長(zhǎng)期以來(lái)，在檔案的搜集、判定、保管、統(tǒng)計(jì)、運(yùn)用作業(yè)中的一些經(jīng)歷和辦法已被固定下來(lái)，成為檔案作業(yè)的準(zhǔn)則，現(xiàn)在的檔案辦理多是依賴(lài)經(jīng)歷進(jìn)行。隨著辦公主動(dòng)化、信息高速公路朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的發(fā)展，核算機(jī)技能在檔案作業(yè)中應(yīng)用規(guī)模的擴(kuò)展，使電子文件的發(fā)作、構(gòu)成、歸檔及其傳送、保存等辦理辦法均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，檔案作業(yè)的技能、辦法發(fā)作的改變給檔案辦理部分傳統(tǒng)的辦理辦法帶來(lái)沖擊。未來(lái)的檔案作業(yè)將建立在混合媒體的基礎(chǔ)上，實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合辦理。下面從電子文件的特色出發(fā)，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案辦理中存在的差異性作一比較，并對(duì)現(xiàn)代技能下的檔案辦理辦法作一討論。
一、電子檔案的定義和特性
電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的。關(guān)于電子文件，現(xiàn)在我國(guó)的定義是：能被核算機(jī)體系辨認(rèn)、處理、存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。
電子文件的歸宿是電子檔案，但不是一切的電子文件都能成為電子檔案，取舍的準(zhǔn)則是看該文件經(jīng)判定后有無(wú)保存價(jià)值。所以，電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。
電子檔案與紙質(zhì)檔案有相同的實(shí)質(zhì)，都是文件存在的一種辦法，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實(shí)態(tài)的特征，電子檔案和紙質(zhì)都是構(gòu)成者真實(shí)活動(dòng)的記載，有參考運(yùn)用價(jià)值，需求存檔備查。但是電子檔案在記載辦法上有許多不同于其它載體檔案的特性：
1、依賴(lài)性和不行辨認(rèn)性。電子檔案要依賴(lài)于核算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)體系，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是選用人工可識(shí)讀的記載符號(hào)，人能夠直接讀出;而運(yùn)用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案選用的是數(shù)字代碼，只要借助核算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)化成人可識(shí)讀記載。
2、信息存儲(chǔ)的高密度性。無(wú)論是磁盤(pán)、磁帶仍是光盤(pán)，其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤(pán)，有"海量存儲(chǔ)"之稱(chēng)，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可削減檔案的存儲(chǔ)空間，便于寄存。
3、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記載信息的載體是紙，改變的是紙張規(guī)范的大小(16k、18k)，但電子檔案載體有磁盤(pán)、有磁帶、光盤(pán)等，出現(xiàn)多樣性。
4、信息同享性。傳統(tǒng)檔案因?yàn)槭茉氖`，在同一時(shí)刻只能有一個(gè)用戶運(yùn)用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng);但電子檔案能夠人在異地，在同一時(shí)刻，多人不受空間的限制，同時(shí)同享同一信息，在完成了局域網(wǎng)和上了intetnet網(wǎng)后，人們?cè)谵k公室、家中就能夠運(yùn)用檔案信息了。
5、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理方位，能夠以非實(shí)體進(jìn)行加工和辦理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于仿制、傳輸、便于異地調(diào)閱或構(gòu)成文件。
通過(guò)剖析電子檔案的特性后，咱們能夠得出，電子檔案的運(yùn)用雖然快捷方便，并且能夠登上"信息高速公路"，完成異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類(lèi)、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化教育等方面帶來(lái)巨大的優(yōu)點(diǎn)，但是它也帶來(lái)了一些新問(wèn)題，如：(1)數(shù)據(jù)的易消失性;(2)信息的不安全性;(3)信息的易改動(dòng)性;(4)信息的易犯錯(cuò)性;因?yàn)檫@些特性，給原有的檔案作業(yè)的基本理論和準(zhǔn)則提出了新的挑戰(zhàn)，決議了電子檔案在搜集、判定、編目、檢索等文面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有實(shí)質(zhì)的不同。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案辦理辦法不同
