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  隨著我國金融體制改革的深化和金融業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量內(nèi)容豐富、載體多樣的金融業(yè)務(wù)材料。如何建立和完善相應(yīng)的金融檔案體系，開發(fā)和有效利用這些豐富的業(yè)務(wù)信息指導(dǎo)金融工作，規(guī)避金融風(fēng)險，已成為檔案工作中亟待解決的重要課題。

  一、金融檔案工作現(xiàn)狀及問題。

  隨著《檔案法》和《檔案法實施辦法》的頒布，人們對檔案工作的重視程度逐漸加強(qiáng)，各級金融機(jī)構(gòu)在檔案管理過程中也逐漸向檔案的開發(fā)利用功能邁進(jìn)，但檔案真實價值的探索仍存在一定的問題，無法跟上金融業(yè)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)建設(shè)的參考功能無法體現(xiàn)。造成這種情況的原因有很多。以下是三個主要影響因素。

  1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。

  檔案管理作為文檔管理的一部分，需要大量的專業(yè)管理理念和管理技巧。從檔案的建立到整理、匯編、升級、利用，都需要檔案管理人員細(xì)致耐心的工作，才能充分發(fā)揮檔案的真正價值。但遺憾的是，我國金融檔案的建立目的不是為了以后的參考利用，而只是為了定期監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檢查。檔案建立之初，缺乏系統(tǒng)規(guī)范的整理，使得后期的數(shù)據(jù)挖掘和經(jīng)驗積累變得像大海撈針。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與檔案的質(zhì)量和使用的難度密切相關(guān)。如果檔案制作專業(yè)、細(xì)致、組織清晰，后期的開發(fā)利用極為方便。相反，檔案的使用會像雞肋一樣無聊。目前，我國大部分檔案管理人員都是臨時代理或者兼職，金融檔案管理只是填寫表格，裝袋封存。保密工作非常整潔。不幸的是，它們使用起來也很困惑。

  2.檔案分級保管制度缺陷。

  金融檔案分級保管制度歷史悠久，各級金融機(jī)構(gòu)都有自己的檔案制作和保管部門。這一制度的建立為檔案的保密工作提供了便利，因為一些檔案的流失并沒有顯示出整體的金融計劃。但是，這給后期的檔案升級和匯編帶來了極大的不便，因為各個金融部門的劃分復(fù)雜，專業(yè)界限清晰，不同專業(yè)內(nèi)容和密度的檔案分別保存在不同的部門檔案室，一個金融案例的數(shù)據(jù)分散保存，使得后期的研究需要重新整合分散的數(shù)據(jù)，這將耗費(fèi)大量的人力物力，但效果非常普遍。因此，在很多情況下，金融機(jī)構(gòu)更愿意參考國外的案例數(shù)據(jù)，而不是自己的檔案系統(tǒng)，這是顯而易見的。

  3.備案效率問題。

  我國檔案管理效率較低，查閱數(shù)據(jù)難度較大。原因很大程度上是紙質(zhì)數(shù)據(jù)與電子數(shù)據(jù)的備案脫節(jié)。由于對檔案管理的投入不夠重視，一般金融檔案都是紙質(zhì)數(shù)據(jù)檔案，電子數(shù)據(jù)隨著案例的結(jié)束而流失，給以后的檔案整理和調(diào)用帶來了極大的不便。隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，工人檢索的時間會越來越長，這也極大地影響了檔案的利用效率。

  二是充分利用金融檔案的對策。

  1.完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

  金融檔案數(shù)據(jù)量大，紙質(zhì)檔案浪費(fèi)資源，影響查閱效率。因此，增加檔案管理的硬件投入是當(dāng)前需要考慮的關(guān)鍵問題。配備電腦、掃描儀等電子設(shè)備，人工輸入或掃描輸入是提高檔案利用的一步。

  2.提高專業(yè)人員素質(zhì)。

  目前，金融檔案內(nèi)容越來越豐富，形式越來越多樣化，檔案管理越來越信息化，對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的要求不斷提高。因此，必須解放檔案管理人員，建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，系統(tǒng)培訓(xùn)，制定完善的管理規(guī)定，使檔案管理系統(tǒng)、專業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)化，傳統(tǒng)兼職檔案管理進(jìn)入專業(yè)管理，使檔案從建立開始，為未來使用奠定基礎(chǔ)。

  3.加強(qiáng)檔案深度加工。

  由于各部門檔案分開保管，為了以后使用檔案，除了檔案的基本維護(hù)和生產(chǎn)外，還應(yīng)進(jìn)行檔案深度整理處理，全面收集各項目檔案，根據(jù)檔案使用頻率、功能大小、檔案匯編，為以后的咨詢奠定基礎(chǔ)。

  4.增強(qiáng)檔案管理意識，重視檔案資源開發(fā)。

  檔案信息的內(nèi)容不應(yīng)局限于檔案的備案，而應(yīng)具有更廣泛的收集視角，利用各種形式廣泛收集和分散在社會各階層的信息，豐富收集和撰寫文獻(xiàn)，為未來的檔案研究和利用提供更廣闊的視野空間。這個過程消耗了大量的資源，短期內(nèi)收效甚微，但基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累是經(jīng)驗積累和業(yè)務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)。雖然短期內(nèi)看不到其重要性，但從長遠(yuǎn)來看，檔案數(shù)據(jù)的改進(jìn)程度將決定金融業(yè)的進(jìn)步速度。這就是為什么外國金融業(yè)的檔案數(shù)據(jù)如此詳細(xì)。雖然檔案管理和利用是金融業(yè)信息資源管理的基本內(nèi)容，但加強(qiáng)檔案管理意識，充分理解檔案管理和利用的重要性對金融業(yè)的發(fā)展也至關(guān)重要。因此，在管理團(tuán)隊建設(shè)過程中，要注重培養(yǎng)員工的檔案關(guān)注水平，真正利用檔案進(jìn)行檔案管理，而不僅僅是為了應(yīng)對檢查。

  金融業(yè)的發(fā)展是國民經(jīng)濟(jì)水平的重要體現(xiàn)。目前，我國金融檔案管理水平有限，檔案利用效率低。在許多情況下，我們需要利用國外的檔案來處理國內(nèi)的金融問題，這往往會導(dǎo)致各種問題。建立和完善我國自身的金融檔案體系，護(hù)送我國金融業(yè)的發(fā)展，是現(xiàn)階段金融檔案管理從業(yè)人員的首要任務(wù)。