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如何將所有文件轉(zhuǎn)化為實用、有用的信息資源，快速、快速地為用戶提供服務，是當前文件管理的一項關(guān)鍵任務。利用數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)將文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源，共享和發(fā)揮文件的真正作用，是文件數(shù)字化的根本目的。

檔案數(shù)字化的定義

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、光學字符識別技術(shù)、數(shù)字攝影(錄音錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。它以數(shù)字形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)形式相互連接，由計算機系統(tǒng)管理，形成有序的檔案信息庫結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。

文件數(shù)字化的主要內(nèi)容

1.數(shù)字化檔案目錄信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫;

2.載體文件的數(shù)字化，如紙質(zhì)文件、縮微品、照片文件、音頻和視頻文件等。并建立文件圖像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫;

3.收集和建立檔案專題信息。

檔案數(shù)字化的作用

夯實檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務，其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務：一是現(xiàn)有館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和重要館藏檔案及照片、音像檔案數(shù)字化;二是電子文件歸檔和電子文件管理。

有利于長遠發(fā)展和保護原始檔案

1.用數(shù)字文件替換原件可以保護原文件;

2.將數(shù)字拷貝保存在不同的地方，并輸出縮微膠片以供保存。這樣，這些檔案在發(fā)生自然災害時不會被破壞，有利于檔案的長遠發(fā)展;

3.恢復檔案材料的模糊字跡，修復污損和不完整的照片文件。

提高檔案利用率，提高利用率

1.一個文檔可以以數(shù)字形式提供給多個用戶，實現(xiàn)資源共享;

2.數(shù)字文件可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，可以異地訪問和利用，擴大了文件的利用空間;

3.檔案數(shù)字化后，將開放檔案上傳到系統(tǒng)中，用戶可以隨時使用開放檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

4.縮短檢索時間，大大提高利用效率。

節(jié)約成本，提高檔案工作者的工作效率

數(shù)字化管理后，紙質(zhì)載體的文件可以轉(zhuǎn)換成機器可讀的文件，既節(jié)省了存儲成本，又節(jié)省了占用空間，查閱方便快捷，避免了重復打印數(shù)據(jù)造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化管理后，檔案可以及時歸檔，并盡快提供利用服務。