紙質(zhì)檔案的搜集是文書(shū)處理部分收拾已處理完畢的文件資料，將其間具有覆按運(yùn)用價(jià)值的文件搜集完全依照文件之間在來(lái)歷、內(nèi)容、時(shí)刻、辦法等方面的前史聯(lián)絡(luò)進(jìn)行分類(lèi)、組卷后移送檔案部分。在核算機(jī)作為辦公設(shè)備的情況下，電子文件從文書(shū)轉(zhuǎn)化為檔案過(guò)程中，無(wú)需分類(lèi)，組卷，因?yàn)樵诤怂銠C(jī)上能夠從任何視點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)、組合、檢索，能夠盡情地表現(xiàn)文件之間在來(lái)歷、內(nèi)容、時(shí)刻、辦法等方面的前史聯(lián)絡(luò)，因此無(wú)需專(zhuān)門(mén)分類(lèi)、組卷，檀卷這一基本單位也不存在了。電子檔案的接納作業(yè)比紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)更為復(fù)雜，接納辦法上可選用向檔案部分移送軟盤(pán)、磁帶或光盤(pán)，或進(jìn)入檔案部分網(wǎng)絡(luò)規(guī)則的地址，從網(wǎng)絡(luò)歸檔、移送，在接納的過(guò)程中，需求必要的設(shè)備條件、技能條件和事務(wù)準(zhǔn)備。檔案部分需求裝備專(zhuān)門(mén)的電子文件格局轉(zhuǎn)化設(shè)備，對(duì)接納檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)化，以解決對(duì)不同格局電子文件的識(shí)讀問(wèn)題。
紙質(zhì)檔案的收拾一般是對(duì)已立卷歸檔的檀卷進(jìn)行擺放、編號(hào)以及分類(lèi)等體系化的收拾，并將其效果用編制檀卷目錄的辦法固定下來(lái)。紙質(zhì)檔案經(jīng)收拾后構(gòu)成的實(shí)體分類(lèi)體系能夠?yàn)椴檎覚n案供給一條線索。電子檔案的收拾方面，因?yàn)殡娮游募軌蛲ㄟ^(guò)核算機(jī)體系進(jìn)行敏捷、有用、多視點(diǎn)的整序，能夠根據(jù)不同的需求，運(yùn)用主動(dòng)化體系對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)，所以電子文件的收拾在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將磁性載體的、凌亂的電子文件通過(guò)分類(lèi)、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序情況，并對(duì)電子文件進(jìn)行了分類(lèi)和編號(hào)，安排建立了數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于脫機(jī)保存的歸檔電子文件，即電子檔案其收拾作業(yè)主要就是組盤(pán)，按必定規(guī)則，將相關(guān)文件通過(guò)仿制組合到同一磁盤(pán)、光盤(pán)或磁帶等載體上，也就是收拾接納來(lái)的軟盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。
三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的判定辦法不同
紙質(zhì)檔案的價(jià)值判定，往往要進(jìn)行多次，即分為資歷檢查、斷定生存期和價(jià)值復(fù)審三個(gè)階段，分為文件的價(jià)值判定(歸檔前的判定)即資歷檢查、斷定保管期限，逐份逐頁(yè)地檢查文件以判明其保管價(jià)值和保管期限，歸檔后檔案的價(jià)值判定即價(jià)值復(fù)審，其顯著特色是文件或檔案構(gòu)成后的判定。對(duì)電子文件來(lái)說(shuō)，因?yàn)殡娮游募哂幸资判浴⒁赘男?，文件信息?nèi)容"轉(zhuǎn)瞬即逝"，必須在文件構(gòu)成之前就決議其是否需求保存及保存時(shí)刻長(zhǎng)短，因此，電子文件的判定必須在文件構(gòu)成之初就開(kāi)端進(jìn)行，電子文件的判定需超前，電子檔案的判定和紙質(zhì)檔案的判定一樣是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)，所不同的是判斷過(guò)程要對(duì)文件的內(nèi)容及某些辦法特征進(jìn)行充分的剖析，還需求對(duì)文件進(jìn)行必要的技能剖析，因?yàn)閷?duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，技能情況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性規(guī)模密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)作直接的影響，電子檔案的完好性、可讀性、可行性在判定作業(yè)中必須得到全面的表現(xiàn)，電子檔案的判定分為內(nèi)容判定和技能判定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容判定的準(zhǔn)則、規(guī)范、辦法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技能判定包括可讀性判定、無(wú)病毒判定和介質(zhì)判定等。判定程序：歸檔曾經(jīng)斷定歸檔文件，并劃分保管期限;檔案室在接納電子文件時(shí)，進(jìn)行內(nèi)容判定和技能判定;對(duì)未進(jìn)檔案室的電子文件在保管必定時(shí)期后再判定，以斷定其是否需求繼續(xù)保存。
