檔案集中統(tǒng)一管理是檔案工作的根本準(zhǔn)繩?；üこ虩o論大小和運(yùn)用性質(zhì)，它所產(chǎn)生的文字、圖表、聲像等不同載體的文件資料，都是建立、設(shè)計(jì)、施工過程中直接構(gòu)成的，具有保管價(jià)值的、真實(shí)記載。是工程項(xiàng)目日后改建、擴(kuò)建、維修、產(chǎn)權(quán)維護(hù)的原始根據(jù)和重要憑證。所以做好工程項(xiàng)目審定工作就顯得尤為重要。如今，就怎樣清算審定基建檔案，談?wù)劰P者在工作中的領(lǐng)會和見地：一、審定工作的根本準(zhǔn)繩清算審定技術(shù)檔案是增強(qiáng)技術(shù)管理工作的措施之一。這項(xiàng)工作不是單純地搜集整理，更重要的是要檢查審定原有檔案資料的真實(shí)性，肯定應(yīng)用價(jià)值，核對完工圖。這些都是技術(shù)性很強(qiáng)的工作。特別是核對完工圖，必需經(jīng)過對基建立備的檢查，才干更好的保證做出契合現(xiàn)狀的完工圖。這項(xiàng)工作又能夠同基建立備質(zhì)量檢查相分離起來，因而不能以為，清算審定技術(shù)檔案單純是檔案部門能夠完成的事，而必需以技術(shù)部門為主，由有關(guān)的技術(shù)業(yè)務(wù)人員參與，來停止這項(xiàng)工作。但是技術(shù)檔案又必需依照檔案管理的準(zhǔn)繩停止整理和審定，才有利于久遠(yuǎn)的保管和應(yīng)用。所以檔案部門必需積極參與，與業(yè)務(wù)部門親密配合，共同停止。
二、做好基建檔案的審定工作
(一)審定準(zhǔn)備工作在準(zhǔn)備工作中，除資料、組織準(zhǔn)備外，著重抓好基建檔案審定工作制度、方法、規(guī)范等。在工作中，我們依據(jù)工作實(shí)踐制定出一套停止審定工作辦法、制度，如我們制定了合適本單位的“審定總則”、“驗(yàn)收規(guī)范”、“基建檔案保管期限”、“檔案審定處置方法，‘。”審定的做法和請求“、”審定中的編目辦法“、”審定中的借閱方法“等等。同時(shí)，制定審定工作方案。這就使審定工作能有步驟、有方案的停止，同時(shí)在審定工作全面展開后，就有章可循，雜亂無章，到達(dá)以點(diǎn)帶面。
(二)明白義務(wù)和義務(wù)基建檔案審定，實(shí)踐主要是由技術(shù)人員來做的，所以，我們應(yīng)當(dāng)很好的發(fā)起和組織他們，發(fā)揮技術(shù)人員的積極作用。在實(shí)踐工作中，主要從以下幾個(gè)方面，停止審定工作的。
1.采取分工包干，擔(dān)任到底的方法在工程項(xiàng)目基建檔案審定中，把工程項(xiàng)目基建檔案中的根底文件資料、初步設(shè)計(jì)、擴(kuò)展初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、以及其他方面綜合性的技術(shù)文件資料，分交由主任工程師擔(dān)任，各工程項(xiàng)目基建檔案中的施工圖、通用圖、非規(guī)范設(shè)備等，分交由各室有關(guān)專業(yè)組擔(dān)任。其所以要這樣分工，是由于基建檔案項(xiàng)目多，數(shù)量大，觸及的專業(yè)面廣。清算審定根本建立檔案的中心問題是審定、核對和補(bǔ)制完工圖。由于完工圖是基建立備的實(shí)踐反映，是管理和維修這些基建、設(shè)備的最牢靠的根據(jù)。在今后的根本建立過程中，要隨時(shí)留意和保證完工圖的完好、真實(shí)、牢靠，以防止事后破費(fèi)很多的人力物力來停止這項(xiàng)核對補(bǔ)制工作。所以，要做好基建檔案審定，就必需分工擔(dān)任。這樣，技術(shù)人員對審定任務(wù)明白，便于布置方案，把任務(wù)落實(shí)到詳細(xì)人身上，有利于基建檔案審定。