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  隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理理念發(fā)生了根本性的改變。隨著電子文件新型檔案載體的不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的對紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案的管理需求，知識管理在此背景下應(yīng)運而生。所謂知識管理，按照美國德爾福集團(tuán)創(chuàng)始人之一卡爾?弗拉保羅的說法，“知識管理就是運用集體的智慧提高應(yīng)變和創(chuàng)新能力”。簡單地講，知識管理就是以知識為核心的管理，知識管理既著眼于獲得顯性知識，更著眼于獲得隱性知識，因為顯性知識易于整理和進(jìn)行計算機(jī)存儲，而隱性知識則難以掌握，它集中存儲在員工的腦海里，是員工所得經(jīng)驗的體現(xiàn)。

  知識經(jīng)濟(jì)背景下，檔案管理的功能和意義不斷變化，知識管理作為一種以知識為核心的新型管理形式，在具體實施中相對受到外部環(huán)境的影響。作為檔案管理者，在各項工作的開展和推進(jìn)中，加強(qiáng)相關(guān)理論的研究至關(guān)重要。

  管理對象的重疊：

  檔案管理的對象是各種文件和檔案，而知識管理的對象是知識，大致可以分為顯性知識和隱性知識。部分顯性知識來自組織在自身職能活動中直接形成的文件和檔案;另一部分來自書籍、期刊、報紙、數(shù)據(jù)庫等。由組織通過收集、購買和交換從外部獲得。換言之，文件和檔案屬于知識范疇，是知識管理的重要對象。可見，文件和檔案是檔案管理和知識管理的共同管理對象，檔案管理與知識管理的密切關(guān)系主要源于這種管理對象的重疊。

  管理目的相似：

  國內(nèi)檔案界一直把“方便社會各方面使用”作為檔案工作的根本宗旨和基本原則之一。知識管理的終目標(biāo)是實現(xiàn)知識的價值，提升社會和相關(guān)組織的核心競爭力。因此，在知識管理中，需要在合適的時間將合適的知識傳遞給合適的人，讓他們做出好的決策。檔案管理和知識管理都將為用戶提供服務(wù)，以實現(xiàn)檔案或知識的價值為終目標(biāo)。也就是說，在提供服務(wù)的管理目的上，檔案管理類似于知識管理，只是服務(wù)的廣度、深度和方式不同。

  管理過程類似：

  長期以來，我國傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)分為：檔案接收與收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計與利用服務(wù)，或增設(shè)編目與檢索、編輯與研究，實現(xiàn)了文獻(xiàn)檔案的一體化管理和一體化經(jīng)營。知識管理的一般過程是知識的產(chǎn)生、收集、存儲、加工、整理、評價和利用。

  文件管理與知識管理的區(qū)別

  管理范圍不同：

  文件管理包括文件實體管理和文件信息管理，知識管理包括顯性知識、隱性知識、對象和樣本管理。顯性知識是可以用語言符號表達(dá)的、可以直接用于交流的知識，如企業(yè)檔案、圖書文獻(xiàn)、商標(biāo)專利等。隱性知識是難以用語言表達(dá)的知識，如主觀經(jīng)驗、訣竅、技能等。也就是腦力的知識。可見，知識管理的范圍比檔案管理的范圍要大。

  管理機(jī)制不同：

  由于知識管理概念新穎，不僅管理范圍大，而且涉及組織內(nèi)部多個部門和方面的管理，尚未形成較為系統(tǒng)有效的管理方法。經(jīng)過長期的發(fā)展，檔案管理得到了廣大科研管理人員的認(rèn)可，形成了較為完善的法規(guī)和體系，為加強(qiáng)檔案的收集整理，有效保護(hù)、開發(fā)和利用檔案信息資源奠定了堅實的基礎(chǔ)。

  管理有不同的功能：

  檔案管理的對象是組織競爭優(yōu)勢的具體體現(xiàn)，而知識管理的對象只能是組織潛在的競爭優(yōu)勢。如果要轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的競爭優(yōu)勢，就要經(jīng)過更充分的驗證，轉(zhuǎn)化為檔案形式的知識。當(dāng)前，由于檔案實體管理的特殊性，制約了檔案信息資源的開發(fā)利用，客觀上制約了檔案信息資源的深度開發(fā)利用。

  檔案管理與知識管理相輔相成，知識管理促進(jìn)檔案管理;

  我認(rèn)為，首先，知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理拘泥于歷史記錄的保存，而不是服務(wù)于現(xiàn)實工作，脫離了企業(yè)價值創(chuàng)造的過程，從而大大限制了其能夠發(fā)揮作用的領(lǐng)域。知識管理強(qiáng)調(diào)知識在企業(yè)各種生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中的創(chuàng)造、共享和應(yīng)用，使知識能夠直接服務(wù)于企業(yè)的價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理被融入到更廣闊的活動領(lǐng)域，并直接與組織的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)活動相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作中不可或缺的一部分;其次，知識管理可以提升檔案管理的價值。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保存輕利用，被動地通過查、借、抄等落后手段提供簡單、淺薄的檔案服務(wù)，不能完全滿足用戶對信息和知識的需求，不能有效服務(wù)于企業(yè)的各種生產(chǎn)經(jīng)營管理活動。知識管理強(qiáng)調(diào)以現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段為用戶提供先 進(jìn)、深度的信息和知識服務(wù)，從而實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理強(qiáng)調(diào)知識服務(wù)，注重價值創(chuàng)造，使“知識管理專家增強(qiáng)文獻(xiàn)管理工作者對信息和知識利用的認(rèn)識”，促進(jìn)文獻(xiàn)和檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價值和檔案管理機(jī)構(gòu)及人員在企業(yè)組織體系中的地位。

  檔案管理促進(jìn)知識管理：

  根據(jù)作者多年對該領(lǐng)域的認(rèn)識，認(rèn)為首先檔案管理有助于傳播、交流知識，信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流;其次，檔案管理有助于理解、挖掘知識。檔案管理的基本理論和高原則是“來源原則”。傳統(tǒng)的“來源”是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等?！凹次募怯烧l、在什么條件下、運用哪些數(shù)據(jù)、為了何種目的、采用怎樣的結(jié)構(gòu)形式等方面的綜合背景，這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在?！睂碓吹淖鹬?，使得文檔在記錄“內(nèi)容知識”之外，還隱含了更深層的“背景知識”;檔案管理有助于保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無形資產(chǎn)、知識資本。保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內(nèi)容。