四、電子檔案與紙質(zhì)檔案的倉(cāng)庫(kù)辦理辦法不同
檔案的保管一般來(lái)說(shuō)是對(duì)已收拾好并寄存?zhèn)}庫(kù)及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)性的維護(hù)性辦理，要維護(hù)檔案實(shí)體的秩序情況，使檔案在寄存和運(yùn)用中始終有序;要維護(hù)檔案實(shí)體的理化情況，使其在寄存和運(yùn)用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質(zhì)形體的"天然壽數(shù)"。對(duì)于紙質(zhì)檔案的維護(hù)性辦理是指檔案的倉(cāng)庫(kù)辦理，它是檔案整個(gè)辦理作業(yè)的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)對(duì)象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲(chǔ)信息量少，占用空間大，其倉(cāng)庫(kù)辦理要求有適合的倉(cāng)庫(kù)溫濕度：溫度14度至20度;相對(duì)濕度應(yīng)在百分50至百分60之間和有用的防護(hù)措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"防護(hù)性措施，電子檔案多為磁性資料，其寄存環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案比較有顯著不同，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小，便于檔案?jìng)}庫(kù)的辦理，它對(duì)保存場(chǎng)所的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)倉(cāng)庫(kù)溫濕度進(jìn)行嚴(yán)厲的操控，并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)備，電子檔案還要嚴(yán)厲防備核算機(jī)病毒，因此保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。
從維護(hù)的時(shí)期來(lái)看 , 紙質(zhì)檔案是階段維護(hù) , 而電子檔案則需求全程的維護(hù)辦理。
五、電子檔案與紙質(zhì)檔案的編目與檢索辦法不同
傳統(tǒng)檔案的編目是對(duì)檀卷按年代和分類(lèi)號(hào)逐卷進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄書(shū)寫(xiě)，再寫(xiě)檀卷目錄，然后構(gòu)成全引目錄。檢索則是手藝查閱這些目錄。電子檔案檀卷級(jí)目錄消亡，增添了盤(pán)帶目錄這一新式目錄。電子檔案的每一件軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)都要按倉(cāng)庫(kù)中擺放順序編號(hào)，并寫(xiě)標(biāo)題扼要說(shuō)明各自貯存的內(nèi)容或年代跨度。盤(pán)帶標(biāo)題按序號(hào)聚集起來(lái)，編成盤(pán)帶目錄，電子檔案是全文在核算機(jī)上處理，能夠任意整序、分類(lèi)、擺放、檢索，完成檔案全文主動(dòng)檢索，文件級(jí)目錄可省去。
六、電子檔案與紙質(zhì)檔案運(yùn)用辦法不同
傳統(tǒng)檔案的運(yùn)用是對(duì)檔案文本的運(yùn)用，檔案載體是實(shí)體，具有相對(duì)的穩(wěn)定性，紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人筆跡特征，有書(shū)寫(xiě)墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，運(yùn)用途徑通過(guò)供給檔案原件，供給檔案副本或仿制品，供給檔案信息加工品滿意有關(guān)檔案用戶的運(yùn)用需求，運(yùn)用辦法是檔案的閱覽效勞、外借效勞、展覽與陳列效勞、制發(fā)檔案復(fù)本效勞、制發(fā)檔案證明效勞、檔案目錄信息效勞、檔案咨詢效勞、電子信息技能的運(yùn)用改變了傳統(tǒng)文件的運(yùn)用辦法，使檔案信息的運(yùn)用上不受時(shí)刻和空間的限制，能夠運(yùn)用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得運(yùn)用核算機(jī)能夠進(jìn)行多種辦法的信息處理和剖析，不只能夠供給原件閱覽，并且能夠根據(jù)運(yùn)用者的需求對(duì)其間信息進(jìn)行分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、仿制等，滿意運(yùn)用者的各種需求。檔案人員還能夠依照必定專(zhuān)題對(duì)電子檔案進(jìn)行修正，構(gòu)成檔案匯編或其他辦法的編研效果供給運(yùn)用。因?yàn)樗囊赘男院托畔⒌耐硇?，要運(yùn)用核算機(jī)的限讀功用，反修正，反仿制，反銷(xiāo)毀功用，才能防止泄密，運(yùn)用辦法：能夠向運(yùn)用者供給仿制有所需檔案信息的磁盤(pán)、光盤(pán)等;從網(wǎng)上傳輸;通過(guò)電腦上的用戶界面直接供給運(yùn)用。
