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　　檔案的價值客觀存在，檔案價值的實現(xiàn)有一定的規(guī)律可循。研究和掌握實現(xiàn)檔案價值的規(guī)律性，是在尊重檔案的基礎(chǔ)上，在檔案中發(fā)揮更加合理有效的作用。根據(jù)檔案界多年的討論，實現(xiàn)檔案價值的法則可歸納如下：

　　一，文件值的擴(kuò)展規(guī)律

　　由于檔案的原始可記錄性，內(nèi)容和版本的唯一性，可以擴(kuò)展和開發(fā)檔案值。它的擴(kuò)展具有一定的規(guī)律性，可稱為歸檔值的擴(kuò)展規(guī)律。文件值的擴(kuò)展主要表現(xiàn)為兩種形式：

　　(1)由于價值主體的擴(kuò)大而導(dǎo)致的文件價值擴(kuò)大

　　這意味著隨著時間的推移，可能與文件相關(guān)的人數(shù)逐漸增加，并且文件用戶的需求范圍正在擴(kuò)大，這導(dǎo)致文件值的擴(kuò)展。

　　擴(kuò)展文件值主題的主要原因是：

　　首先，檔案館的作用已經(jīng)從形成機(jī)構(gòu)擴(kuò)展到整個社會。根據(jù)檔案的形成規(guī)律，檔案形成后，作為機(jī)關(guān)工作和生產(chǎn)活動的必要條件，主要是為了這個機(jī)關(guān)(包括各種企事業(yè)單位)的目的。管風(fēng)琴知道過去的情況，做出決定，處理實際的工作并做出未來的預(yù)測，所有這些都無法與自己形成的檔案信息分開。在此期間，社會上其他機(jī)構(gòu)對這些文件的使用需求并不突出，而且一般難以實現(xiàn)，因此文件的用戶主要限于文件形成機(jī)構(gòu)。檔案在這一時期的作用主要體現(xiàn)在對行政工作和商業(yè)活動的信息支持上。價值主體受到更嚴(yán)格的限制。用戶及其需求受到一定程度的限制，相對簡單明了。

　　經(jīng)過一段時間，檔案館目前的作用逐漸消退甚至結(jié)束。即使政府仍然需要一些，作為社會財富，作為社會信息系統(tǒng)的一部分，其長期價值和綜合作用將突破其形成機(jī)構(gòu)的范圍。并強(qiáng)調(diào)了社會各方面對需求的使用。用戶范圍從文件形成機(jī)構(gòu)擴(kuò)展到全社會，檔案價值主體突破了初始限制，形成了豐富多樣的價值形態(tài)。

　　其次，文件機(jī)密性程度正在下降。檔案是社會生活的真實記錄。在階級社會中，不同的國家，政黨，團(tuán)體，機(jī)構(gòu)，企業(yè)，機(jī)構(gòu)和個人仍然有自己的政治和經(jīng)濟(jì)利益。因此，一些活動記錄不得公開，這使得某些文件即使在轉(zhuǎn)換成文件后也具有一定的機(jī)密性，并被分類為不同的秘密級別，如絕密，秘密和秘密。所謂的機(jī)密性是限制使用，文件的機(jī)密性程度，實質(zhì)上是文件使用的范圍和程度。在世界上任何時候從未對任何人保密的檔案僅限于某些人在某些時候使用的檔案。允許較少使用保密期內(nèi)的文檔和文件，并且與這些文檔或文件的關(guān)系可能較少。文件值的實現(xiàn)僅限于可以訪問文件的用戶。

