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　　在未來中國檔案工作的發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)是一個非常重要的趨勢。研究檔案信息建設(shè)的一系列基本理論，對于指導(dǎo)我國檔案信息化建設(shè)的具體過程具有重要意義。

　　一，檔案信息建設(shè)的意義，

　　了解檔案信息的含義，目前主要有以下代表性觀點：文件信息化是計算機化的;檔案信息化是網(wǎng)絡(luò);檔案信息化是交往的現(xiàn)代化;檔案信息化是計算機化+網(wǎng)絡(luò)化+通信化的現(xiàn)代化。上述理解的純粹技術(shù)觀點是技術(shù)至上的典型。簡而言之，檔案信息化建設(shè)是指利用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況，新原則和新理論，建立檔案管理的基本框架和基本方法。和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的存檔服務(wù)。檔案信息的社會化服務(wù)。

　　上述表達主要包括以下基本含義：## ;#首先，檔案信息建設(shè)的基本驅(qū)動力是信息技術(shù)在文件管理中的廣泛應(yīng)用。隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，檔案信息化的目標也應(yīng)該動態(tài)調(diào)整。其次，檔案信息化建設(shè)的階段性目標是提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理和服務(wù)的基本框架。中國的一些學(xué)者將檔案工作的現(xiàn)代化分為兩個階段，即計算機輔助文件管理階段和電子文件工程階段。這種理解基本上是可取的。 P126機器輔助文件管理階段的計算是利用計算機模擬傳統(tǒng)手工工作模式為存檔的傳統(tǒng)文件建立“計算機輔助文件管理系統(tǒng)”，以開發(fā)信息資源，保護原始文件。其特點是：模仿手工管理，紙質(zhì)文件的數(shù)字轉(zhuǎn)換，不會挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的文件管理理論。電子檔案工程階段是指在新理論和新方法的指導(dǎo)下完成電子文檔歸檔和電子檔案管理。

　　其特點是：根據(jù)技術(shù)應(yīng)用水平，電子檔案項目分為電子檔案管理，檔案數(shù)字化，檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案建設(shè)等幾個方面;電子文件和電子文件管理有新的工作程序和工作方法;網(wǎng)絡(luò)化文件管理工作將帶來理論上的新變化。由于檔案工作的管理對象，管理原則，管理方法和服務(wù)形式在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中不同于傳統(tǒng)的檔案工作，檔案信息建設(shè)的階段目標之一就是形成網(wǎng)絡(luò)檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。幀。

　　第三，在檔案信息建設(shè)過程中，要注意重新思考檔案管理的原則，方法和方法。由于在文件管理中使用信息技術(shù)，新的文件管理問題，方法和原則正在出現(xiàn)。例如，檔案部門的職能和檔案工作系統(tǒng)的變化，檔案事業(yè)的問題，電子文件管理系統(tǒng)的問題，電子文件的識別，電子文件的管理以及數(shù)字問題。檔案。對于因使用技術(shù)建設(shè)檔案信息而引起的這些理論問題，檔案界必須做出理性和科學(xué)的答案。

　　第四，檔案信息化建設(shè)的最終目標是實現(xiàn)令公眾滿意的檔案信息社會化。信息化過程中人類進步的理想目標是在建立良好信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實現(xiàn)信息披露(特別是政府信息披露)和信息利用的社會開放。對于檔案信息的建設(shè)，這一目標也具有指導(dǎo)意義。

　　檔案信息建設(shè)的內(nèi)容相當(dāng)豐富。研究和開發(fā)電子文檔存檔和電子文件管理的系統(tǒng)，標準和方法，將電子文檔接收到圖書館，加快檔案數(shù)字化，促進檔案服務(wù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，都是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。在上述內(nèi)容中，檔案信息的數(shù)字化，檔案網(wǎng)站的建設(shè)和數(shù)字檔案占據(jù)了突出的位置。