所以，只要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的特色及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的實(shí)質(zhì)差異，才能做好電子檔案的辦理，維護(hù)電子檔案的安全，充分開(kāi)發(fā)電子檔案信息資源，使其在為兩個(gè)文明效勞建設(shè)中發(fā)揮共同的魅力。
二、檔案維護(hù)的技能比較
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的維護(hù)主要是在防霉、防蛀、對(duì)破損的紙張的修裱加固和對(duì)分散筆跡的康復(fù)等方面下工夫 , 或進(jìn)行一些必要的縮微、復(fù)印等仿制作業(yè)。并且這些載體只要避開(kāi)天災(zāi)人禍 , 恪守辦理和維護(hù)的有關(guān)要求 , 就能到達(dá)長(zhǎng)期保存。咱們對(duì)紙質(zhì)檔案的維護(hù)有悠久的前史 , 構(gòu)成了一套完好的辦理體系 , 從技能上看已經(jīng)比較穩(wěn)定和相對(duì)老練 , 需求做的是如虎添翼的作業(yè)。
電子檔案的維護(hù)包括對(duì)載體的實(shí)體維護(hù)、對(duì)核算機(jī)軟、硬件支撐環(huán)境的維護(hù) , 對(duì)電子檔案邏輯內(nèi)容的維護(hù)、相關(guān)背景信息和元數(shù)據(jù)的維護(hù)以及安全維護(hù) , 等等。
電子檔案存貯載體多為磁性和光學(xué)資料 , 其物理維護(hù)技能相對(duì)來(lái)說(shuō)仍是比較穩(wěn)定和老練的 , 和紙質(zhì)檔案有些相通之處。比如說(shuō) , 也需求防霉、防潮、防強(qiáng)光、防火災(zāi)、防水災(zāi)等等 , 但其寄存環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案比較有顯著不同。因?yàn)殡娮訖n案存儲(chǔ)載體信息容量很大 , 檔案的軟盤(pán)、磁帶及光盤(pán)的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小 , 所以它對(duì)保存場(chǎng)所的面積要求不高。但它對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求比較高 , 需求對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)溫濕度進(jìn)行嚴(yán)厲的操控 , 并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)備。比如要求有主動(dòng)調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備、主動(dòng)噴淋設(shè)備 , 甚至有主動(dòng)監(jiān)控設(shè)備等。
二、 電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)絡(luò)
兩者聯(lián)絡(luò)在于：電子檔案中的一部分內(nèi)容是由傳統(tǒng)意義上的檔案通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)化而來(lái)的。
兩者差異在于：
1、電子檔案是以全數(shù)字化辦法存在的信息，而傳統(tǒng)意義上檔案則基本上以傳統(tǒng)物理辦法存在;
2、因?yàn)榇嬖谵k法的不同，在構(gòu)成檔案之前的觸及的內(nèi)涵特點(diǎn)不同。傳統(tǒng)構(gòu)成的紙質(zhì)檔案如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記載性，才使得檔案差異于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的效果。在辦公主動(dòng)化體系中，電子文件從起草、修正到印發(fā)都在核算機(jī)上進(jìn)行，它便于修正、便于仿制的特性，使得最能表現(xiàn)檔案原始記載性的內(nèi)容與辦法特征不復(fù)存在。電子文檔有條件地轉(zhuǎn)化成可保存的原始檔案就會(huì)觸及許多技能理論層面。
3、因?yàn)殡娮訖n案是以全數(shù)字化辦法存在，人們天然能夠?qū)ζ湓诤怂銠C(jī)、局域網(wǎng)及廣域網(wǎng)上進(jìn)行存儲(chǔ)、同享、傳遞與運(yùn)用;傳統(tǒng)意義上的檔案則因其基本上以物理辦法存在而無(wú)法在核算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行存儲(chǔ)、同享、傳遞與運(yùn)用。
4、電子檔案的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)所的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
