加強檔案數(shù)字化外包管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是什么
來源：www.lheraulttraitlibre.com 發(fā)布時間：2020年03月24日
檔案信息化建設(shè)是今后一個時期所有檔案館(室)的重要任務(wù)，檔案信息化的前提是檔案數(shù)字化。由于檔案數(shù)字化處理過程復(fù)雜，存儲的檔案數(shù)量大，許多檔案館(室)人員有限，僅靠內(nèi)力很難在規(guī)定時間內(nèi)完成數(shù)字化工作。因此，每個人都希望通過外包處理來解決這個問題。
重慶檔案數(shù)字化外包是指檔案部門根據(jù)自身工作需要支付一定報酬，將檔案數(shù)字化任務(wù)委托給外包公司，由外包公司組織人員進行基于流程的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的處理方式。檔案部門直接享受數(shù)字結(jié)果，如數(shù)據(jù)掃描、處理、存儲和連接。
檔案數(shù)字化提上日程后，進行數(shù)字化外包處理的公司應(yīng)運而生。由于缺乏市場準(zhǔn)入機制的約束，任何科技服務(wù)公司都可以輕而易舉地介入這一領(lǐng)域。其負面影響是，檔案數(shù)字化外包公司質(zhì)量參差不齊，處理過程危險。據(jù)說在處理過程中，有些地方甚至發(fā)生了機密檔案泄露的安全事件。為此，檔案局和保密局聯(lián)合發(fā)布了一份檔案，要求對數(shù)字外包處理的管理和外包公司的資格要求進行標(biāo)準(zhǔn)化。
當(dāng)然，檔案數(shù)字化過程中也存在各種風(fēng)險外包，如檔案實體和信息安全風(fēng)險，外包人員流動風(fēng)險，外包質(zhì)量合規(guī)風(fēng)險。這些風(fēng)險對檔案安全和數(shù)字化質(zhì)量構(gòu)成威脅，需要通過加強檔案數(shù)字化外包過程管理加以預(yù)防和控制。
公司引入檔案數(shù)字化過程管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)外包:
實施檔案數(shù)字化外包是一個科學(xué)的管理過程。為了加強檔案數(shù)字化外包的過程管理，應(yīng)做好檔案管理和外包公司標(biāo)準(zhǔn)管理兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
(一)加強檔案管理。檔案數(shù)字化外包的實施，必須樹立全新的管理理念，有戰(zhàn)略眼光，完善管理體系，完善評價和監(jiān)督機制，有效構(gòu)筑檔案安全和外包質(zhì)量防線。
一，系統(tǒng)防線——完善了規(guī)章制度，規(guī)范了工作規(guī)則。企業(yè)外包不僅是一種技術(shù)手段，也是一種管理手段和管理策略。檔案數(shù)字化外包涉及人員、安全、財產(chǎn)和其他方面的工作。檔案部門應(yīng)建立和完善相應(yīng)的制度，規(guī)范工作規(guī)則和操作程序，無規(guī)則制定，有規(guī)則完善，有差距有遺漏盡快補充，有調(diào)整盡快修訂，過時盡快清理，同時加強監(jiān)督檢查，有效提高制度的執(zhí)行力。
二，環(huán)境防線——始終控制著外包過程。充分考慮檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的工作場所，配備良好、實用的檔案安全監(jiān)控設(shè)備，使檔案在數(shù)字化的各個階段始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中，確?！耙晃锊粊G、一物不壞、一物不亂”。
三，——安全質(zhì)量宣傳教育的人員防線決不能松懈。要定期開展檔案“安全一、質(zhì)量一”的宣傳教育， 檔案信息化建設(shè)是今后一個時期所有檔案館(室)的重要任務(wù)，檔案信息化的前提是檔案數(shù)字化。由于檔案數(shù)字化處理過程復(fù)雜，存儲的檔案數(shù)量大，許多檔案館(室)人員有限，僅靠內(nèi)力很難在規(guī)定時間內(nèi)完成數(shù)字化工作。因此，每個人都希望通過外包處理來解決這個問題。
重慶檔案數(shù)字化外包是指檔案部門根據(jù)自身工作需要支付一定報酬，將檔案數(shù)字化任務(wù)委托給外包公司，由外包公司組織人員進行基于流程的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的處理方式。檔案部門直接享受數(shù)字結(jié)果，如數(shù)據(jù)掃描、處理、存儲和連接。