　　二，檔案信息的數(shù)字化

　　(1)檔案信息數(shù)字化的含義和原則

　　1。存檔信息數(shù)字化的含義

　　檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件，視聽文件等傳統(tǒng)媒體文件和存檔電子文件系統(tǒng)地組織成一個存檔數(shù)字化具有有序結(jié)構(gòu)的信息庫。

　　2。檔案信息數(shù)字化原則

　　為了確保檔案信息數(shù)字化的質(zhì)量，檔案信息的數(shù)字化必須遵循某些原則，這些原則體現(xiàn)在：

　　(1)規(guī)范性原則。所有文件信息必須按照規(guī)定的技術(shù)要求，文本格式和工作標準進行數(shù)字化，并盡可能采用通用標準。

　　(2)安全原則。在數(shù)字化文件信息的過程中，有必要確保原始文件的安全性，確保數(shù)字文件信息的內(nèi)容與原始文件匹配，并確保文件信息的內(nèi)容不泄露。

　　(3)效率原則。檔案信息的數(shù)字化是廣泛的，耗時且昂貴的，并且必須注意數(shù)字作品的好處。應(yīng)在充分調(diào)查的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)歸檔信息數(shù)字化方案。這包括從大量檔案信息資源中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)字對象，選擇最佳數(shù)字工作流程，最合理的技術(shù)手段和最合適的數(shù)字處理。設(shè)施等#2;

　　(2)檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容和形式

　　現(xiàn)階段，在中國各級檔案機構(gòu)的檔案中，除了一小部分體育的形成過程和早期階段除了使用數(shù)字記錄外，大多數(shù)文件都是紙質(zhì)文件。針對這種情況，在現(xiàn)階段和未來一段時間內(nèi)，中國檔案信息數(shù)字化的中心任務(wù)是以數(shù)字方式轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案信息。

　　這不僅需要進一步改變檔案結(jié)構(gòu)，而且是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源共享和檔案信息建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　一般來說，檔案信息的數(shù)字化有兩個不同的層次：一個是檔案目錄信息的數(shù)字化。目標是創(chuàng)建歸檔目錄數(shù)據(jù)庫。完成這項工作的關(guān)鍵是嚴格規(guī)范檔案信息的書目索引，科學(xué)選擇檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu);第二個是檔案全文的數(shù)字化?？梢酝ㄟ^將檔案的整個文本掃描成圖像文件并根據(jù)原始外觀對其進行索引，或者使用OCR(光學(xué)字符技術(shù))將存檔的內(nèi)容存儲在文本中來執(zhí)行檔案的全文信息的數(shù)字化。格式，由全文搜索補充。數(shù)據(jù)庫有兩種不同的方式。在數(shù)字化文件信息的過程中，可以根據(jù)文件信息的特征組合這兩種方法。

　　(3)數(shù)字化檔案信息的主要困難

　　在這個階段，檔案信息數(shù)字化面臨的主要問題是：第一，檔案信息數(shù)字化技術(shù)尚不成熟，不經(jīng)濟。目前，數(shù)字化信息資源的主要方法包括鍵盤輸入和掃描(包括圖像模式保存和光學(xué)字符識別后的文本保存)。鍵盤輸入的主要缺點是速度慢，效率低，成本高;掃描還存在圖像質(zhì)量低，掃描速度慢，漢字識別率低等缺陷。第二，數(shù)字化對象的問題。檔案館中有大量檔案。不同檔案的價值不同，開放使用的時限不同，保密程度也不同。檔案館必須決定哪些檔案信息資源可以數(shù)字化，哪些檔案信息資源當(dāng)前不需要數(shù)字化或臨時數(shù)字化，哪些檔案信息資源應(yīng)優(yōu)先進行數(shù)字化。合作問題。檔案信息的數(shù)字化處理是各級檔案機構(gòu)面臨的現(xiàn)實問題。各檔案機構(gòu)應(yīng)就數(shù)字對象的選擇達成共識，并在分工和合作的基礎(chǔ)上建立檔案信息資源開發(fā)利用系統(tǒng)。

　　三，檔案網(wǎng)站建設(shè)