　　檔案的機(jī)密性不是一成不變的。隨著時間和條件的變化正在發(fā)生變化：一些檔案在幾年后仍然保密。例如，一些歷史檔案很長很長，但它們涉及國家政治，軍事機(jī)密和科學(xué)。保密必須保密;一些文件在一段時間后保密性降低;其他人失去了保密。例如，解放戰(zhàn)爭中“三大戰(zhàn)役”的相關(guān)文檔在形成的早期階段無疑是非常機(jī)密的。但是，由于中華人民共和國成立后情況的變化，一些文件的發(fā)表更有利于學(xué)習(xí)和研究，因此其中一些文件是公開的，不再保密。一般來說，文件機(jī)密性的逐漸削弱和減少是一種普遍趨勢。文件機(jī)密性的強(qiáng)度與長期保存時間成反比。隨著時間的推移，過去感興趣的重大問題逐漸成為歷史痕跡，保密的必要性逐漸消失。文件機(jī)密性程度的逐漸下降表明限制的放寬和文件用戶范圍的擴(kuò)大將不可避免地導(dǎo)致文件價值的更廣泛實現(xiàn)。

　　(二)由于檔案作用性質(zhì)的變化而導(dǎo)致價值擴(kuò)展

　　檔案對于利用者的有用性是多方面的，而這些用途并不是同時顯現(xiàn)出來的。隨著時間的推移和條件的變化，不僅利用者的范圍得以擴(kuò)大，檔案的作用性質(zhì)也會發(fā)生變化，呈現(xiàn)出檔案價值的多元性特征。

　　一般說來，檔案形成之初主要發(fā)揮行政或業(yè)務(wù)方面的作用，隨著現(xiàn)行期的結(jié)束，檔案的作用逐步從單純的行政，業(yè)務(wù)的信息支持?jǐn)U展到科學(xué)，文化，教育，司法，休閑等各個方面這是因為檔案的前身 - 文件是以處理現(xiàn)行事務(wù)為目的的，文件轉(zhuǎn)化為檔案之初，檔案與現(xiàn)行事務(wù)還有著多方面的關(guān)系，其中有些政策，法令性文件還具有現(xiàn)行效用，現(xiàn)行。機(jī)關(guān)在日常工作中經(jīng)常需要查考這些檔案，因此，這時檔案的行政作用是主要的。隨著時間的推移，保存時間較長的檔案與現(xiàn)行事務(wù)的聯(lián)系越來越少，行政查考的必要性逐步減少，對檔案利用的限制逐步減少，利用者可以從科學(xué)文化，歷史研究的不同角度利用檔案，從而使檔案的多方面作用凸現(xiàn)出來。

　　檔案作用性質(zhì)的擴(kuò)展表現(xiàn)為檔案不僅可以用于與其相應(yīng)的活動，如行政檔案用于行政工作查考，基建檔案用于房屋維修等。同時可以發(fā)揮多種作用，有些甚至超出檔案形成者的預(yù)想。如行政管理活動中形成的檔案，可為人口學(xué)研究提供微觀數(shù)據(jù);技術(shù)圖紙可作為邊界談判等政治斗爭的證據(jù);賬本，房地契可作為經(jīng)濟(jì)史研究的素材等等，從而增加了檔案價值實現(xiàn)的領(lǐng)域，形式與可能性。

　　XX 理解文件價值擴(kuò)展規(guī)律對于處理文件管理中當(dāng)前與長期，部分和整體，機(jī)密性和開放性之間的關(guān)系具有科學(xué)的指導(dǎo)作用。具體表現(xiàn)如下：第一，正確理解單位內(nèi)部檔案和公共檔案的服務(wù)方向和功能定位。內(nèi)部檔案一方面應(yīng)服務(wù)于單位，促進(jìn)檔案的第一價值的實現(xiàn)，并積極積累長期使用。值文件為實現(xiàn)存檔的第二個值創(chuàng)建條件。公共檔案館應(yīng)采取各種措施，擴(kuò)大服務(wù)范圍，促進(jìn)檔案價值的擴(kuò)大。其次，確定合理檔案的歸檔和移交時間，建立合理的館藏結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)不同時期檔案價值實現(xiàn)的特點(diǎn)和要求。第三，在檔案評估工作中，從綜合歷史發(fā)展的角度分析檔案的價值，避免片面性。四，堅持正確的保密概念，對保密要求的文件采取適當(dāng)?shù)谋Ｃ艽胧?，同時制定和實施密度減解和解密系統(tǒng)，并根據(jù)客觀實際情況的變化及時調(diào)整文件保密水平。減少和解密，并擴(kuò)大使用范圍。五是樹立服務(wù)理念，依法積極開放檔案，推動檔案從封閉，半封閉到開放，更合理，更廣泛地發(fā)展檔案信息資源，服務(wù)社會各方面，研究檔案的作用。檔案在不同時期。在現(xiàn)場，及時推進(jìn)檔案價值的合理擴(kuò)張。