長(zhǎng)期以來(lái)，在檔案的搜集、判定、保管、統(tǒng)計(jì)、運(yùn)用作業(yè)中的一些經(jīng)歷和辦法已被固定下來(lái)，成為檔案作業(yè)的準(zhǔn)則，現(xiàn)在的檔案辦理多是依賴(lài)經(jīng)歷進(jìn)行。隨著辦公主動(dòng)化、信息高速公路朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的發(fā)展，核算機(jī)技能在檔案作業(yè)中應(yīng)用規(guī)模的擴(kuò)展，使電子文件的發(fā)作、構(gòu)成、歸檔及其傳送、保存等辦理辦法均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，檔案作業(yè)的技能、辦法發(fā)作的改變給檔案辦理部分傳統(tǒng)的辦理辦法帶來(lái)沖擊。未來(lái)的檔案作業(yè)將建立在混合媒體的基礎(chǔ)上，實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合辦理。下面從電子文件的特色出發(fā)，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案辦理中存在的差異性作一比較，并對(duì)現(xiàn)代技能下的檔案辦理辦法作一討論。
一、電子檔案的定義和特性
電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的。關(guān)于電子文件，現(xiàn)在我國(guó)的定義是：能被核算機(jī)體系辨認(rèn)、處理、存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。
電子文件的歸宿是電子檔案，但不是一切的電子文件都能成為電子檔案，取舍的準(zhǔn)則是看該文件經(jīng)判定后有無(wú)保存價(jià)值。所以，電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。
電子檔案與紙質(zhì)檔案有相同的實(shí)質(zhì)，都是文件存在的一種辦法，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實(shí)態(tài)的特征，電子檔案和紙質(zhì)都是構(gòu)成者真實(shí)活動(dòng)的記載，有參考運(yùn)用價(jià)值，需求存檔備查。但是電子檔案在記載辦法上有許多不同于其它載體檔案的特性：
1、依賴(lài)性和不行辨認(rèn)性。電子檔案要依賴(lài)于核算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)體系，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是選用人工可識(shí)讀的記載符號(hào)，人能夠直接讀出;而運(yùn)用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案選用的是數(shù)字代碼，只要借助核算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)化成人可識(shí)讀記載。
2、信息存儲(chǔ)的高密度性。無(wú)論是磁盤(pán)、磁帶仍是光盤(pán)，其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤(pán)，有"海量存儲(chǔ)"之稱(chēng)，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可削減檔案的存儲(chǔ)空間，便于寄存。
3、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記載信息的載體是紙，改變的是紙張規(guī)范的大小(16k、18k)，但電子檔案載體有磁盤(pán)、有磁帶、光盤(pán)等，出現(xiàn)多樣性。
4、信息同享性。傳統(tǒng)檔案因?yàn)槭茉氖`，在同一時(shí)刻只能有一個(gè)用戶運(yùn)用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng);但電子檔案能夠人在異地，在同一時(shí)刻，多人不受空間的限制，同時(shí)同享同一信息，在完成了局域網(wǎng)和上了intetnet網(wǎng)后，人們?cè)谵k公室、家中就能夠運(yùn)用檔案信息了。
5、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理方位，能夠以非實(shí)體進(jìn)行加工和辦理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于仿制、傳輸、便于異地調(diào)閱或構(gòu)成文件。
通過(guò)剖析電子檔案的特性后，咱們能夠得出，電子檔案的運(yùn)用雖然快捷方便，并且能夠登上"信息高速公路"，完成異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類(lèi)、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化教育等方面帶來(lái)巨大的優(yōu)點(diǎn)，但是它也帶來(lái)了一些新問(wèn)題，如：(1)數(shù)據(jù)的易消失性;(2)信息的不安全性;(3)信息的易改動(dòng)性;(4)信息的易犯錯(cuò)性;因?yàn)檫@些特性，給原有的檔案作業(yè)的基本理論和準(zhǔn)則提出了新的挑戰(zhàn)，決議了電子檔案在搜集、判定、編目、檢索等文面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有實(shí)質(zhì)的不同。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案辦理辦法不同