　　(1)檔案網(wǎng)站的含義和功能

　　1。存檔網(wǎng)站的含義

　　存檔網(wǎng)站是在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的存檔機構(gòu)，通常在主頁上提供相關(guān)的文件服務(wù)和文件提升。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要一步。這是檔案部門與社會聯(lián)系的重要窗口。

　　2。存檔網(wǎng)站的功能

　　存檔網(wǎng)站的功能主要包括：

　　首先，服務(wù)功能。建立檔案網(wǎng)站的主要目的之一是向公眾提供檔案信息查詢服務(wù)，使文件用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)快速方便地查詢文件信息，并通過網(wǎng)絡(luò)完成文件信息傳輸服務(wù)。檔案信息的數(shù)字化以及中國現(xiàn)有和不斷發(fā)展的信息基礎(chǔ)設(shè)施可以為實現(xiàn)檔案網(wǎng)站服務(wù)功能提供條件。

　　二，促銷功能。檔案網(wǎng)站可以成為檔案工作，檔案館和檔案館專業(yè)形象推廣的有效工具，從而進一步擴大檔案工作的社會影響力，提高全社會檔案意識。

　　三，溝通功能。檔案網(wǎng)站可以打開用戶欄目，關(guān)閉檔案部門與公眾的關(guān)系，及時了解和掌握檔案工作的評價和要求，不斷提高檔案管理和檔案服務(wù)水平。

　　(2)存檔網(wǎng)站的主要內(nèi)容

　　為了實現(xiàn)檔案網(wǎng)站的上述功能，檔案網(wǎng)站應(yīng)主要提供以下信息內(nèi)容：一，文件工作信息。包括國內(nèi)和國際檔案館工作動態(tài)信息，檔案政策和法規(guī)信息，檔案教育和科研信息。第二是檔案機構(gòu)的信息。包括檔案室及其管理機構(gòu)的基本功能，部門設(shè)置，日常服務(wù)，聯(lián)系方式和發(fā)展規(guī)劃。第三是文件資源信息。

　　包括收集數(shù)字檔案目錄信息和檔案全文信息，特色檔案圖像數(shù)據(jù)。第四是文件利用服務(wù)信息。包括文件組織的服務(wù)對象，服務(wù)方法，服務(wù)內(nèi)容，服務(wù)政策等。第五是本地文化信息。它主要包括當(dāng)?shù)貧v史，常識，風(fēng)俗和旅游景點。

　　(3)檔案網(wǎng)站建設(shè)中存在的問題及對策

　　近年來，中國已建立多個檔案網(wǎng)站。但總體而言，我國現(xiàn)有的檔案網(wǎng)站建設(shè)存在目標不足，信息量不足，訪問率低等問題。為了促進檔案信息化進程，還應(yīng)在檔案網(wǎng)站建設(shè)中采取有效措施，提高檔案網(wǎng)站的建設(shè)水平。可采取的主要措施是：在檔案管理部門的組織下，建立領(lǐng)先的網(wǎng)站，門戶網(wǎng)站和樣本網(wǎng)站;逐步豐富在線檔案的信息;注重檔案網(wǎng)站建設(shè)的規(guī)劃設(shè)計，配備專業(yè)人才。 P129#NBSP;

　　四，數(shù)字檔案館的建設(shè)

　　(1)數(shù)字檔案的含義

　　國內(nèi)外有許多不同的數(shù)字檔案表達方式，本書使用“數(shù)字檔案遠程使用電子網(wǎng)絡(luò)表示獲取檔案文件信息的方式。表達式突出了數(shù)字檔案是動態(tài)的本質(zhì)。搜索分布在整個計算機通信網(wǎng)絡(luò)中的各種檔案。它強調(diào)用戶在數(shù)字檔案環(huán)境中開發(fā)和利用檔案信息資源的便利性。因此，數(shù)字檔案不是物理實體，而只是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接數(shù)字檔案信息資源以不同的檔案機構(gòu)分布在不同的檔案機構(gòu)中，提供及時利用，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，其實質(zhì)是形成一個信息環(huán)境，在這個環(huán)境中共享有序的信息空間和資源。數(shù)字檔案不是特定檔案orm，但是一個無形的信息組織和利用環(huán)境。

