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檔案數(shù)字化管理就是把傳統(tǒng)的以錄音帶、紙張、錄像帶等為存儲介質(zhì)的各類原始檔案資料，通過壓縮、掃描、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換為圖片文件、聲音文件與錄像文件等，再通過存儲管理技術(shù)把圖片與索引字段存儲在光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質(zhì)里，發(fā)布到廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)、機關(guān)企事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)，便于使用者利用各種方便的查詢手段快速檢索所需要的檔案資料，實現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的新興管理技術(shù)。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為一種管理趨勢，但同時也需要認清檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與不足，對其優(yōu)勢充分利用，對其不足不斷改進，使其更好地為現(xiàn)代社會發(fā)展服務(wù)。

一、數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢

(一)加強備案制度的執(zhí)行力度。1983年4月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布《機關(guān)檔案工作條例》號規(guī)定：“機關(guān)工作中形成的具有保存價值的一切文件、資料，由文書部門或業(yè)務(wù)部門歸檔，并定期向檔案部門歸檔”。從上述規(guī)定可以看出，文書處理部門的整理(歸檔)是我國的一項基本制度。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案歸檔是檔案管理的重要一步，現(xiàn)代檔案管理也要求所有檔案都要歸檔。但到目前為止，在檔案管理工作中，部門備案的實施程度一直是要考慮的。許多單位檔案尚未構(gòu)建完善的部門歸檔制度，或者制度無效、執(zhí)行不力。個別部門只將零散材料一年幾次送相應(yīng)檔案負責(zé)人代本部門歸檔。但是檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域有限，每天都有大量的工作要做，可能對各個部門的工作內(nèi)容沒有透徹的了解，不可避免的無法保證提交的材料。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，檔案人員將各部門已錄入計算機的文件資料統(tǒng)一歸檔編目，可以提高檔案歸檔質(zhì)量。

(二)可以縮短檔案資料整理的工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是在固定的時間、固定的人員、固定的地點進行，完成檔案的鑒定、整理、歸檔需要花費大量的時間，有時會事半功倍。數(shù)字化檔案管理突破了原有辦公管理的局限，計算機成為現(xiàn)代辦公的主要方式。管理人員可以通過編碼和解碼完成電子檔案的存儲，也可以用不同的載體復(fù)制和存儲檔案。相關(guān)部門只能將需要歸檔的數(shù)據(jù)輸入電腦終端，通過后臺傳輸?shù)綑n案管理終端，管理人員可以使用電腦中設(shè)置的管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)歸檔，縮短了工作時間，簡化了操作，提高了工作質(zhì)量。

(3)提高了查詢效率。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的檔案資源。手動查詢歸檔資源既耗時又繁瑣。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢者只需在指定頁面上搜索關(guān)鍵詞，就可以獲得所需信息，提高了查詢效率。工作人員也將有足夠的時間做基本工作，如整理和分類檔案資源。(四)加強原始紙質(zhì)檔案的保護。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，原件可以得到妥善保存，用數(shù)字副本代替原件可以實現(xiàn)檔案在工作中的利用，避免或減少對原始檔案的損壞，有效延長原始檔案的保存時間;尤其是那些歷史悠久的珍貴檔案資料，經(jīng)過數(shù)字化處理后，無疑會得到更好的保存。

二是檔案數(shù)字化管理的缺失

(一)檔案數(shù)字化管理具有一定的風(fēng)險。在信息技術(shù)普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題日益突出。計算機病毒和黑客的非法入侵都對計算機系統(tǒng)中的文件信息構(gòu)成了大的威脅，增加了文件安全管理的難度。此外，當一些文件轉(zhuǎn)換成電子文件時，主要使用電子編碼技術(shù)進行文件編輯。電子編碼技術(shù)在應(yīng)用中存在一定的缺陷。如果對原始憑證內(nèi)容進行修改，不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員也很難及時發(fā)現(xiàn)。所以對《檔案法》的違規(guī)行為要警惕。

(二)電子文件和檔案的存儲受到承運人的強烈限制。電子文件對硬件和軟件設(shè)備的依賴性很強。雖然電腦存儲設(shè)備容量很大，但也有幾何級數(shù)的電子文件耗盡的時候，電腦應(yīng)用軟件更新?lián)Q代很快。許多早期形成的文件在新的軟件和硬件環(huán)境下無法讀取。甚至是元素

(3)數(shù)字檔案的法律效力。檔案是原始記憶，具有證明功能和法律效力。然而，數(shù)字檔案有其特殊性，因為其內(nèi)容容易被修改，其內(nèi)容和載體容易分離，在真實性上存在“信任危機”。因此，數(shù)字檔案凸顯尷尬局面，難以成為法律面前合法有力的證據(jù)。

(4)工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。因為數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案信息管理必然會運用計算機軟硬件、掃描、存儲、數(shù)字圖像處理等現(xiàn)代技術(shù)來提升檔案管理的專業(yè)水平，不僅是懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人能夠勝任并完成工作，只有一專多能的復(fù)合型人才才能勝任。因此，應(yīng)重視檔案的數(shù)字化和數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)。總之，21世紀隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理是檔案發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)代信息技術(shù)必將實現(xiàn)從人工檔案管理向自動化管理的轉(zhuǎn)變，從而提高管理效率，降低勞動強度，加快檔案傳輸速度。作為檔案管理者，要正確權(quán)衡數(shù)字化檔案管理的利弊，緊跟時代發(fā)展步伐，探索科學(xué)檔案管理的新思路和創(chuàng)新點方法，規(guī)范檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價值，以突出檔案工作的服務(wù)效率。