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  首先是基于我(主要是基于發(fā)布單位)。但是，如果本單位發(fā)布的文件(紅頭文件)需要?dú)w檔，其他單位(包括上級(jí)).對(duì)于同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件，需要管理的文件(文件)必須歸檔，重要文件應(yīng)歸檔，閱讀類文件不能歸檔。

  文件以“件”對(duì)單位進(jìn)行清理歸檔。一般每份文件一份，

  文件原件和稿件為一件(如法律法規(guī)等重要文件必須保存之前的批改稿件，其原件和之前的稿件包括稿件)。

  原件和仿制件是一件(關(guān)于制成數(shù)據(jù)).不利于檔案保存的文件(如熱敏紙傳真件).鉛筆書寫的重要文件)，以及應(yīng)用中損壞的文件，應(yīng)復(fù)制并歸檔。復(fù)印件包括復(fù)印機(jī)制造的復(fù)印件和手工抄寫的復(fù)印件。這些仿制件應(yīng)該和原件一起使用)。

  轉(zhuǎn)發(fā)文件和轉(zhuǎn)發(fā)文件是一個(gè)(轉(zhuǎn)發(fā)文件和轉(zhuǎn)發(fā)文件是一個(gè)文件的不同部分，前者往往包括遵守意見(jiàn)和履行要求，后者是詳細(xì)內(nèi)容，很難切割文件的效率，所以也應(yīng)該是一個(gè))。

  文本和附件是一個(gè)(附件是指附屬于文本后的其他文件和資料，作為文本的補(bǔ)充澄清或參考資料，例如附帶的圖表.會(huì)計(jì)數(shù)字、正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法律文件等。一般來(lái)說(shuō)，正文和附件是一個(gè)，如果附件數(shù)量多或者太厚，不容易裝訂，也可以是一個(gè))。

  報(bào)告、名冊(cè)、圖冊(cè)等。一本書(本書)是一本(報(bào)告、名冊(cè)、圖冊(cè)等)。一般每本書(本書)的內(nèi)容都比較完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值。因此，一本書(本書)應(yīng)根據(jù)其原有的裝訂方法作為一本書)。

  來(lái)文和復(fù)文各有一個(gè)(這是一個(gè)比較特殊的規(guī)則?！皝?lái)文與復(fù)文”它是對(duì)聯(lián)系密切的交游性質(zhì)的文件資料的概括性表達(dá)，也包括“去文與復(fù)文”從文種上看，包括請(qǐng)示和批復(fù)、陳述和指示、函和復(fù)信、告訴和陳述等。

  每個(gè)請(qǐng)示和批復(fù)都是一個(gè)。

  各有一個(gè)陳述和指示。

  文件管理單(文件一般在運(yùn)行過(guò)程中附有文件管理單或起草單，并發(fā)送文件頭紙，部分還附有領(lǐng)導(dǎo)指示的簽署批準(zhǔn)文件等。這些表格實(shí)際上記錄了文件的組成和管理過(guò)程，這些表格是文件不能切割的重要組成部分，應(yīng)該與文件一起使用)。

  “為一件”指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只表現(xiàn)為一個(gè)條目。

  文件歸檔的清理工作，必須遵循文件構(gòu)成規(guī)則，堅(jiān)持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。放置方法強(qiáng)調(diào)根據(jù)原因放置。

  歸檔文件根據(jù)不同年度、不同安排(問(wèn)題)、不同保管期限等組成的客觀規(guī)則進(jìn)行相對(duì)集合，維護(hù)不同文件之間的有機(jī)聯(lián)系。放置文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)“事由準(zhǔn)則”把由同一事件組成的文件放在一起，使文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以充分表達(dá)。

  裝訂前，將所有文件清理干凈，按照上述清理標(biāo)準(zhǔn)，將歸屬于一件的材料放在一起，便于裝訂，避免返工。

  歸檔文件數(shù)據(jù)修整后，需要重新裝訂符合檔案維護(hù)要求的裝訂數(shù)據(jù)，固定文件頁(yè)面，避免丟失文件頁(yè)面，便于歸檔后保存和使用。

  裝訂前，應(yīng)拆除對(duì)文件保存有影響的原始訂書釘、回形針等金屬物品(原文件已使用不銹鋼釘?shù)脑佳b訂)。

  應(yīng)將“件”內(nèi)頁(yè)按照一定的方法對(duì)齊，方便以后閱讀和使用。一般來(lái)說(shuō)，如果選擇左上角裝訂，應(yīng)該對(duì)齊左上角;如果選擇左邊裝訂，應(yīng)該對(duì)齊左下角。(主張管理文件類選擇左邊裝訂，污染源品種選擇左上角裝訂。一般一件裝訂兩個(gè)不銹鋼訂書釘比較合適)

  有必要對(duì)它們進(jìn)行排序。順序如下:原件在前面，定稿在后面;文本在前面，附件在后面;原件在前面，仿制件在后面;轉(zhuǎn)發(fā)文本在前面，轉(zhuǎn)發(fā)文本在后面;文本在前面，文本在后面。中文在前面，少數(shù)民族文本在后面。不同文字的文本沒(méi)有特殊規(guī)則，中文在前面，外文在后面。如果有文件管理單，一般會(huì)放在后面;但是如果貼的牢固，可以放在前面，這樣可以作為首頁(yè)加蓋歸檔章，然后更好的維護(hù)原貌。

  裝訂以“件”對(duì)于單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料做一致規(guī)定，一般選用不銹鋼訂書釘裝訂，如果文件太厚，則提倡選用三孔一線。

  裝訂要求：裝訂用品必須對(duì)歸檔文件無(wú)害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方法應(yīng)該能夠更好地維護(hù)文件的原始外觀。