　　(2)數(shù)字檔案館的主要功能

　　數(shù)字檔案館具有以下基本功能：

　　1.存在方式的功能 #nbsp ;數(shù)字檔案的本質(zhì)是動態(tài)搜索分布在計算機網(wǎng)絡(luò)周圍的各種檔案。因此，數(shù)字檔案不是物理上存在的實體，而是信息組織和利用的無形環(huán)境。

　　2。操作模式的功能

　　數(shù)字檔案的操作模式是訪問文件信息的網(wǎng)絡(luò)。數(shù)字檔案可以訪問各種檔案館提供的數(shù)字檔案。從這個意義上說，各種檔案是數(shù)字檔案存在的基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案環(huán)境中使用檔案信息的重點是在獨立狀態(tài)或孤立狀態(tài)下，但在分布式網(wǎng)站或不同數(shù)據(jù)服務(wù)器上使用收集在某些檔案中的數(shù)字檔案信息。組織和使用數(shù)字檔案信息。

　　訪問檔案信息網(wǎng)絡(luò)的基本工作決定了數(shù)字檔案在信息環(huán)境組織過程中可能面臨以下問題：檔案信息數(shù)字處理的通用標準，物理檔案網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。完善和共享檔案信息資源。

　　3。功能定位的特點

　　檔案館和數(shù)字檔案館在各自的運營管理中應(yīng)該有不同的功能取向。一般檔案不僅應(yīng)成為檔案信息資源開發(fā)和利用的中心，還應(yīng)首先成為檔案信息資源的收集和保存中心。隨著電子文檔的不斷增加，雖然我們?nèi)匀徊淮_定它是否會取代紙質(zhì)文件，但隨著相關(guān)技術(shù)問題和管理方法的成熟和穩(wěn)定，電子文檔的信息累積和信息憑證功能將逐漸顯現(xiàn)。從這個意義上講，為了有效地發(fā)揮當(dāng)前物理檔案的信息積累，信息記憶的作用和電子檔案信息的憑證功能，各種P130檔案應(yīng)以“擁有”為基礎(chǔ)建立檔案信息。資源。功能齊全的檔案。數(shù)字檔案主要基于全國各地分布的檔案信息資源的動態(tài)搜索和關(guān)聯(lián)，使功能定位以“訪問”為中心。

　　“所有權(quán)”是指收集檔案信息資源以滿足圖書館用戶甚至網(wǎng)絡(luò)用戶的檔案信息需求的行為; “訪問”是指訪問和使用歸檔所擁有的檔案資源集合，以滿足用戶的個人資料信息需求。物理檔案將對檔案信息資源的“擁有”產(chǎn)生以下積極影響：確保電子檔案信息的真實性和可靠性，為數(shù)字檔案環(huán)境中的檔案信息“訪問”服務(wù)提供數(shù)字檔案信息資源保障。有可能闡明出版，處置和利益檔案和信息資源權(quán)利的基本權(quán)利，并維護中國檔案信息資源開發(fā)和利用的良好秩序。

　　(3)數(shù)字檔案與實體檔案之間的關(guān)系

　　數(shù)字檔案與實體檔案的關(guān)系主要如下：

　　1。物理檔案的檔案是數(shù)字檔案形成的基礎(chǔ)。

　　數(shù)字檔案的形成有三個要素：用戶，檔案信息資源和通信網(wǎng)絡(luò)。檔案信息資源的存在需要記錄在某個載體上，無論是紙質(zhì)的還是電子的還是其他類型的，都直接來源于人類社會實踐活動。這些檔案信息資源不會自動進入網(wǎng)絡(luò)，除了一些檔案信息資源由數(shù)字形式的表格直接形成并提供給在線使用。相當(dāng)一部分檔案還必須依靠當(dāng)前的檔案進行收集，處理和分類。然后轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式以在線提供。因此，數(shù)字檔案館建成后，各級檔案館仍應(yīng)努力加強館藏建設(shè)，為數(shù)字檔案館提供豐富的檔案信息資源保障。同時，數(shù)字檔案館提供的檔案的原創(chuàng)性，真實性和可靠性也必須受到物理檔案檔案中相關(guān)檔案的保護。