紙質(zhì)檔案的搜集是文書(shū)處理部分收拾已處理完畢的文件資料，將其間具有覆按運(yùn)用價(jià)值的文件搜集完全依照文件之間在來(lái)歷、內(nèi)容、時(shí)刻、辦法等方面的前史聯(lián)絡(luò)進(jìn)行分類(lèi)、組卷后移送檔案部分。在核算機(jī)作為辦公設(shè)備的情況下，電子文件從文書(shū)轉(zhuǎn)化為檔案過(guò)程中，無(wú)需分類(lèi)，組卷，因?yàn)樵诤怂銠C(jī)上能夠從任何視點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)、組合、檢索，能夠盡情地表現(xiàn)文件之間在來(lái)歷、內(nèi)容、時(shí)刻、辦法等方面的前史聯(lián)絡(luò)，因此無(wú)需專(zhuān)門(mén)分類(lèi)、組卷，檀卷這一基本單位也不存在了。電子檔案的接納作業(yè)比紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)更為復(fù)雜，接納辦法上可選用向檔案部分移送軟盤(pán)、磁帶或光盤(pán)，或進(jìn)入檔案部分網(wǎng)絡(luò)規(guī)則的地址，從網(wǎng)絡(luò)歸檔、移送，在接納的過(guò)程中，需求必要的設(shè)備條件、技能條件和事務(wù)準(zhǔn)備。檔案部分需求裝備專(zhuān)門(mén)的電子文件格局轉(zhuǎn)化設(shè)備，對(duì)接納檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)化，以解決對(duì)不同格局電子文件的識(shí)讀問(wèn)題。
紙質(zhì)檔案的收拾一般是對(duì)已立卷歸檔的檀卷進(jìn)行擺放、編號(hào)以及分類(lèi)等體系化的收拾，并將其效果用編制檀卷目錄的辦法固定下來(lái)。紙質(zhì)檔案經(jīng)收拾后構(gòu)成的實(shí)體分類(lèi)體系能夠?yàn)椴檎覚n案供給一條線索。電子檔案的收拾方面，因?yàn)殡娮游募軌蛲ㄟ^(guò)核算機(jī)體系進(jìn)行敏捷、有用、多視點(diǎn)的整序，能夠根據(jù)不同的需求，運(yùn)用主動(dòng)化體系對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)，所以電子文件的收拾在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將磁性載體的、凌亂的電子文件通過(guò)分類(lèi)、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序情況，并對(duì)電子文件進(jìn)行了分類(lèi)和編號(hào)，安排建立了數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于脫機(jī)保存的歸檔電子文件，即電子檔案其收拾作業(yè)主要就是組盤(pán)，按必定規(guī)則，將相關(guān)文件通過(guò)仿制組合到同一磁盤(pán)、光盤(pán)或磁帶等載體上，也就是收拾接納來(lái)的軟盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。
三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的判定辦法不同
紙質(zhì)檔案的價(jià)值判定，往往要進(jìn)行多次，即分為資歷檢查、斷定生存期和價(jià)值復(fù)審三個(gè)階段，分為文件的價(jià)值判定(歸檔前的判定)即資歷檢查、斷定保管期限，逐份逐頁(yè)地檢查文件以判明其保管價(jià)值和保管期限，歸檔后檔案的價(jià)值判定即價(jià)值復(fù)審，其顯著特色是文件或檔案構(gòu)成后的判定。對(duì)電子文件來(lái)說(shuō)，因?yàn)殡娮游募哂幸资判浴⒁赘男?，文件信息?nèi)容"轉(zhuǎn)瞬即逝"，必須在文件構(gòu)成之前就決議其是否需求保存及保存時(shí)刻長(zhǎng)短，因此，電子文件的判定必須在文件構(gòu)成之初就開(kāi)端進(jìn)行，電子文件的判定需超前，電子檔案的判定和紙質(zhì)檔案的判定一樣是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)，所不同的是判斷過(guò)程要對(duì)文件的內(nèi)容及某些辦法特征進(jìn)行充分的剖析，還需求對(duì)文件進(jìn)行必要的技能剖析，因?yàn)閷?duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，技能情況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性規(guī)模密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)作直接的影響，電子檔案的完好性、可讀性、可行性在判定作業(yè)中必須得到全面的表現(xiàn)，電子檔案的判定分為內(nèi)容判定和技能判定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容判定的準(zhǔn)則、規(guī)范、辦法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技能判定包括可讀性判定、無(wú)病毒判定和介質(zhì)判定等。判定程序：歸檔曾經(jīng)斷定歸檔文件，并劃分保管期限;檔案室在接納電子文件時(shí)，進(jìn)行內(nèi)容判定和技能判定;對(duì)未進(jìn)檔案室的電子文件在保管必定時(shí)期后再判定，以斷定其是否需求繼續(xù)保存。
