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  音像檔案是指由從事各種活動的國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和個人組成的對國家和社會有價值的照片、底片、影片、記錄、錄音帶和其他不同資料。它們主要以圖像和聲音為基礎(chǔ)，輔以文字說明的歷史記錄。聲音和圖像文件是單元文件的重要組成部分。

  隨著社會的發(fā)展和辦公條件的改善，大量的音頻和視頻文件已經(jīng)在辦公和各種活動中形成。為了更好地維護(hù)和應(yīng)用這些生動的特殊載體文件，我們停止了對房山區(qū)161個備案單位的聲像文件管理進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，音像檔案存在歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響音像檔案的保存和使用。音像檔案管理滯后于檔案的整體發(fā)展，達(dá)到了掌握的水平。因此，迫切需要采取有效措施加強(qiáng)音像檔案管理。

  首先，音像檔案管理問題

  (一)攝制組中有兩種誤解和“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀。

  攝影師直接在自己的單位從事音頻和視頻文件的制作，決定音頻和視頻文件的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查顯示，攝制組“一強(qiáng)一弱”。調(diào)查組443名攝影師中，全職人員156人，兼職人員287人。平均年齡35歲，其中72%受過大學(xué)或以上教育。一個強(qiáng)大的團(tuán)隊，一個中年人，一個高水平的教育——這是強(qiáng)大的一面;443名參與調(diào)查的人中，有381人(86%)工作了1至5年，只有14%的人接受了6年以上的專業(yè)培訓(xùn)。

  調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，攝像頭之間存在兩種誤解。一，當(dāng)?shù)厝瞬恢朗裁词且曨l檔案。他們繼續(xù)誤以為只有更高的當(dāng)局的通信和紅頂文件才是檔案，他們在公務(wù)活動中制作的照片、錄音和錄像帶被認(rèn)為已經(jīng)完成了任務(wù)，沒有必要?dú)w檔和保存。第二，有人誤以為誰拍的照片屬于誰，用完報紙和廣播就完成了。如何處理這些音頻和視頻文件是個人行為。因為這些同志缺乏整體概念，對檔案了解不多，只想著個人或者部門的工作方便，導(dǎo)致部分聲音和錄音被移交。

  事實(shí)證明，攝像頭“弱”的一面影響了“強(qiáng)”的一面。也就是說，聲音的制作和文件的重復(fù)日期的構(gòu)成和歸檔是不容易接近的。要靠檔案人員來監(jiān)督或歸檔來收集，只能“遲到總比不做好”。