　　2。數(shù)字檔案的出現(xiàn)為物流檔案的收集提出了新的要求。

　　物理存檔的存檔經(jīng)過數(shù)字處理并可在線獲取，以使用戶能夠?qū)崿F(xiàn)遠程快速查找利用率。這在客觀上要求物理檔案在構(gòu)建館藏時有意識地將自己融入?yún)^(qū)域，專業(yè)，國家乃至全球檔案信息網(wǎng)絡(luò)中，以使檔案館的檔案和信息資源獨一無二。重復(fù)。

　　3。數(shù)字檔案館為物理檔案提供了新的管理和服務(wù)機制。 ## ;物質(zhì)檔案采用物化，程序和制度化的管理機制。核心是擁有一個存檔文件實體并進行業(yè)務(wù)操作，如收集，排序，識別，存儲，統(tǒng)計，開發(fā)和利用。

　　這種機制將物理檔案的管理和服務(wù)限制在特定的，物化的資源和場所，不能在社會中發(fā)揮更大的作用。數(shù)字檔案放置了邏輯和動態(tài)檔案信息資源。并且信息管理系統(tǒng)引入了物理檔案，構(gòu)建了虛擬文件字P131環(huán)境，打破了物理檔案及其館藏的物理邊界，使檔案靈活方便搜索，選擇，鏈接檔案信息資源的動態(tài)信息系統(tǒng)。正是這種動態(tài)搜索和聯(lián)動機制，可以極大地擴展物理檔案的檔案信息服務(wù)能力，從而更有效地開展社會化服務(wù)。

　　因此，數(shù)字檔案與實體檔案之間沒有替代關(guān)系，而是相互依賴和相互促進的關(guān)系。如果沒有物理檔案，數(shù)字檔案將失去重要的信息來源;相反，如果沒有數(shù)字檔案館提供的信息環(huán)境，物理檔案將無法突破原有的工作限制，無法獲得更大范圍的檔案信息。服務(wù)。可以看出，數(shù)字檔案館的建設(shè)需要以物理檔案為基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館的建設(shè)也為物質(zhì)檔案的進一步發(fā)展提供了新的機遇。

　　五，檔案信息化建設(shè)的基本對策檔案信息化建設(shè)以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息資源社會共享為動態(tài)發(fā)展過程。在特定組織實施檔案信息化的過程中，有必要注意加強幾種策略的設(shè)計和研究。

　　(1)系統(tǒng)改進

　　機構(gòu)建設(shè)有多重目標，其中一個重要目標是防范文件信息化中各種“檔案信息孤島”的出現(xiàn)。 “信息孤島”現(xiàn)象不僅可能發(fā)生在檔案部門之間，也可能發(fā)生在檔案部門和其他信息部門之間。從目前的情況來看，存檔網(wǎng)站中無鏈接的鏈接比例已達到30%，這實質(zhì)上是“檔案信息孤島”的現(xiàn)象。為了消除這種現(xiàn)象，存在技術(shù)和物理障礙，系統(tǒng)構(gòu)建是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。機構(gòu)建設(shè)包括檔案信息管理系統(tǒng)標準，安全系統(tǒng)和技術(shù)規(guī)范。

　　1。檔案信息管理系統(tǒng)標準

　　數(shù)字檔案信息收集和存儲標準：數(shù)字檔案信息是檔案信息建設(shè)的重要資源基礎(chǔ)。數(shù)字文件信息通常有兩個來源：一個是電子文件和隨管理過程一起形成的電子文件;另一種是紙質(zhì)文件的數(shù)字轉(zhuǎn)換。為此，圍繞以上兩個方面進行了數(shù)字檔案信息采集標準的建設(shè)。為響應(yīng)電子文件和電子文件的管理標準化，國家檔案局，建設(shè)部，國家科委，國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局等部門先后頒布了四項CAD電子管理標準。文件和《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，形成電子文件。積累，識別，存檔等作出了指導(dǎo)規(guī)定：“歸檔時間，歸檔范圍，技術(shù)環(huán)境，相關(guān)軟件版本，數(shù)據(jù)類型，格式，要操作的數(shù)據(jù)，測試應(yīng)明確定義數(shù)據(jù)等，以確保電子文件的質(zhì)量。

