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當(dāng)前企業(yè)檔案工作的幾個(gè)主要問(wèn)題

(一)制定法規(guī)企業(yè)檔案工作的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)

文件管理系統(tǒng)我們的文件管理仍然使用一些過(guò)去制定的法規(guī)，規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，這些規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)是在三中全會(huì)，之后的恢復(fù)期制定的，顯然不符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求?？蛻魴n案管理軟件，尤其是近年來(lái)，在企業(yè)改革方面取得了很大進(jìn)展，檔案工作不能按照過(guò)去的方法進(jìn)行。我公司在制定企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度體系時(shí)考慮三個(gè)層面。

一層：行政法規(guī)與法規(guī)

這種類型是強(qiáng)制性的，必須由企業(yè)來(lái)執(zhí)行，不僅是企業(yè)的檔案部門，企業(yè)法人也要執(zhí)行。如去年發(fā)布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委)等。

第二層：標(biāo)準(zhǔn)

建議使用此類文件。與過(guò)去相比，我們擴(kuò)大了標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量。以前有一些強(qiáng)制性的規(guī)定，要轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)畢竟是自我管理、自我發(fā)展、自我完善的主體。從檔案工作的角度來(lái)看，企業(yè)有權(quán)根據(jù)自己的情況制定一些適合自己業(yè)務(wù)的規(guī)定。從服務(wù)企業(yè)的角度出發(fā)，我們以標(biāo)準(zhǔn)的形式發(fā)布一些與企業(yè)檔案業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。泛普軟件-客戶檔案管理軟件包括：檔案構(gòu)成的一般要求，電子文件的歸檔等。今后，要把檔案的分類、保管期限、企業(yè)檔案工作的評(píng)價(jià)等劃分為幾個(gè)等級(jí)，都要作為標(biāo)準(zhǔn)。推薦這些標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)可以執(zhí)行也可以不執(zhí)行，可以根據(jù)自身特點(diǎn)修改補(bǔ)充，根據(jù)自身實(shí)際情況執(zhí)行。

第三層：文檔

以文件、通知或增強(qiáng)意見的形式發(fā)布，約束力較小。我們認(rèn)為，由于企業(yè)改革的步伐很快，企業(yè)檔案工作面臨許多新問(wèn)題，但有些問(wèn)題可能在三、五年內(nèi)不會(huì)拿出一個(gè)法規(guī)，法規(guī)等文件。畢竟實(shí)踐的發(fā)展還是很不成熟的，比如電子文檔。現(xiàn)在不同單位的電子文檔管理可能不一樣。很難預(yù)測(cè)未來(lái)信息發(fā)展的情況會(huì)是怎樣，也很難把握企業(yè)電子文檔的未來(lái)狀態(tài)。為了謹(jǐn)慎起見，現(xiàn)在介紹法規(guī)和該領(lǐng)域的法規(guī)還為時(shí)過(guò)早，但在此期間電子文檔的管理沒(méi)有任何差距。國(guó)家檔案局要有一些相應(yīng)的要求，這項(xiàng)工作要以文件的形式來(lái)表達(dá)。

上述法規(guī)體系的三個(gè)層次，各有各的功能層，可以上升到法規(guī)歸法規(guī)，而不歸法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)，總結(jié)起來(lái)就是盡量少用法規(guī)和法規(guī)，多用標(biāo)準(zhǔn)為企業(yè)檔案工作提供服務(wù)。