　　二，文件值的時效法則

　　及時性是指在一定時期內(nèi)發(fā)揮作用的事物的特征。文件價值的及時性意味著檔案對社會的有用性是有時間限制的。某些文件在一段時間內(nèi)對用戶有價值。超過此時間限制后，該值將減少或丟失。該法可稱為文件值的時效法。

　　文件值的及時性主要體現(xiàn)在兩個方面：

　　(1)檔案與用戶需求之間關(guān)系的及時性

　　并非所有文件都具有相同的使用壽命，無論其使用壽命如何，僅在其有效性方面，有些文件在紙張加工過程結(jié)束后被淘汰，有些文件在當(dāng)前或半流程期間有價值，有些可能當(dāng)它進(jìn)入非當(dāng)前時期時保持有用性并且總是有用的。從某種意義上說，檔案的價值識別是理解和確定檔案價值的時間限制。檔案存儲期是檔案有效期的具體體現(xiàn)。找出檔案的時效期限，劃分檔案的保留期是一項非常復(fù)雜和重要的任務(wù)。

　　不同類型文件的及時性具有不同的特征。文檔文件的限制期通常取決于人們對其記錄內(nèi)容的認(rèn)知程度和需求，并且具有一定的不確定性，靈活性或跨度。某些類型文件的及時性相對清晰。例如，一般交易通知在通知執(zhí)行后基本消失，合同和協(xié)議文件的及時性與其有效期直接相關(guān)?？萍紮n案的時效期限因類別而異。更多的天文，水文，調(diào)查，氣象和其他檔案積累，更容易找到規(guī)則。因此，有效期很長，并且記錄了相當(dāng)一部分工程技術(shù)文件的有效期，并且反映的物理生命直接相關(guān)。例如，基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)文件反射的對象是某個建筑物或結(jié)構(gòu)。設(shè)備文件反映了某種設(shè)備。一旦實體對象被廢棄或不再存在，文檔在這些文件中的角色就會大大減少。由于技術(shù)的快速發(fā)展，這些文件所承載的靜態(tài)知識老化周期變得更短，其參考作用將變得更小甚至微不足道。如果將新產(chǎn)品，新技術(shù)或新技術(shù)檔案材料及時轉(zhuǎn)讓給他人參考，人們可以吸收他們的科技成果，節(jié)省時間和精力，創(chuàng)造新的科技成果。如果關(guān)閉幾十年，它可能毫無價值。

　　從價值主體的角度來看，用戶的一些需求也是時間敏感的。如果用戶的需求未及時滿足文件，則某些文件值將無效或變得毫無意義。例如，當(dāng)人們需要使用某些文件信息進(jìn)行決策，判斷和獲取失敗時，一旦做出錯誤的決定，一些后果很難保存，而這些可用的文件錯過了實現(xiàn)憑證價值的機(jī)會。另一個例子是，假設(shè)浙江省建筑設(shè)計院在重新鉆探錢塘江橋附近的地下水情況后收到了茅以升同志保存的相關(guān)信息，這些橋文件的經(jīng)濟(jì)價值大大降低。據(jù)報道，上海港文藝復(fù)興裝卸有限公司檔案部門在會計檔案中發(fā)現(xiàn)公司年度機(jī)械維修費(fèi)用高達(dá)50萬至80萬元。該論點(diǎn)表明，完全可以單獨(dú)進(jìn)行這些機(jī)械維修服務(wù)。結(jié)果，該公司采納了這一提議，每年節(jié)省數(shù)十萬元。另一個例子是香港開平裝卸公司的檔案部門發(fā)現(xiàn)該公司近年來未能找到公司碼頭碰撞索賠的補(bǔ)償證明。公司管理部門在得知事件后立即組織調(diào)查，并追回3萬多元賠款。如果僅在幾十年后打開檔案之后才發(fā)現(xiàn)這兩個例子所反映的情況毫無意義。