檔案數(shù)字化提上日程后，進行數(shù)字化外包處理的公司應(yīng)運而生。由于缺乏市場準(zhǔn)入機制的約束，任何科技服務(wù)公司都可以輕而易舉地介入這一領(lǐng)域。其負面影響是，檔案數(shù)字化外包公司質(zhì)量參差不齊，處理過程危險。據(jù)說在處理過程中，有些地方甚至發(fā)生了機密檔案泄露的安全事件。為此，檔案局和保密局聯(lián)合發(fā)布了一份檔案，要求對數(shù)字外包處理的管理和外包公司的資格要求進行標(biāo)準(zhǔn)化。
當(dāng)然，檔案數(shù)字化過程中也存在各種風(fēng)險外包，如檔案實體和信息安全風(fēng)險，外包人員流動風(fēng)險，外包質(zhì)量合規(guī)風(fēng)險。這些風(fēng)險對檔案安全和數(shù)字化質(zhì)量構(gòu)成威脅，需要通過加強檔案數(shù)字化外包過程管理加以預(yù)防和控制。
公司引入檔案數(shù)字化過程管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)外包:
實施檔案數(shù)字化外包是一個科學(xué)的管理過程。為了加強檔案數(shù)字化外包的過程管理，應(yīng)做好檔案管理和外包公司標(biāo)準(zhǔn)管理兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
(一)加強檔案管理。檔案數(shù)字化外包的實施，必須樹立全新的管理理念，有戰(zhàn)略眼光，完善管理體系，完善評價和監(jiān)督機制，有效構(gòu)筑檔案安全和外包質(zhì)量防線。
第一，系統(tǒng)防線--完善了規(guī)章制度，規(guī)范了工作規(guī)則。企業(yè)外包不僅是一種技術(shù)手段，也是一種管理手段和管理策略。檔案數(shù)字化外包涉及人員、安全、財產(chǎn)和其他方面的工作。檔案部門應(yīng)建立和完善相應(yīng)的制度，規(guī)范工作規(guī)則和操作程序，無規(guī)則制定，有規(guī)則完善，有差距有遺漏盡快補充，有調(diào)整盡快修訂，過時盡快清理，同時加強監(jiān)督檢查，有效提高制度的執(zhí)行力。
第二，環(huán)境防線--始終控制著外包過程。充分考慮檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的工作場所，配備良好、實用的檔案安全監(jiān)控設(shè)備，使檔案在數(shù)字化的各個階段始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中，確?！耙晃锊粊G、一物不壞、一物不亂”。
第三，--安全質(zhì)量宣傳教育的人員防線決不能松懈。要定期開展檔案“安全第一、質(zhì)量第一”的宣傳教育，加強對檔案人員有針對性的安全技能培訓(xùn)和演練，增強保護檔案安全的意識和能力。對于數(shù)字業(yè)務(wù)外包出現(xiàn)的新情況、新問題，博物館人員有責(zé)任及時報告、協(xié)調(diào)和處理。
第四，安全線--禁止外包機密檔案，并加強自我檢查。對于檔案，數(shù)字化外包檔案被嚴(yán)格篩選，機密檔案被嚴(yán)格禁止外包。同時，檔案館應(yīng)定期對外包檔案內(nèi)容、安全措施、管理方法等方面進行自查，并及時采取措施
(2)加強外包公司的規(guī)范化管理。所謂對外包公司業(yè)務(wù)行為的規(guī)范化管理，是指檔案館通過一系列措施和方法，促進外包公司人員在檔案數(shù)字化過程中，以積極的態(tài)度支持和配合具體活動。一是加強對外包工作的控制和監(jiān)督。在開展數(shù)字外包合作之前，公司的工作職責(zé)和任務(wù)應(yīng)明確界定，并受合同和系統(tǒng)的約束。簽訂保密協(xié)議加強檔案安全教育。
二是加強外包人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在檔案數(shù)字化過程中，為外包人員提供早期培訓(xùn)和即時指導(dǎo)是非常必要的。由于歷史變遷等原因，檔案存在著檔案編號復(fù)雜、卷內(nèi)檔案混雜等問題。因此，在檔案數(shù)字化的過程中，卷內(nèi)檔案分類困難等具體問題隨時都會發(fā)生，可能會出現(xiàn)一些不可預(yù)料的特殊情況。因此，檔案專業(yè)人員應(yīng)該在任何需要的時候給予病人指導(dǎo)和幫助。
