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  在日常生活中，文件的收集、判斷、儲(chǔ)存、統(tǒng)一修改和應(yīng)用中的一些經(jīng)驗(yàn)和方法是固定的，這已經(jīng)成為文件工作的基準(zhǔn)。如今，文件處理大多依賴于經(jīng)驗(yàn)。隨著辦公室自動(dòng)化、信息高速公路網(wǎng)絡(luò)化、智能化的發(fā)展，訂購技能將擴(kuò)大規(guī)模應(yīng)用于檔案工作，使得電子文件的發(fā)作、構(gòu)成、檔案化及其傳輸、保存等處理方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同。文件工作技能和處理方法的變化將影響傳統(tǒng)的文件處理方法。未來的文件工作是以混合介質(zhì)電子為基礎(chǔ)的。

  定義和特征電子檔案

  電子文件從電子文件轉(zhuǎn)換。至于每一種電子文件，我國現(xiàn)在的定義是數(shù)字編碼序列，可以在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，被公司糾正機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理和存儲(chǔ)在錄音帶、磁盤或光盤等介質(zhì)中。

  電子文獻(xiàn)的目的地是電子文獻(xiàn)，但并不是所有的電子文獻(xiàn)都成為電子文獻(xiàn)。選擇的基礎(chǔ)是判斷文件的保存價(jià)值。因此，電子文件是一種具有保存價(jià)值的文件電子文件。

  數(shù)字檔案館和紙質(zhì)文件本質(zhì)上是一樣的，都有文件的方法。它們是信息和載體的統(tǒng)一，具有物理特征。電子文件和紙張是構(gòu)成者實(shí)際活動(dòng)的記錄，具有參考應(yīng)用價(jià)值和文件準(zhǔn)備。然而，電子文件在記錄方法上有許多不同于其他運(yùn)營商文件的特征。

  1.依賴性和不可辨認(rèn)性。電子文件必須依靠軟件、硬件、數(shù)據(jù)庫和可以預(yù)訂的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，載體質(zhì)量與傳統(tǒng)文件完全不同。紙質(zhì)文件選擇所有可讀的人工記錄符號。人們可以直接閱讀磁性媒體和使用光學(xué)媒體的電子文件選擇數(shù)字代碼。通過使用簽名機(jī)解密查詢密碼，可以轉(zhuǎn)換成成人可讀記錄。

  2.信息存儲(chǔ)的高密度。無論是磁盤、錄音帶還是光盤，它的存儲(chǔ)容量都比以前的各種信息介質(zhì)，尤其是光盤大，被稱為“大容量存儲(chǔ)”。這種信息存儲(chǔ)的高密度降低了文件存儲(chǔ)空間，容易注冊。