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  人事檔案來(lái)源于初的人事管理活動(dòng)，隨著官員選拔制度的形成，是古代選拔、任用、考核、控制文武官員的重要依據(jù)，隨著人才選拔制度的完善而逐步發(fā)展。

  (一)古代時(shí)期。

  尹尚的甲骨文描述中有殷官制的記載，金文檔案中也有商王對(duì)官員的記載，是目前可見的早的人事檔案。西周的推薦和春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期的計(jì)劃都是當(dāng)時(shí)重要的官員考核材料。

  秦漢時(shí)期，廢除了以血緣關(guān)系為基礎(chǔ)的世清世祿制度，地方行政管理實(shí)行縣制，中央政府設(shè)立了“三公九卿”。官員的任免權(quán)集中在皇帝手中，形成了各種不同身份、不同爵位的官員名稱和官員身份。在人才選拔任用過(guò)程中，形成了“令甲”、“鐵券”、考試、畫像等不同類型和內(nèi)容的人事檔案。漢高祖劉邦在起義時(shí)，為官兵將領(lǐng)建立了個(gè)人登記，并記錄了他們的表現(xiàn)和成就，作為今后獎(jiǎng)勵(lì)他們成功的依據(jù)。個(gè)人檔案的建立調(diào)動(dòng)了官兵將領(lǐng)的積極性，對(duì)漢朝的建立起到了巨大的作用。劉邦即位后，在選拔人才時(shí)，注重選拔人才的經(jīng)驗(yàn)和德才，積累這方面的材料。所有備選的“賢士醫(yī)生”都應(yīng)簽署“行”(品行)、“義”(儀表)、“年”(年齡)，詳細(xì)登記選拔對(duì)象的個(gè)人經(jīng)歷、品行、年齡、外貌等相關(guān)材料，并報(bào)送相關(guān)政府。這種登記是我國(guó)早的人事檔案。

  魏晉南北朝時(shí)期，由于強(qiáng)大的力量和門閥制度的逐漸形成和崛起，九品正制成為歷史時(shí)期選拔官員的主要制度。漢代選官制度中的考試、試用、調(diào)查等傳統(tǒng)有效的方法完全被拋棄。人事檔案的功能和作用在很多方面都被后一個(gè)代替，這是人事檔案發(fā)展過(guò)程中的一條彎路。

  唐朝在選官用人方面發(fā)展了隋的科舉制度，并有了一套新的制度和方法。入職官員應(yīng)詳細(xì)記錄名籍、簡(jiǎn)歷、考試成績(jī)、指導(dǎo)官員、政績(jī)等情況。這種檔案叫甲歷，也叫官甲或甲法，有甲歷，專門保管甲歷。還建立了甲歷復(fù)印件和分庫(kù)保管制度，是中國(guó)古代早的專門人事檔案。其中規(guī)定了經(jīng)常加檢點(diǎn)清理、違者條例處分(唐會(huì)要。甲歷)等做法，對(duì)于現(xiàn)在的人事檔案管理還是有重要的借鑒意義的。五代甲歷的做法還在使用。所有選人受官，黃甲備錄(五代會(huì)議要求)，所有選拔人才或晉升官職都要在甲歷檔案中詳細(xì)記錄。

  宋代皇帝有人才簿作為選拔人才的目的。宋代的人事檔案主要有:一是家庭資料，科舉或保舉首先要上家庭資料，尤其是今天的個(gè)人簡(jiǎn)歷，有固定的格式;二是保舉材料。高級(jí)官員推薦能當(dāng)官的人，要形成必要的文字材料作為證據(jù)，稱為舉;第三，介紹材料，即呈皇帝的材料，皇帝要面試;第四，磨勘材料，即考核材料，宋代設(shè)立審判院和考試院，掌握官員考核。

  元朝在考官時(shí)建立了“考功歷制度”，即給每級(jí)官員印一卷歷子。試卷上寫著姓名。出身時(shí)，上級(jí)官員注明任職時(shí)間，記錄任職期間的功過(guò)情況。官員根據(jù)“考功歷”決定優(yōu)劣，決定任命。這種“考功歷”類似于現(xiàn)在的簡(jiǎn)歷和干部檔案。

  明代人事文件稱之為“貼黃”，即官員簡(jiǎn)歷，是考核、任用、封送官員的依據(jù)。貼黃分為兩種:官員貼黃和兵部貼黃，隨著官員職位的變化而變化。

  清代官員檔案主要包括簡(jiǎn)歷材料、考試材料、供應(yīng)材料、供應(yīng)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料(稱為“功牌”)、退休材料等。到了清末，照片已經(jīng)開始作為人事檔案材料歸檔。宣統(tǒng)三年規(guī)定，所有內(nèi)閣派遣官員都應(yīng)廢除以前使用的填寫簡(jiǎn)歷和檢查筆跡的方法，而不是檢查照片。人事檔案的內(nèi)容和制作材料有了新的發(fā)展。