三是加強與外包公司的溝通與合作。檔案和外包公司在本合同中本質(zhì)上是甲乙雙方的關(guān)系。雙方都是獨立的實體，兩者是合作伙伴關(guān)系而不是從屬關(guān)系。檔案人員與外包公司員工人格平等，不因職位或待遇問題而有高低之分。雙方應(yīng)學(xué)會相互尊重和支持，保持友好溝通，共同促進檔案數(shù)字化和信息化的繁榮發(fā)展。
加強對檔案人員有針對性的安全技能培訓(xùn)和演練，增強保護檔案安全的意識和能力。對于數(shù)字業(yè)務(wù)外包出現(xiàn)的新情況、新問題，博物館人員有責(zé)任及時報告、協(xié)調(diào)和處理。
第四，安全線——禁止外包機密檔案，并加強自我檢查。對于檔案，數(shù)字化外包檔案被嚴(yán)格篩選，機密檔案被嚴(yán)格禁止外包。同時，檔案館應(yīng)定期對外包檔案內(nèi)容、安全措施、管理方法等方面進行自查，并及時采取措施
(2)加強外包公司的規(guī)范化管理。所謂對外包公司業(yè)務(wù)行為的規(guī)范化管理，是指檔案館通過一系列措施和方法，促進外包公司人員在檔案數(shù)字化過程中，以積極的態(tài)度支持和配合具體活動。一是加強對外包工作的控制和監(jiān)督。在開展數(shù)字外包合作之前，公司的工作職責(zé)和任務(wù)應(yīng)明確界定，并受合同和系統(tǒng)的約束。簽訂保密協(xié)議加強檔案安全教育。
二是加強外包人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在檔案數(shù)字化過程中，為外包人員提供早期培訓(xùn)和即時指導(dǎo)是非常必要的。由于歷史變遷等原因，檔案存在著檔案編號復(fù)雜、卷內(nèi)檔案混雜等問題。因此，在檔案數(shù)字化的過程中，卷內(nèi)檔案分類困難等具體問題隨時都會發(fā)生，可能會出現(xiàn)一些不可預(yù)料的特殊情況。因此，檔案專業(yè)人員應(yīng)該在任何需要的時候給予病人指導(dǎo)和幫助。
三是加強與外包公司的溝通與合作。檔案和外包公司在本合同中本質(zhì)上是甲乙雙方的關(guān)系。雙方都是獨立的實體，兩者是合作伙伴關(guān)系而不是從屬關(guān)系。檔案人員與外包公司員工人格平等，不因職位或待遇問題而有高低之分。雙方應(yīng)學(xué)會相互尊重和支持，保持友好溝通，共同促進檔案數(shù)字化和信息化的繁榮發(fā)展。
重慶檔案數(shù)字化外包是指檔案部門根據(jù)自身工作需要支付一定報酬，將檔案數(shù)字化任務(wù)委托給外包公司，由外包公司組織人員進行基于流程的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的處理方式。檔案部門直接享受數(shù)字結(jié)果，如數(shù)據(jù)掃描、處理、存儲和連接。
檔案數(shù)字化提上日程后，進行數(shù)字化外包處理的公司應(yīng)運而生。由于缺乏市場準(zhǔn)入機制的約束，任何科技服務(wù)公司都可以輕而易舉地介入這一領(lǐng)域。其負面影響是，檔案數(shù)字化外包公司質(zhì)量參差不齊，處理過程危險。據(jù)說在處理過程中，有些地方甚至發(fā)生了機密檔案泄露的安全事件。為此，檔案局和保密局聯(lián)合發(fā)布了一份檔案，要求對數(shù)字外包處理的管理和外包公司的資格要求進行標(biāo)準(zhǔn)化。
當(dāng)然，檔案數(shù)字化過程中也存在各種風(fēng)險外包，如檔案實體和信息安全風(fēng)險，外包人員流動風(fēng)險，外包質(zhì)量合規(guī)風(fēng)險。這些風(fēng)險對檔案安全和數(shù)字化質(zhì)量構(gòu)成威脅，需要通過加強檔案數(shù)字化外包過程管理加以預(yù)防和控制。
公司引入檔案數(shù)字化過程管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)外包:
實施檔案數(shù)字化外包是一個科學(xué)的管理過程。為了加強檔案數(shù)字化外包的過程管理，應(yīng)做好檔案管理和外包公司標(biāo)準(zhǔn)管理兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
(一)加強檔案管理。檔案數(shù)字化外包的實施，必須樹立全新的管理理念，有戰(zhàn)略眼光，完善管理體系，完善評價和監(jiān)督機制，有效構(gòu)筑檔案安全和外包質(zhì)量防線。