　　(2)檔案價值模式的及時性

　　從文件值擴(kuò)展的規(guī)律來看，檔案對用戶有很多影響，因而具有各種價值形式。這些效果通常在不同的時間段內(nèi)發(fā)揮作用。例如，在檔案形成之初，它主要基于行政和商業(yè)職能，后來轉(zhuǎn)向其他角色，如科學(xué)和文化。例如，一些具有行政和法律效力的文件在到期日后失去了行政和法律約束力，但它們?nèi)钥赡芫哂袇⒖己脱芯績r值。不同賬戶的不同角色表明，檔案可以在不同的時間段內(nèi)形成具有不同用戶需求的不同值。社會，政治，經(jīng)濟(jì)和文化條件也對實現(xiàn)不同形式檔案的價值產(chǎn)生直接影響。在了解這一趨勢的同時，檔案工作者還應(yīng)掌握變革的時間和階段，以防止錯失一些價值實現(xiàn)的機(jī)會。例如，文件檔案中的行政文件和行政管理活動的一些原始記錄，如果及時整理出來，可以從中吸取大量的經(jīng)驗教訓(xùn)，作為實際工作的參考。經(jīng)過數(shù)十年的研究，檔案的作用已基本消失，其余的主要是歷史數(shù)據(jù)。

　　了解文件價值的時效規(guī)律有利于檔案工作者用辯證思維理解時間對檔案價值的影響，正確判斷不同檔案的及時性，失去開發(fā)檔案信息資源的機(jī)會，積極提供利用率以防止它及時。由于提供得太晚，所使用的文件會丟失部分或全部價值。

　　三，文件值的條件法

　　檔案價值的關(guān)系不是自然的，而是通過主體與客體之間的互動和互動形成的。這種聯(lián)系和作用是使用檔案。檔案的使用是產(chǎn)生和實現(xiàn)檔案價值的中介和必要條件。在不使用活動的情況下，不能形成用戶與文件之間的價值關(guān)系，也無法討論文件值的實現(xiàn)。

　　檔案使用活動的可能性，廣度和有效性取決于某些條件。當(dāng)文件不為用戶提供有用性時，其值可能。在某些條件下，文件被用戶有效利用，產(chǎn)生社會或經(jīng)濟(jì)效益，其潛在價值可以轉(zhuǎn)化為實際價值。各種條件對價值實現(xiàn)的影響被稱為實現(xiàn)檔案價值的條件法。這些條件涉及很多因素，可歸納為以下三個方面：

　　(1)社會環(huán)境

　　社會制度，相關(guān)的國家法律法規(guī)，政策，政治經(jīng)濟(jì)形勢等對檔案的檔案使用程度有很大的影響，從而直接影響檔案價值關(guān)系的形成和實現(xiàn)。

　　在奴隸社會中，封建社會對檔案的封鎖非常嚴(yán)格。除少數(shù)統(tǒng)治者外，其他人無權(quán)聯(lián)系檔案館。即使是“九卿翰林成員終身一瞥”這個詞。隨著社會民主化程度的提高，越來越多的人獲得了使用檔案的機(jī)會，檔案的實現(xiàn)范圍也在擴(kuò)大。

