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一，提高經(jīng)濟(jì)效益

以前一直用的是粗放式模式，也就是解決這個(gè)問題的一步就是增加辦公人員和辦公費(fèi)用，導(dǎo)致管理成本急劇上升。但是，檔案的數(shù)字化管理使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息對(duì)象變成了機(jī)器可讀的檔案，不僅節(jié)省了存儲(chǔ)成本和占用空間，而且查閱起來非常方便快捷，避免了重復(fù)打印材料造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

第二，提高辦公效率

數(shù)字文件管理使數(shù)據(jù)能夠及時(shí)歸檔并盡快可用。以組織部為例，干部任免需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。而數(shù)字化檔案管理可以提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。同時(shí)，數(shù)字檔案管理使數(shù)據(jù)查詢變得非常簡單，真正讓上班族不用出門就能了解世界大事。由于信息在時(shí)間和空間上的流動(dòng)，數(shù)字檔案館實(shí)際上已經(jīng)成為“沒有圍墻的檔案館”，檔案館基本上已經(jīng)從檔案實(shí)體的保管變成了提供方便使用的信息控制中心。

第三，加強(qiáng)原始檔案的保護(hù)

將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字電子文件后，文件的使用更加安全。尤其是歷史悠久的檔案資料，經(jīng)過數(shù)字化處理后無疑更好保護(hù)。另外，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，防止了部分檔案被篡改。