一，系統(tǒng)防線——完善了規(guī)章制度，規(guī)范了工作規(guī)則。企業(yè)外包不僅是一種技術(shù)手段，也是一種管理手段和管理策略。檔案數(shù)字化外包涉及人員、安全、財產(chǎn)和其他方面的工作。檔案部門應(yīng)建立和完善相應(yīng)的制度，規(guī)范工作規(guī)則和操作程序，無規(guī)則制定，有規(guī)則完善，有差距有遺漏盡快補充，有調(diào)整盡快修訂，過時盡快清理，同時加強監(jiān)督檢查，有效提高制度的執(zhí)行力。
二，環(huán)境防線——始終控制著外包過程。充分考慮檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的工作場所，配備良好、實用的檔案安全監(jiān)控設(shè)備，使檔案在數(shù)字化的各個階段始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中，確?！耙晃锊粊G、一物不壞、一物不亂”。
三，——安全質(zhì)量宣傳教育的人員防線決不能松懈。要定期開展檔案“安全一、質(zhì)量一”的宣傳教育， 檔案信息化建設(shè)是今后一個時期所有檔案館(室)的重要任務(wù)，檔案信息化的前提是檔案數(shù)字化。由于檔案數(shù)字化處理過程復(fù)雜，存儲的檔案數(shù)量大，許多檔案館(室)人員有限，僅靠內(nèi)力很難在規(guī)定時間內(nèi)完成數(shù)字化工作。因此，每個人都希望通過外包處理來解決這個問題。
重慶檔案數(shù)字化外包是指檔案部門根據(jù)自身工作需要支付一定報酬，將檔案數(shù)字化任務(wù)委托給外包公司，由外包公司組織人員進行基于流程的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的處理方式。檔案部門直接享受數(shù)字結(jié)果，如數(shù)據(jù)掃描、處理、存儲和連接。
檔案數(shù)字化提上日程后，進行數(shù)字化外包處理的公司應(yīng)運而生。由于缺乏市場準(zhǔn)入機制的約束，任何科技服務(wù)公司都可以輕而易舉地介入這一領(lǐng)域。其負面影響是，檔案數(shù)字化外包公司質(zhì)量參差不齊，處理過程危險。據(jù)說在處理過程中，有些地方甚至發(fā)生了機密檔案泄露的安全事件。為此，檔案局和保密局聯(lián)合發(fā)布了一份檔案，要求對數(shù)字外包處理的管理和外包公司的資格要求進行標(biāo)準(zhǔn)化。
當(dāng)然，檔案數(shù)字化過程中也存在各種風(fēng)險外包，如檔案實體和信息安全風(fēng)險，外包人員流動風(fēng)險，外包質(zhì)量合規(guī)風(fēng)險。這些風(fēng)險對檔案安全和數(shù)字化質(zhì)量構(gòu)成威脅，需要通過加強檔案數(shù)字化外包過程管理加以預(yù)防和控制。
公司引入檔案數(shù)字化過程管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)外包:
實施檔案數(shù)字化外包是一個科學(xué)的管理過程。為了加強檔案數(shù)字化外包的過程管理，應(yīng)做好檔案管理和外包公司標(biāo)準(zhǔn)管理兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
(一)加強檔案管理。檔案數(shù)字化外包的實施，必須樹立全新的管理理念，有戰(zhàn)略眼光，完善管理體系，完善評價和監(jiān)督機制，有效構(gòu)筑檔案安全和外包質(zhì)量防線。
第一，系統(tǒng)防線--完善了規(guī)章制度，規(guī)范了工作規(guī)則。企業(yè)外包不僅是一種技術(shù)手段，也是一種管理手段和管理策略。檔案數(shù)字化外包涉及人員、安全、財產(chǎn)和其他方面的工作。檔案部門應(yīng)建立和完善相應(yīng)的制度，規(guī)范工作規(guī)則和操作程序，無規(guī)則制定，有規(guī)則完善，有差距有遺漏盡快補充，有調(diào)整盡快修訂，過時盡快清理，同時加強監(jiān)督檢查，有效提高制度的執(zhí)行力。
第二，環(huán)境防線--始終控制著外包過程。充分考慮檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的工作場所，配備良好、實用的檔案安全監(jiān)控設(shè)備，使檔案在數(shù)字化的各個階段始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中，確?！耙晃锊粊G、一物不壞、一物不亂”。