在詳細(xì)作法上應(yīng)充沛發(fā)揮主任工程師在基建檔案審定中的主導(dǎo)作用。在辦法上，首先由主任工程師對本人所擔(dān)任的工程項(xiàng)目基建檔案綜合局部停止審定，并對所擔(dān)任的每個(gè)工程項(xiàng)目在審定終了后，寫出設(shè)計(jì)、建立開展過程及建立根據(jù)、保管價(jià)值的“審定報(bào)告書”，作為指導(dǎo)各專業(yè)對各個(gè)工程項(xiàng)目施工圖的審定。各專業(yè)除按主任工程師的“審定報(bào)告書”，停止施工圖的審定外，在審定過程中，發(fā)現(xiàn)各種問題，隨時(shí)向有關(guān)工程項(xiàng)目的主任工程師匯報(bào)，懇求處理。這就使主任工程師在基建檔案審定中，充沛發(fā)揮了好像在一個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)時(shí)的主導(dǎo)作用，有力地推進(jìn)了審定工作，使基建檔案審定工作做到了條條塊塊相分離。
為了確保審定質(zhì)量，進(jìn)步審定工作效率，應(yīng)當(dāng)盡力爭取作到，審定人就是原工程擔(dān)任人、設(shè)計(jì)人或配合施工的人。這樣做的益處是：便于審定中取舍和肯定保管價(jià)值。由于他們對狀況熟習(xí)，曉得設(shè)計(jì)文件的來龍去脈和工程實(shí)踐建立狀況;能儉省審定的時(shí)間，進(jìn)步工作效率;有利于設(shè)計(jì)人員今后對該工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或停止技術(shù)改造工作;使基建檔案審定有較好的質(zhì)量。
2.采取指導(dǎo)、技術(shù)人員、檔案人員“三分離”的方法充沛發(fā)揮審定工作組的組織作用。詳細(xì)的組織方式是，在審定指導(dǎo)小組的指導(dǎo)下，由各室抽調(diào)有經(jīng)歷的技術(shù)人員、檔案人員在一同，組織成審定工作組，工作組的詳細(xì)指導(dǎo)人，應(yīng)當(dāng)是總工程師(或副總工程師)。工作組的人員除親身參與審定工作外，并擔(dān)任發(fā)起和組織各專業(yè)人員停止審定工作，以及對審定成果的檢查、驗(yàn)收和處置審定中發(fā)作的各種詳細(xì)問題。采取這種“三分離”方法的益處是：增強(qiáng)了在審定中間各專業(yè)之間、各專業(yè)室與檔案室之間的互相協(xié)作，互相配合;由于各科室在工作組中都有代表，有關(guān)審定工作，總工程師可在工作組會上一同布置下去，推進(jìn)工作快，問題易于處理，減少矛盾;思想統(tǒng)一，行動分歧，上下左右易于分離，便于指導(dǎo)，便于審定工作;由于工作組對審定成果停止驗(yàn)收，普通的能夠保證審定質(zhì)量。
3.檔案保管價(jià)值確實(shí)定基建檔案審定好壞，本質(zhì)是反映在保管價(jià)值肯定上能否得當(dāng)、正確。依據(jù)我們的領(lǐng)會，肯定基建檔案的保管價(jià)值，應(yīng)留意控制以下幾點(diǎn)肉體：
(1)曾經(jīng)施工的基建檔案，應(yīng)當(dāng)永世或長期保管。特別是關(guān)于重要的工程，必需嚴(yán)厲執(zhí)行完工圖的編制和審核制度。工程部門在施工過程中，應(yīng)及時(shí)的搜集、積聚原始材料，竣工后即應(yīng)依據(jù)實(shí)踐狀況認(rèn)真地繪制完工圖?；▎挝辉隍?yàn)收交接時(shí)，應(yīng)按完工圖停止檢查驗(yàn)收。這樣做，不只能夠保證完工圖的完好與真實(shí)，還防止了事后補(bǔ)制，破費(fèi)很多的時(shí)間去查對、回想、開挖等。更重要的是對工程質(zhì)量理解得更分明、更有利于今后的管理和維修。設(shè)計(jì)任務(wù)書、產(chǎn)品計(jì)劃、主要建筑物、構(gòu)筑物、各種管線等的計(jì)算書、施工圖、完工圖，都應(yīng)當(dāng)永世或長期保管。
