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  信息數字化的保存和維護不容忽視，保證數字信息的可用性、可訪問性和理解性是信息數字化建設的重要任務和目標。任何信息的保存和維護都是實際管理中的基本業(yè)務建設問題，數字信息需要更加注意其數據的保存和維護。因此，強調有效利用信息資源，確保數據信息的安全;強調信息數據的可訪問性，確保數據信息格式的標準化和規(guī)范化;強調信息數據的可理解性，確保數據環(huán)境的完整性。

  數字化的意義:對庫存檔案的實體安全進行大限度的保管和保護。由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，還需要使用到倉庫。管理成本高，檔案容易損壞，如紙張發(fā)黃、粘稠、脆弱等。因此，目錄檔案管理并不能從根本上解決原始檔案容易損壞的問題。實現檔案數字化管理，可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對存儲檔案的查閱次數和復印次數，降低了存儲檔案的老化速度，解決了檔案反復使用和檔案保護的矛盾。

  文件數字化內容的科學定義。一方面，根據群眾的需求，優(yōu)先選擇社會關注度高、使用頻率高的文件進行數字化，以滿足社會利用者對這些文件信息的需求，充分發(fā)揮文件的利用價值。另一方面，根據國土資源事業(yè)的長遠發(fā)展需要，優(yōu)先選擇具有歷史價值的珍貴文件和對長期工作具有指導意義的重要文件進行數字化，充分發(fā)揮文件的憑證價值。同時，要立足國土門的職能職責，優(yōu)先選擇本地區(qū)、本部門有特色的文件進行數字化，充分發(fā)揮文件的檢查價值。