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  一、項目檔案整理規(guī)則

  (一)項目檔案及管理工作制度

  1、相關(guān)概念

  項目檔案是指從工程項目提出、立項、審批、勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料。立項審批文件、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、設(shè)備文件、財務(wù)文件、竣工圖、竣工驗收文件等12個部分。

  2、項目檔案的特點：成套性、原始性、專業(yè)性、多樣性、動態(tài)性

  3、項目檔案工作的性質(zhì)和原則

  性質(zhì)：項目檔案工作是一項以項目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性工作。有獨立的工作對象，特定的工作內(nèi)容和專門的工作方法。為工程建設(shè)提供技術(shù)資料保障，是工程管理不可缺少的一部分。

  原則：一要按照《檔案法》的規(guī)定，實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則。二要保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，保證滿足竣工后的生產(chǎn)、運行、維護、改(擴)建的需要。

  4、項目檔案工作的基本要求

  4.1熟知項目檔案工作法規(guī)與標準

  4.2建立健全項目檔案管理制度與工作標準

  4.3采取措施，加強前端控制與過程控制

  4.4嚴把驗收關(guān)，做好項目檔案的預驗收工作

  (二)項目檔案管理職責

  1、建設(shè)單位管理職責建立項目檔案管理機制，統(tǒng)一檔案管理制度與業(yè)務(wù)標準，為項目竣工驗收提供組織保障和制度保障;負責項目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導和協(xié)調(diào)保證項目檔案與項目建設(shè)同步管理;負責自身形成的項目文件收集、整理和歸檔工作，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)、有效;負責項目檔案的總結(jié)和申報項目檔案的驗收，為項目竣工驗收、設(shè)備投產(chǎn)達標考核、工程創(chuàng)優(yōu)提供檔案依據(jù)和保障。

  2、參建單位管理職責

  施工單位：建立機構(gòu)，配備專人負責項目文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同約定按時提交經(jīng)過規(guī)范分類和整理的施工文件、竣工驗收文件、設(shè)備文件等給業(yè)主項目部;對所管理項目文件(圖紙)的真實、準確、系統(tǒng)和齊全負責，并對檔案整理質(zhì)量和案卷質(zhì)量負直接責任。

  監(jiān)理單位;建立機構(gòu)，配備專人負責項目監(jiān)理文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同約定按時提交經(jīng)過規(guī)范分類和整理的監(jiān)理文件給業(yè)主項目部;對所管理項目監(jiān)理文件的真實、準確、系統(tǒng)和齊全負責，并對檔案整理質(zhì)量和案卷質(zhì)量負直接責任。

  設(shè)計單位;專人負責項目竣工圖紙及相關(guān)文件的日常收集和整理等管理工作。需按合同約定按時提交經(jīng)過規(guī)范分類和整理的竣工圖等文件給業(yè)主項目部:對所管理圖紙的真實、準確、系統(tǒng)和齊全負責并對檔案整理質(zhì)量和案卷質(zhì)量負直接責任。

  (3)基礎(chǔ)設(shè)施檔案歸檔范圍。

  1.可行性研究階段。

  1.1項目規(guī)劃、立項及批準、征地文件、合同及協(xié)議。

  1.2工程可行性研究報告及批復。工程概算。

  2.招標文件。

  2.1工程設(shè)計、施工、設(shè)備材料招標文件。

  2.2施工、設(shè)計、供貨合同及變更、索賠等文件。

  3.設(shè)計文件。

  3.1工程初步設(shè)計文件。

  3.2施工圖設(shè)計、工程預算、設(shè)計總結(jié)。

  3.3設(shè)計變更?？⒐D。

  4.施工過程管理文件。

  4.1開工、竣工報告、施工組織設(shè)計、土建工程文件材料。

  4.2各部門、分項工程質(zhì)量評價及質(zhì)量記錄、土建(電氣)質(zhì)量控制記錄及報審、建筑安裝工程原始記錄、隱蔽工程記錄、施工質(zhì)量事故及永久性缺陷記錄。

  4.3電氣設(shè)備文件材料、二次設(shè)備試驗報告、設(shè)備安裝使用說明書、材料復試報告、設(shè)計變更通知單、工程聯(lián)系單等。

  5.監(jiān)理文件。

  5.1監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理大綱、監(jiān)理實施細則及審批文件。

  5.2工程量、安全質(zhì)量控制記錄、分包單位資質(zhì)報審表。

  5.3監(jiān)理通知。協(xié)調(diào)會議紀要監(jiān)理月報。工作總結(jié)。

  6.竣工驗收文件。

  6.1工程竣工驗收會議文件及啟動方案。1.竣工報告、驗收缺陷處理及整改報告、系統(tǒng)調(diào)試報告、遺留問題等。

  6.2竣工圖(主系統(tǒng)及所用電系統(tǒng)、電補償、二次、通信、自動化、建筑總部分、變電站戶外結(jié)構(gòu)等。

  6.3監(jiān)理工作總結(jié)。決算文件。

  二、項目檔案歸檔方法。

  (1)整理組卷的要求。

  1.立卷原則。

  1.1立卷應遵循工程建設(shè)各階段工程文件材料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系，便于工程項目檔案的保管和利用。

  1.2項目文件材料由形成單位分類組卷，具體參照《項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參考表》。