(2)基建立備在運(yùn)用中，由于維修、改建、擴(kuò)建不時(shí)在變化著，所以完工圖也必需隨著基建立備的變化及時(shí)地補(bǔ)充。否則，它就很快失去應(yīng)有的作用。因而管理維修部門，必需自上而下的樹立基建立備變動的申請、批準(zhǔn)和圖紙的補(bǔ)充修正制度，以保證完工圖永遠(yuǎn)可以反映實(shí)踐。
(3)技術(shù)檔案是技術(shù)文件資料轉(zhuǎn)化來的，一項(xiàng)基建工程的技術(shù)文件資料，是在工程建立各階段構(gòu)成的，它無論在建立過程中或建成后都是不可短少的。能否樹立起正常的技術(shù)文件資料的搜集、整理與立卷歸檔制度，是考核技術(shù)管理工作好壞的標(biāo)志之一，所以工程完工時(shí)應(yīng)把基建工程檔案作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)項(xiàng)目停止驗(yàn)收。
(4)基建單位，是基建工程的維修運(yùn)用單位，依照基建工程驗(yàn)收交接方法歸定，在工程驗(yàn)收交接的同時(shí)承受全套施工和完工(包括底圖)文件。這些文件是基建工程管理和維修的根據(jù)。所以驗(yàn)收交接后，承受單位應(yīng)及時(shí)地系統(tǒng)整理，向本單位檔案室歸檔。施工部門，在施工過程中所構(gòu)成的各種技術(shù)文件資料，在工程完工時(shí)除按規(guī)則移交給基建單位的以外，應(yīng)將完工圖、驗(yàn)收交接報(bào)告和重要的施工技術(shù)總結(jié)(措施或計(jì)劃)搜集、整理一套，及時(shí)向本單位檔案室歸檔，同時(shí)一個(gè)工程項(xiàng)目有兩個(gè)以上施工單位時(shí)，由總承包單位擔(dān)任搜集齊全并歸檔。設(shè)計(jì)、施工部門的檔案具有永世保管價(jià)值的，在本單位保管一定時(shí)期后，移交給檔案館。
(5)未建立的基建檔案或各種未完成的設(shè)計(jì)計(jì)劃，由于無實(shí)踐物，屬于紙上的東西，但它可作設(shè)計(jì)參考，也能夠定期保管。
(6)基建檔案中還有一局部專用設(shè)備檔案。假如是已制造裝置了的，應(yīng)當(dāng)長期保管;假設(shè)未制造裝置，則可定期保管，留作參考。
三、結(jié)論在審定中，只需可以認(rèn)真的剖析研討基建檔案的內(nèi)容，從檔案聯(lián)絡(luò)到實(shí)物，再由實(shí)物聯(lián)絡(luò)到檔案，停止重復(fù)比擬剖析，按上述肉體，根本上能較好確實(shí)定基建檔案的保管價(jià)值。肯定基建檔案保管價(jià)值的根本準(zhǔn)繩，筆者以為，應(yīng)當(dāng)是有實(shí)物在(如廠房、民房的建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備等)，就應(yīng)當(dāng)有檔案在。無實(shí)物的也可在一定時(shí)期留作參考?？傊?，工程檔案是工程質(zhì)量綜合反映的實(shí)踐表現(xiàn)，審定工作應(yīng)從實(shí)踐動身，定期停止，以全面的、歷史的、開展的觀念科學(xué)地停止檔案的審定，維護(hù)黨和國度歷史的真實(shí)相貌。
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