范圍，即分配與其他檔案保管部門不同的收集范圍(從時(shí)間，地區(qū)，內(nèi)容等)來區(qū)分其收集范圍。由于時(shí)代不同和社會(huì)方面的不同，人們的理解水平也不同。這些將導(dǎo)致檔案部門收集的檔案信息資源范圍的人為改變。這是檔案信息資源變化范圍的第二定律。

　　從縱向看，館藏檔案信息資源的范圍在不斷擴(kuò)大。從水平的角度看，各個(gè)部分是不斷交織在一起的。縱向發(fā)展是由于分工日益精細(xì)，新分支正在出現(xiàn)，橫向聯(lián)系是由于新科學(xué)和技術(shù)隨著社會(huì)的發(fā)展而出現(xiàn)。使用不同的科學(xué)方法和手段來推廣相似的檔案被附于不同的載體之上。這是檔案信息資源變化范圍的第三定律。

　　3檔案信息資源的來源

　　檔案信息資源來自各個(gè)機(jī)構(gòu)，團(tuán)體，個(gè)人等保存的檔案。其具體表現(xiàn)是檔案的接收，收集，交換，復(fù)制，購(gòu)買，轉(zhuǎn)讓，捐贈(zèng)和存放。

　　檔案信息資源的來源也在變化和發(fā)展。這體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面，從垂直的角度來看，最初，檔案信息資源的來源僅表示為接收檔案的形式。隨著社會(huì)的發(fā)展，隨著信息社會(huì)的到來，檔案信息資源的來源逐漸以接收，收集，交換，復(fù)制和購(gòu)買檔案的形式出現(xiàn)。檔案信息資源的來源已逐漸從單一渠道變?yōu)槎鄠€(gè)渠道。另一方面，從水平的角度來看，除了相對(duì)穩(wěn)定的接收形式外，各種檔案信息資源來源在其他形式上都非常不穩(wěn)定。首先，它們要服從客觀條件，其次，要服從檔案管理員的主觀努力。因此，檔案信息資源的來源在不斷變化和不穩(wěn)定。

　　檔案信息資源的各種來源，除了根據(jù)正式渠道接收各種檔案之外，其余的原始形式，例如收集，交換，復(fù)制，購(gòu)買等，都是對(duì)檔案信息資源內(nèi)容的補(bǔ)充。他們收集的檔案通常是零散的。

　　檔案信息資源來源的這種變化要求檔案工作者在熟悉檔案信息資源的過程中以動(dòng)態(tài)的眼光對(duì)待檔案信息資源的不同來源，并采取不同的方法和手段。