  (二)現(xiàn)代時(shí)期。

  黨建初期，為了保證入黨人員的政治忠誠(chéng)和道德純潔，保護(hù)黨員和團(tuán)員，黨組織要求各區(qū)執(zhí)委會(huì)開始對(duì)黨員和團(tuán)員進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。這可以在1940年7月15日中央發(fā)布的《關(guān)于審查干部問(wèn)題的指示》(以下簡(jiǎn)稱《指示》)一文中進(jìn)行驗(yàn)證。《指示》開宗明義:干部素質(zhì)是否純潔，干部工作是否分配得當(dāng)，對(duì)保障黨的路線的實(shí)施具有決定性意義。但在那個(gè)階段，雖然中央意識(shí)到了人事檔案的重要性，但由于當(dāng)時(shí)革命戰(zhàn)爭(zhēng)的嚴(yán)峻形勢(shì)，正規(guī)的人事檔案制度一直沒有完全建立起來(lái)。此外，即使是初形成的少數(shù)黨員登記和干部基本信息簿，也在轉(zhuǎn)移過(guò)程中受損，造成分散。

  抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，根據(jù)地不斷得以鞏固和發(fā)展，人事管理工作才逐步走向正軌，人事檔案材料才大量產(chǎn)生。1940年7月，中央要求各中央局、省委、地縣委和各部隊(duì)政治部、組織部之下“設(shè)立健全而有能力之干部科”，干部科的任務(wù)之一，就是管理干部的表格、履歷、證明書等人事文件材料。實(shí)際上，早期干部檔案幾乎就是人事檔案的代名詞。一個(gè)月后，中共中央組織部又要求各地方、各部隊(duì)?wèi)?yīng)將屬于中央管理的干部的檔案材料，“陸續(xù)送交中央組織部匯存”。從此，無(wú)論是中央還是地方都普遍建立起了干部檔案，并開始形成按照干部管理權(quán)限向上級(jí)報(bào)送干部檔案的制度。當(dāng)時(shí)的人事檔案，大小、式樣并不統(tǒng)一，項(xiàng)目也有多有少，主要涉及登記者的基本信息，以及對(duì)黨、團(tuán)與政治形勢(shì)的看法等。據(jù)資料記載，當(dāng)時(shí)的檔案整理多采取按人集中，再將檔案材料分成表格、考核、反省、自傳、鑒定、信件等類別，每類材料按時(shí)間順序排列，然后將一個(gè)人的材料用細(xì)繩或鞋帶裝訂成冊(cè)，放入檔案袋中。“一般是一人袋，材料多者，一人數(shù)袋，在檔案袋上寫上姓名、編號(hào)，袋內(nèi)有目錄，登記每份文件名稱與內(nèi)容。檔案袋依干部的姓氏筆畫排列，放置在木箱內(nèi)"。至于檔案的轉(zhuǎn)移，則是“檔隨人走”，人到哪里，檔案材料也由本人帶到哪里?！叭绻耸聶n案材料沒有攜帶至新的單位，則無(wú)法分配到新的工作?！?br />
  新中國(guó)成立后，人事檔案工作一度進(jìn)展緩慢，問(wèn)題頗多，主要表現(xiàn)在人事檔案殘缺不全等方面。據(jù)資料記載，1952 年5月，一家單位檔案室保存的干部檔案，只占本單位應(yīng)管干部總數(shù)的36.9%。 即便是有檔案的干部，其檔案本身也是材料貧乏。為了改變這種狀況，組織人事部門提出，應(yīng)把整理和充實(shí)檔案的工作放在重要位置，有計(jì)劃地將所管職務(wù)名單內(nèi)的干部檔案全部收集齊全。“如遇檔案或檔案內(nèi)容極不充實(shí)者，應(yīng)從速收集或本人填寫基本材料?！边@一階段，人事檔案材料的收集范圍也開始豐富起來(lái)，除了此前需要提供的基本信息、背景、出身等材料外，發(fā)明創(chuàng)造、學(xué)術(shù)著作、理論學(xué)習(xí)筆記、畢業(yè)證書等，都成為必須存檔的材料。此外，對(duì)于人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞也有了新規(guī)定，比如干部調(diào)動(dòng)一般不自帶檔案材料，如必須自帶時(shí)須附轉(zhuǎn)遞檔案材料信，將檔案材料密封并在介紹信上注明攜帶有干部檔案材料，以便查對(duì)等。