  2.卷內(nèi)文件的排列。

  2.1文本材料按時間和專業(yè)順序排列。同一事項的請示和批復。同一文件的主要部件和附件不能分開，并按批準在前。請示在后，主要部件在前面。附件在后面。

  2.2圖紙按圖號順序排列。

  2.3有文字材料和圖紙的案卷，文字材料排在前面，圖紙排在后面。有翻譯的外文材料，翻譯在前面，原文在后面。

  3.案卷編目。

  3.1編制文件頁號。

  3.1.1裝訂成卷的文件按有書寫內(nèi)容的頁號編號。單面文件在右下角，雙面文件在右下角，背面在左下角，每卷單獨編號，頁號從1開始。

  3.1.2印刷成冊的科技文件材料，自成一卷，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，無需重新編寫頁碼。

  檔號序景。

  3.1.3竣工圖每卷自成一卷，無需重新編頁號，每卷必須加蓋檔號章。原工程圖紙目錄是一卷。

  3.1.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號。

  3.2案卷排列順序：案卷封面一卷內(nèi)目錄一文件材料一備考表。

  3.2.1編制卷內(nèi)目錄。

  (1)序號：以文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注;

  (2)責任人：填寫文件的直接形成單位(即加蓋公章的單位)或個人，有多個責任人時，選擇主要責任人，其余用于替代;竣工圖的責任人應填寫竣工圖章上的施工單位。設(shè)計院重新出圖的，填寫設(shè)計單位;雙方(或三方)責任單位應填寫合同協(xié)議;

  (3)文件編號：填寫工程文件原文號或圖號;

  (4)文件材料題名：填寫文件材料全稱;

  (5)日期：填寫文件形成的日期;

  (6)頁次：填寫文件在卷中排列的起始頁碼，一份文件填寫起止頁碼;

  (7)頁數(shù):填寫文件頁數(shù)。示例:單份文件裝訂，整卷裝訂。

  3.2.2編制備考表。

  (1)試卷備考表主要標明：試卷中文件的數(shù)量、總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))、立卷單位對案卷情況的說明;

  (2)立卷人員應由案卷組卷人員簽名;

  (3)立卷日期應填寫案卷組卷完成日期;

  (4)檢查人員應由案卷質(zhì)量審查人員簽字;

  (5)檢查日期應填寫審核日期;

  (6)互見號應填寫反映相同內(nèi)容、形式不同、單獨保管的檔案保管單位的檔案號。檔案號后，應注明檔案載體的形式，并用括號包括。

  3.2.3編制案卷封面。

  (1)案卷封面采用內(nèi)封面(大封面A4紙打印)。裝訂后的案卷應在目錄中裝訂。未裝訂的案卷應打印在盒子的前面，檔案盒不需要粘在小封面上;

  (2)檔號由目錄號、分類號和卷號組成。目錄號由檔案管理部門提供。分類號參照《工程項目文件歸檔范圍》編制。分類。保管期限參考表;

  (3)檔案題名應簡明準確地反映檔案內(nèi)容，主要包括項目名稱和檔案內(nèi)容;

  (4)立卷單位應填寫本案立卷單位或項目負責部門;

  (5)起止日期應填寫案卷中所有文件材料形成的首尾日期;

  (6)保管期分為三種：永 久性、長期性和短期性。詳見《工程項目文件歸檔范圍、分類及保管期參考表》。同一檔案中有不同保管期的文件，檔案保管期應較長。

  3.2.4編制案卷背脊。

  應根據(jù)案卷背部的項目填寫，用牛皮紙打印背部，粘貼在背部。粘貼時，注意從背部頂部向下開始，不要在頂部留出空間。檔案格式應符合：目錄號-分類號-卷號(同一分類號內(nèi)的檔案流量號)

  例如：200101-8400-01。

  卷號(同一分類號內(nèi)的案卷流水號)

  分類號(填寫文件內(nèi)容與參考表對應的分類號)

  目錄號(從建設(shè)單位基建部門獲得)

  3.2.5編制檔案整理說明。

  竣工檔案整理說明應包括以下內(nèi)容：

  ①工程概況：包括工程名稱、開工時間、竣工時間、施工單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、運維單位、工程造價等;

  ②立卷依據(jù)。檔案數(shù)量、檔案編制人員等。標題字體采用2號黑體加厚，正文字體采用3號仿宋體。編制日期統(tǒng)一為阿拉伯數(shù)字格式。例:2012年1月1日

  4.案卷的裝訂。

  4.1案卷中不允許有金屬物。

  4.2竣工圖按A4(297mmX210mm)尺寸折疊，標題欄外露。

  4.3案卷可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式，同一項目應盡可能統(tǒng)一。

  4.3.1裝訂的案卷應用棉繩三孔一線左側(cè)或裝訂寶裝訂，也可用不銹鋼釘裝訂(永 久保存除外)。裝訂的案卷厚度一般為20mm，一般不超過40mm。

  4.3.2未裝訂的文件應在每份文件的左上角加蓋檔號章，圖紙應在圖樣標題欄的右上角加蓋檔號章。

  5.裝具規(guī)格及制造材料。

  5.1檔案盒.卷皮及卷內(nèi)備考表采用無酸牛皮紙制作。

  5.2檔案箱外觀尺寸為305mmX220mm，厚度一般為20mm，部分文件材料可根據(jù)其厚度采用相應規(guī)格的卷盒。

  6、移交程序

  6.1工程檔案移交清冊

  6.1.1各階段形成的項目文件材料辦理移交時需辦理“工程檔案移交清冊”，移交書由工程檔案移交表、工程檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄組成。

  6.1.2工程檔案移交清冊須裝訂成冊，裝訂順序：工程檔案移交表一工程檔案案卷目錄一卷內(nèi)目錄。

  6.1.3工程檔案移交書一式兩份，其中一份交移交部門/單位，一份交接收部門/單位，檔案移交書應妥善保存。