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  有關(guān)檔案數(shù)字化加工

  所謂數(shù)字化(digitization)是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)文件數(shù)字化是指利用掃描儀或數(shù)字相機(jī)等數(shù)字設(shè)備對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，并將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程，存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上，可以通過計(jì)算機(jī)識(shí)別。紙質(zhì)文件數(shù)字化的基本原則是準(zhǔn)確、方便、快速地提供和利用文件信息資源，共享公共文件信息資源，滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)文件利用的需求。

  文件數(shù)字化加工的基本原則

  ①用戶至上的原則;

  ②標(biāo)準(zhǔn)化原則;

  ③保證機(jī)制的原則;

  ④資源共享原則;

  ⑤安全性保密原則。

  文件數(shù)字化處理的優(yōu)點(diǎn)

  與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案數(shù)字化具有不可替代的先進(jìn)性：

  一，提高經(jīng)濟(jì)效益

  過去，粗放模式一直被用來解決這個(gè)問題，即增加辦公人員和辦公費(fèi)用，導(dǎo)致管理成本大幅上升。數(shù)字化管理檔案將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)器閱讀檔案，既節(jié)省了儲(chǔ)存成本，又節(jié)省了占用空間，查閱方便快捷，避免了反復(fù)印刷數(shù)據(jù)造成的紙張和人員浪費(fèi)。

  提高辦公室效率

  數(shù)字檔案管理使數(shù)據(jù)能夠及時(shí)歸檔并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用和干部的晉升都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。但檔案數(shù)字化管理可以提供詳細(xì)即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。同時(shí)，數(shù)字檔案管理使得查詢數(shù)據(jù)變得非常簡單，辦公室工作人員可以在不離開家的情況下了解世界上的大事。由于信息的時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字檔案實(shí)際上變成了“無墻文件”，檔案庫基本上從文件實(shí)體的保管變成了提供便捷使用的信息控制中心。

  增強(qiáng)檔案原件保護(hù)三、增強(qiáng)檔案保護(hù)

  將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字電子文件后，文件的使用更安全。特別是對(duì)于歷史悠久的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑會(huì)更好地保護(hù)其。此外，檔案數(shù)字化處理后，部分檔案被篡改。