第三，--安全質(zhì)量宣傳教育的人員防線決不能松懈。要定期開展檔案“安全第一、質(zhì)量第一”的宣傳教育，加強對檔案人員有針對性的安全技能培訓(xùn)和演練，增強保護檔案安全的意識和能力。對于數(shù)字業(yè)務(wù)外包出現(xiàn)的新情況、新問題，博物館人員有責(zé)任及時報告、協(xié)調(diào)和處理。
第四，安全線--禁止外包機密檔案，并加強自我檢查。對于檔案，數(shù)字化外包檔案被嚴(yán)格篩選，機密檔案被嚴(yán)格禁止外包。同時，檔案館應(yīng)定期對外包檔案內(nèi)容、安全措施、管理方法等方面進行自查，并及時采取措施
(2)加強外包公司的規(guī)范化管理。所謂對外包公司業(yè)務(wù)行為的規(guī)范化管理，是指檔案館通過一系列措施和方法，促進外包公司人員在檔案數(shù)字化過程中，以積極的態(tài)度支持和配合具體活動。一是加強對外包工作的控制和監(jiān)督。在開展數(shù)字外包合作之前，公司的工作職責(zé)和任務(wù)應(yīng)明確界定，并受合同和系統(tǒng)的約束。簽訂保密協(xié)議加強檔案安全教育。
二是加強外包人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在檔案數(shù)字化過程中，為外包人員提供早期培訓(xùn)和即時指導(dǎo)是非常必要的。由于歷史變遷等原因，檔案存在著檔案編號復(fù)雜、卷內(nèi)檔案混雜等問題。因此，在檔案數(shù)字化的過程中，卷內(nèi)檔案分類困難等具體問題隨時都會發(fā)生，可能會出現(xiàn)一些不可預(yù)料的特殊情況。因此，檔案專業(yè)人員應(yīng)該在任何需要的時候給予病人指導(dǎo)和幫助。
三是加強與外包公司的溝通與合作。檔案和外包公司在本合同中本質(zhì)上是甲乙雙方的關(guān)系。雙方都是獨立的實體，兩者是合作伙伴關(guān)系而不是從屬關(guān)系。檔案人員與外包公司員工人格平等，不因職位或待遇問題而有高低之分。雙方應(yīng)學(xué)會相互尊重和支持，保持友好溝通，共同促進檔案數(shù)字化和信息化的繁榮發(fā)展。
加強對檔案人員有針對性的安全技能培訓(xùn)和演練，增強保護檔案安全的意識和能力。對于數(shù)字業(yè)務(wù)外包出現(xiàn)的新情況、新問題，博物館人員有責(zé)任及時報告、協(xié)調(diào)和處理。
第四，安全線——禁止外包機密檔案，并加強自我檢查。對于檔案，數(shù)字化外包檔案被嚴(yán)格篩選，機密檔案被嚴(yán)格禁止外包。同時，檔案館應(yīng)定期對外包檔案內(nèi)容、安全措施、管理方法等方面進行自查，并及時采取措施
(2)加強外包公司的規(guī)范化管理。所謂對外包公司業(yè)務(wù)行為的規(guī)范化管理，是指檔案館通過一系列措施和方法，促進外包公司人員在檔案數(shù)字化過程中，以積極的態(tài)度支持和配合具體活動。一是加強對外包工作的控制和監(jiān)督。在開展數(shù)字外包合作之前，公司的工作職責(zé)和任務(wù)應(yīng)明確界定，并受合同和系統(tǒng)的約束。簽訂保密協(xié)議加強檔案安全教育。
二是加強外包人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在檔案數(shù)字化過程中，為外包人員提供早期培訓(xùn)和即時指導(dǎo)是非常必要的。由于歷史變遷等原因，檔案存在著檔案編號復(fù)雜、卷內(nèi)檔案混雜等問題。因此，在檔案數(shù)字化的過程中，卷內(nèi)檔案分類困難等具體問題隨時都會發(fā)生，可能會出現(xiàn)一些不可預(yù)料的特殊情況。因此，檔案專業(yè)人員應(yīng)該在任何需要的時候給予病人指導(dǎo)和幫助。
三是加強與外包公司的溝通與合作。檔案和外包公司在本合同中本質(zhì)上是甲乙雙方的關(guān)系。雙方都是獨立的實體，兩者是合作伙伴關(guān)系而不是從屬關(guān)系。檔案人員與外包公司員工人格平等，不因職位或待遇問題而有高低之分。雙方應(yīng)學(xué)會相互尊重和支持，保持友好溝通，共同促進檔案數(shù)字化和信息化的繁榮發(fā)展。
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檔案信息化建設(shè)需要掌握哪些要點
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