　　一個國家的信息法律，政策和檔案工作規(guī)則，指南，政策和系統(tǒng)對存檔價值的實現(xiàn)也有重要甚至決定性的影響。如果檔案工作的指導(dǎo)思想有偏見，重管理的使用很少，或者使用政策不明確，關(guān)閉時間長等，最小化和解密制度沒有制定或?qū)嵤?，它會對活動的使用施加不合理的限制，影響檔案價值的實現(xiàn)。例如，當(dāng)中國沒有文件開放政策時，檔案的使用是非常嚴(yán)格的。 1980年，中國提出了開放歷史檔案的政策。 1987年，《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定了開放檔案的條款，這是該國檔案館的前所未有的使用。自近代以來，世界上普遍存在著提前縮短關(guān)閉期和開放檔案的趨勢。在20世紀(jì)50年代之前，它一般在50-60歲左右，然后逐漸縮短到30-50歲。 1966年美國《信息自由法令》宣布后，受其影響的國家進(jìn)一步加快了檔案開放的進(jìn)程。目前，歐美國家的文件關(guān)閉期已縮短至15 - 30年，中國也已根據(jù)“檔案法”的規(guī)定從無限期關(guān)閉縮短至30年。同時，它簡化了使用程序，從而擴(kuò)大了使用范圍。有效促進(jìn)檔案潛在價值轉(zhuǎn)化為實際價值。因此，要制定積極的檔案利用和開放政策，引導(dǎo)和鼓勵檔案的使用，以各種方式開發(fā)檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。如果讓文件在倉庫中休眠多年，文件的值將被靜音，這個寶貴的信息資源將被浪費(fèi)掉。

　　國家的政治形勢和經(jīng)濟(jì)狀況將直接或間接地影響檔案使用環(huán)境是否寬松，利用需求是否強(qiáng)烈，提供服務(wù)的手段是否先進(jìn)和方便。

　　(2)社會檔案意識

　　人們對檔案的理解程度和社會檔案的一般知識水平可稱為“社會檔案意識”。檔案的社會需求程度以及檔案工作者滿足其需求的程度與社會檔案密切相關(guān)。社會檔案意識是一個國家和地區(qū)文明程度的象征之一。這取決于社會文明的程度，而社會文明又對其產(chǎn)生積極或消極的影響。社會檔案意識對檔案價值實現(xiàn)的影響主要體現(xiàn)在檔案利用需求，檔案利用政策和檔案服務(wù)理念三個方面。在具有較強(qiáng)社會檔案意識的地方和單位中，檔案需求量大，檔案使用政策明確，檔案部門服務(wù)意識強(qiáng)，檔案價值發(fā)揮更好的作用;相反，在不了解和關(guān)注檔案的地方和單位中，人們不注意檔案的存放，也不注意檔案的使用。檔案的完整性仍然難以保證，開發(fā)和利用是不利的。檔案的價值難以形成和實現(xiàn)。提高社會檔案意識，從根本上取決于社會文明的改善。開展廣泛而深入的檔案宣傳和良好的服務(wù)工作，使檔案中的人民受益，也是有效的。

　　(3)檔案管理水平

　　文件管理級別直接影響文件管理部門提供存檔服務(wù)，滿足社交需求以及用戶獲取所需文件信息的可能性。從宏觀角度看，檔案管理是指國家或地區(qū)檔案工作的總體規(guī)劃，組織，協(xié)調(diào)，監(jiān)督，檢查和指導(dǎo)，包括檔案管理系統(tǒng)的建立，調(diào)整和完善，檔案的布局設(shè)計和組織。網(wǎng)絡(luò)和信息網(wǎng)絡(luò)。建筑，檔案法規(guī)，政策制定和實施。在微觀上，文件管理主要是指制定和實施檔案業(yè)務(wù)，設(shè)計和建立檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案實體的收集，整理，識別，存儲，統(tǒng)計，檢索和提供的具體原則和方法。使用，研發(fā)，建立檔案信息庫和查詢系統(tǒng)，并開展網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)等具體服務(wù)。這些任務(wù)完成后，用戶可以輕松順暢地獲取文件信息以滿足現(xiàn)有需求，也可能引發(fā)新的使用動機(jī)，擴(kuò)大對社交文件的需求，促進(jìn)文件值的實現(xiàn)。另一方面，如果文件網(wǎng)絡(luò)的布局不合理，收集不完整，組織不科學(xué)，識別偏差，存儲不好，拒絕率高，查詢繁瑣，以及手段是落后的。然后，許多用戶將減少或失去使用文件和Demand的愿望，存檔的價值只能保持在潛在的狀態(tài)而無法實現(xiàn)。因此，提高檔案科學(xué)的管理水平，深入開發(fā)檔案信息資源，提供優(yōu)質(zhì)，高效的服務(wù)使用是推動檔案價值實現(xiàn)的重要條件。