一、檔案整理幾個概念
(一)檔案整理界說：是指將處于零亂的和需求進一步條理化的檔案，進行根本的分類、組合、擺放、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序系統(tǒng)的進程。
(二)檔案整理的根本要求：遵循文件資料的構成規(guī)律和特點，堅持文件資料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件資料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。
(三)檔案整理的文件范圍：但凡本機關作業(yè)活動中構成的，具有查考保存價值的文件資料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、相片、錄音、錄像、計算機盤片、什物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。
(四)檔案整理的辦法：一是以“檀卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。
1、以“檀卷”為單位整理。
1)以“檀卷”為單位整理就是立卷，即依照文件資料在構成和處理進程中的聯(lián)系將其組合為檀卷。
2)所謂檀卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的進程。分類即依照立檔單位的檔案分類計劃，對文件資料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件資料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合今后的文件資料，進行系統(tǒng)擺放和編目。
3)以“檀卷”為單位整理的檔案，其根本保管單位是檀卷。檀卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮類型有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按檀卷順序裝入檔案盒。
4)以“檀卷”為單位檔案整理的根據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案作業(yè)事務建設標準》和《文書檔案檀卷格式》
5)以“檀卷”為單位檔案整理的習慣范圍
(1)大部分單位短期保管(現(xiàn)10年)的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心校園等二級組織文書檔案一般按“卷”整理
(2)各單位專門事務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。
(3)科技檔案按“卷”整理，整理要求依照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案檀卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)履行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒布的《科學技術研究課題檔案辦理標準》DA/T2-92履行。基建工程檔案依照國家檔案局、國家計委1988年頒布的《根本建設項目檔案資料辦理暫行規(guī)定》履行。
(4)管帳檔案按“盒(卷)”整理，整理的根據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《管帳檔案辦理辦法》(財會字〔1998〕32號)。
6)按“卷”整理的文件整理過程是：文件分類、判定保管期限、擺放、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂檀卷、填寫備考表、填寫檀卷封面、編寫立卷闡明、編制檀卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
2、以“件”為單位整理。
1)以“件”為單位整理就是依照文件資料構成和處理的根本單位即“件”來進行整理。
2)一般來講，一份文書資料、一張圖紙或相片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書資料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。
3)以“件”為單位整理的檔案，其根本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最終要裝入檔案盒內。
4)以“件”為單位文書檔案整理的根據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
5)以“件”為單位檔案整理的習慣范圍：
(1)全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。
(2)企事業(yè)單位有關黨群作業(yè)、行政辦理、經(jīng)營辦理、生產技術辦理類歸檔文件資料按“件”整理，
(3)聲像、電子、什物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求依照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔辦理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與辦理標準》(GB/T 18894-2002)履行。相片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《相片檔案辦理標準》(GB/T 11821-2002)履行。
6)按“件”整理的檔案整理過程是：文件分類、判定保管期限、裝訂、擺放、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理闡明、編制歸檔文件目錄冊檔案排架。
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