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  就其基本性質(zhì)和主要作用而言，檔案管理是一項管理工作、服務工作、政治工作。檔案管理不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員生成和利用。它是一個負責管理各部門形成的歷史文件的專業(yè)，所以它是一項管理工作。但檔案管理系統(tǒng)并非孤立的，而是各種社會管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分。檔案管理工作與其它工作不同，通過提供檔案信息為社會實踐服務。盡管檔案部門也研究檔案、編輯等活動，但其目的還是為了更好地滿足社會的利用需要，仍然具有服務性。檔案管理工作必須為社會歷史的各個階段提供一定的經(jīng)濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也很難發(fā)展。在階級社會中，檔案管理體現(xiàn)了一定的階級關系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級提供經(jīng)濟、政治和文化服務。這種服務方向是檔案管理政治的集中體現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容與國家的政治利益和經(jīng)濟利益有關，中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，有些檔案不對外開放，而大多數(shù)檔案在規(guī)定期限屆滿后才開放。這一功能也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

  在檔案管理中，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案的原則，維護檔案的完整性和安全性，便于使用。集中統(tǒng)一是指國家設立的各級檔案保管機構(gòu)應分別保存所有國家檔案，并制定統(tǒng)一的法律法規(guī)進行管理。保持完整性有兩層含義:一是保證檔案數(shù)量齊全，不缺;一是要保持檔案在質(zhì)量上的有機聯(lián)系，不能人為分散或隨意堆砌。維護安全也有兩層含義:一是努力保護檔案本身免受損壞，盡可能延長檔案的使用壽命;一，保護檔案免受損害。

  檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學能力中發(fā)揮著重要作用，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對當?shù)貑挝坏墓ぷ骱蜕a(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前和現(xiàn)實的意義，而且具有長遠和歷史的意義。