  1956年8月，一次全國(guó)干部檔案座談會(huì)召開，這次會(huì)議制定了我國(guó)一部全國(guó)性的干部檔案工作的法規(guī)----《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》(簡(jiǎn)稱《暫行規(guī)定》)?！稌盒幸?guī)定》的誕生，標(biāo)志著我國(guó)人事檔案工作開始向正規(guī)化方向邁進(jìn)?？梢哉f(shuō)，相比以往的人事檔案制度，《暫行規(guī)定》非常細(xì)致，比如在人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞方面規(guī)定：干部工作變動(dòng)時(shí)，檔案正本一律不可本人自帶， 須由機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞;干部成批調(diào)動(dòng)時(shí)，可指派專人攜帶;而對(duì)于檔案材料的副本，可由機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，也可裝封加蓋密封章由本人自帶;轉(zhuǎn)遞干部材料時(shí)，需辦理嚴(yán)格的手續(xù)，發(fā)出機(jī)關(guān)填寫“干部檔案轉(zhuǎn)遞單”，收到檔案的機(jī)關(guān)清點(diǎn)查收，將回執(zhí)蓋章后退回轉(zhuǎn)出單位。在一次全國(guó)干部檔案工作座談會(huì)的推動(dòng)下，1956~ 1966年的干部檔案工作取得了巨大的成績(jī)。這10年里，甚至還按照干部檔案管理的方法先后建立了工人檔案和學(xué)生檔案。可惜的是，人事檔案工作歷經(jīng)這10年建設(shè)黃金期后，在“文化大革命"期間毀于一旦。據(jù)文獻(xiàn)記載，當(dāng)時(shí)檔案館遭受沖擊，人事檔案受到隱匿和銷毀，大批工作人員被調(diào)離、撒換。

  1980年2月，第二次全國(guó)干部檔案工作座談會(huì)召開，人事檔案工作再度迎來(lái)春天。在這次會(huì)議上，《關(guān)于加強(qiáng)干部檔案工作的意見》 《干部檔案工作條例》《干部檔案整理辦法》等文件得以討論和制定，并提出了今后的工作任務(wù)：收集和補(bǔ)充新材料，改變檔案材料老、亂、散、缺的現(xiàn)狀;對(duì)干部檔案普遍進(jìn)行一次清理和整理;把必需的各種規(guī)章制度加以恢復(fù)、建立和健全起來(lái)，使干部檔案工作有章可循、有法可依等。這期間，人事檔案建設(shè)亮點(diǎn)不斷，學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料，任免、工資待遇材料，出國(guó)工作、考察、學(xué)習(xí)材料等內(nèi)容都寫入了人事檔案。

  1990年12月，第三次全國(guó)干部檔案工作座談會(huì)召開。會(huì)議召開以后的15年中，各級(jí)組織人事部門認(rèn)真落實(shí)《干部檔案工作條例》，健全和完善了有關(guān)規(guī)章制度，開展了干部人事檔案目標(biāo)管理工作，人事檔案管理水平不斷提高，干部檔案工作方法和手段得到改進(jìn)，進(jìn)一步夯實(shí)了干部人事檔案工作基礎(chǔ)。

  2005年11月，第四次全國(guó)干部檔案工作座談會(huì)召開。會(huì)議提出要以領(lǐng)導(dǎo)干部檔案和公務(wù)員檔案為重點(diǎn)，大力推進(jìn)干部檔案工作的創(chuàng)新，加強(qiáng)干部檔案工作的制度化、規(guī)范化和信息化建設(shè)，充分發(fā)揮干部檔案在公道正派地選人用人上的重要作用。我國(guó)傳統(tǒng)人事檔案制度存在重“政治”輕“能力"、重“歷史”輕“現(xiàn)實(shí)"、重“身份”輕“契約”、重“憑證"輕“信用”、重“控制”輕“服務(wù)”的問(wèn)題。借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，重視人事檔案社會(huì)服務(wù)功能，加強(qiáng)信用檔案建設(shè)，在人事檔案中增加個(gè)人信用情況的記錄，對(duì)于充分發(fā)揮人事檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的促進(jìn)作用具有積極意義。近年來(lái)，為適應(yīng)人事檔案數(shù)字化管理發(fā)展方向和要求，采用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息設(shè)備，對(duì)各類介質(zhì)載體的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字信息轉(zhuǎn)化，使其成為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

  縱觀歷史，當(dāng)今的人事檔案是在新中國(guó)成立以來(lái)，依據(jù)新的國(guó)家檔案體系在人事管理活動(dòng)中形成，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。在歷史的長(zhǎng)河中，人事檔案以檔案基本的特征，即原始記錄性和社會(huì)服務(wù)性，起著其他文化形式不可替代的作用。人事檔案忠實(shí)記錄了干部的德、能、勤、績(jī)、廉情況，記錄了干部的歷史情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，是選人用人的重要依據(jù)。人事檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，對(duì)全面、準(zhǔn)確地考察干部具有重要意義。人事檔案管理在人事管理中具有結(jié)果性和前端性的雙重屬性，一切管理實(shí)施產(chǎn)生的結(jié)果均要在人事檔案中予以記錄和保存，一切管理手段的實(shí)施均要以人事檔案的記錄為基礎(chǔ)信息。人事檔案管理是貫穿整個(gè)管理鏈條的專業(yè)，是人事工作的核心組成部分和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，起著重要的承上啟下和信息支撐作用。