四、電子檔案與紙質(zhì)檔案的倉(cāng)庫(kù)辦理辦法不同
檔案的保管一般來(lái)說(shuō)是對(duì)已收拾好并寄存?zhèn)}庫(kù)及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)性的維護(hù)性辦理，要維護(hù)檔案實(shí)體的秩序情況，使檔案在寄存和運(yùn)用中始終有序;要維護(hù)檔案實(shí)體的理化情況，使其在寄存和運(yùn)用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質(zhì)形體的"天然壽數(shù)"。對(duì)于紙質(zhì)檔案的維護(hù)性辦理是指檔案的倉(cāng)庫(kù)辦理，它是檔案整個(gè)辦理作業(yè)的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)對(duì)象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲(chǔ)信息量少，占用空間大，其倉(cāng)庫(kù)辦理要求有適合的倉(cāng)庫(kù)溫濕度：溫度14度至20度;相對(duì)濕度應(yīng)在百分50至百分60之間和有用的防護(hù)措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"防護(hù)性措施，電子檔案多為磁性資料，其寄存環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案比較有顯著不同，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小，便于檔案?jìng)}庫(kù)的辦理，它對(duì)保存場(chǎng)所的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)倉(cāng)庫(kù)溫濕度進(jìn)行嚴(yán)厲的操控，并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)備，電子檔案還要嚴(yán)厲防備核算機(jī)病毒，因此保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。
從維護(hù)的時(shí)期來(lái)看 , 紙質(zhì)檔案是階段維護(hù) , 而電子檔案則需求全程的維護(hù)辦理。
五、電子檔案與紙質(zhì)檔案的編目與檢索辦法不同
傳統(tǒng)檔案的編目是對(duì)檀卷按年代和分類(lèi)號(hào)逐卷進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄書(shū)寫(xiě)，再寫(xiě)檀卷目錄，然后構(gòu)成全引目錄。檢索則是手藝查閱這些目錄。電子檔案檀卷級(jí)目錄消亡，增添了盤(pán)帶目錄這一新式目錄。電子檔案的每一件軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)都要按倉(cāng)庫(kù)中擺放順序編號(hào)，并寫(xiě)標(biāo)題扼要說(shuō)明各自貯存的內(nèi)容或年代跨度。盤(pán)帶標(biāo)題按序號(hào)聚集起來(lái)，編成盤(pán)帶目錄，電子檔案是全文在核算機(jī)上處理，能夠任意整序、分類(lèi)、擺放、檢索，完成檔案全文主動(dòng)檢索，文件級(jí)目錄可省去。
六、電子檔案與紙質(zhì)檔案運(yùn)用辦法不同
傳統(tǒng)檔案的運(yùn)用是對(duì)檔案文本的運(yùn)用，檔案載體是實(shí)體，具有相對(duì)的穩(wěn)定性，紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人筆跡特征，有書(shū)寫(xiě)墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，運(yùn)用途徑通過(guò)供給檔案原件，供給檔案副本或仿制品，供給檔案信息加工品滿意有關(guān)檔案用戶的運(yùn)用需求，運(yùn)用辦法是檔案的閱覽效勞、外借效勞、展覽與陳列效勞、制發(fā)檔案復(fù)本效勞、制發(fā)檔案證明效勞、檔案目錄信息效勞、檔案咨詢效勞、電子信息技能的運(yùn)用改變了傳統(tǒng)文件的運(yùn)用辦法，使檔案信息的運(yùn)用上不受時(shí)刻和空間的限制，能夠運(yùn)用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得運(yùn)用核算機(jī)能夠進(jìn)行多種辦法的信息處理和剖析，不只能夠供給原件閱覽，并且能夠根據(jù)運(yùn)用者的需求對(duì)其間信息進(jìn)行分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、仿制等，滿意運(yùn)用者的各種需求。檔案人員還能夠依照必定專(zhuān)題對(duì)電子檔案進(jìn)行修正，構(gòu)成檔案匯編或其他辦法的編研效果供給運(yùn)用。因?yàn)樗囊赘男院托畔⒌耐硇裕\(yùn)用核算機(jī)的限讀功用，反修正，反仿制，反銷(xiāo)毀功用，才能防止泄密，運(yùn)用辦法：能夠向運(yùn)用者供給仿制有所需檔案信息的磁盤(pán)、光盤(pán)等;從網(wǎng)上傳輸;通過(guò)電腦上的用戶界面直接供給運(yùn)用。
所以，只要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的特色及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的實(shí)質(zhì)差異，才能做好電子檔案的辦理，維護(hù)電子檔案的安全，充分開(kāi)發(fā)電子檔案信息資源，使其在為兩個(gè)文明效勞建設(shè)中發(fā)揮共同的魅力。
二、檔案維護(hù)的技能比較
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的維護(hù)主要是在防霉、防蛀、對(duì)破損的紙張的修裱加固和對(duì)分散筆跡的康復(fù)等方面下工夫 , 或進(jìn)行一些必要的縮微、復(fù)印等仿制作業(yè)。并且這些載體只要避開(kāi)天災(zāi)人禍 , 恪守辦理和維護(hù)的有關(guān)要求 , 就能到達(dá)長(zhǎng)期保存。咱們對(duì)紙質(zhì)檔案的維護(hù)有悠久的前史 , 構(gòu)成了一套完好的辦理體系 , 從技能上看已經(jīng)比較穩(wěn)定和相對(duì)老練 , 需求做的是如虎添翼的作業(yè)。
電子檔案的維護(hù)包括對(duì)載體的實(shí)體維護(hù)、對(duì)核算機(jī)軟、硬件支撐環(huán)境的維護(hù) , 對(duì)電子檔案邏輯內(nèi)容的維護(hù)、相關(guān)背景信息和元數(shù)據(jù)的維護(hù)以及安全維護(hù) , 等等。
電子檔案存貯載體多為磁性和光學(xué)資料 , 其物理維護(hù)技能相對(duì)來(lái)說(shuō)仍是比較穩(wěn)定和老練的 , 和紙質(zhì)檔案有些相通之處。比如說(shuō) , 也需求防霉、防潮、防強(qiáng)光、防火災(zāi)、防水災(zāi)等等 , 但其寄存環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案比較有顯著不同。因?yàn)殡娮訖n案存儲(chǔ)載體信息容量很大 , 檔案的軟盤(pán)、磁帶及光盤(pán)的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小 , 所以它對(duì)保存場(chǎng)所的面積要求不高。但它對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求比較高 , 需求對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)溫濕度進(jìn)行嚴(yán)厲的操控 , 并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)備。比如要求有主動(dòng)調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備、主動(dòng)噴淋設(shè)備 , 甚至有主動(dòng)監(jiān)控設(shè)備等。
二、 電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)絡(luò)
兩者聯(lián)絡(luò)在于：電子檔案中的一部分內(nèi)容是由傳統(tǒng)意義上的檔案通過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)化而來(lái)的。
兩者差異在于：
1、電子檔案是以全數(shù)字化辦法存在的信息，而傳統(tǒng)意義上檔案則基本上以傳統(tǒng)物理辦法存在;
2、因?yàn)榇嬖谵k法的不同，在構(gòu)成檔案之前的觸及的內(nèi)涵特點(diǎn)不同。傳統(tǒng)構(gòu)成的紙質(zhì)檔案如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記載性，才使得檔案差異于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的效果。在辦公主動(dòng)化體系中，電子文件從起草、修正到印發(fā)都在核算機(jī)上進(jìn)行，它便于修正、便于仿制的特性，使得最能表現(xiàn)檔案原始記載性的內(nèi)容與辦法特征不復(fù)存在。電子文檔有條件地轉(zhuǎn)化成可保存的原始檔案就會(huì)觸及許多技能理論層面。
3、因?yàn)殡娮訖n案是以全數(shù)字化辦法存在，人們天然能夠?qū)ζ湓诤怂銠C(jī)、局域網(wǎng)及廣域網(wǎng)上進(jìn)行存儲(chǔ)、同享、傳遞與運(yùn)用;傳統(tǒng)意義上的檔案則因其基本上以物理辦法存在而無(wú)法在核算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行存儲(chǔ)、同享、傳遞與運(yùn)用。
4、電子檔案的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)所的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。