　　與此相關(guān)的是，中國還制定了近10個國家行業(yè)標準，如《革命歷史檔案資料目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》(DA/T17.5-1995)，《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)P132，但在電子文件管理標準研究所。建議的標準化目標仍然存在標準和政策支持建設(shè)方面的缺陷，如缺乏匹配的元數(shù)據(jù)標準，數(shù)據(jù)存儲格式標準，術(shù)語標準，電子文檔保留時間表等。因此，檔案信息管理系統(tǒng)標準的制定還需要加強。

　　檔案信息網(wǎng)絡(luò)標準：檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可以有三種類型，即局域網(wǎng)(一個單元或文件部門內(nèi)部使用，共享文件數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò))，城域網(wǎng)(每個單元實現(xiàn)資源交換和共享的網(wǎng)絡(luò))和WAN(由因特網(wǎng)上的檔案部門建立的網(wǎng)站或網(wǎng)頁)。檔案部門網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的標準化是確保檔案信息快速傳輸和使用的關(guān)鍵。研究和開發(fā)《電子文件管理系統(tǒng)軟件通用標準》，《檔案信息平臺數(shù)據(jù)通用標準》來標準化數(shù)據(jù)源，編碼方法和數(shù)據(jù)交換格式。

　　存檔信函管理軟件標準：存檔信息管理軟件的標準化主要體現(xiàn)在應(yīng)用軟件的多功能性和一致性上。軟件的標準化和規(guī)范性要求是絕對的，而軟件的一致性和通用性要求是相對的。一般來說，大量，不均勻的質(zhì)量和不同的格式是中國現(xiàn)有檔案信息管理軟件的基本特征。從集約化，規(guī)范效應(yīng)和文件信息共享的要求來看，檔案信息管理軟件仍需逐步變得更加規(guī)范化。GM和制服。

　　2.Archive信息安全標準

　　從具體內(nèi)容的角度來看，文件信息安全標準包括文件信息內(nèi)容安全，文件信息載體安全，文件記錄安全和文件信息網(wǎng)絡(luò)安全和其他方面。

　　鑒于上述具體內(nèi)容，在國家通用標準的基礎(chǔ)上進一步制定檔案行業(yè)安全標準非常重要。例如，需要進一步改進與文件管理網(wǎng)絡(luò)安全級別分類和評估相關(guān)的相關(guān)標準，文件信息訪問之前的機密性控制以及網(wǎng)絡(luò)中文件信息的安全管理。

　　3。存檔業(yè)務(wù)技術(shù)標準

　　業(yè)務(wù)標準是處理電子文檔和檔案的規(guī)范。它包括與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語標準，資源識別和描述編號。存檔文件格式，元數(shù)據(jù)格式和對象數(shù)據(jù)格式等標準。技術(shù)標準包括電子文檔，歸檔數(shù)據(jù)存儲壓縮格式數(shù)據(jù)交換標準規(guī)范，數(shù)據(jù)水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標準。上述標準在中國有一定的基礎(chǔ)，但仍需加強其支持需求。

　　(2)資源建設(shè)

　　檔案信息化的本質(zhì)是為檔案信息資源的開放和發(fā)展提供新的平臺和空間。因此，根據(jù)信息化要求，應(yīng)該有針對性地存檔信息資源的有序化。標準化和特色建設(shè)已成為檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。在工業(yè)和現(xiàn)場信息化建設(shè)中，“軟硬”，“無道路，無車輛等”現(xiàn)象可以成為檔案信息化建設(shè)的有益經(jīng)驗。在檔案信息中

　　資源構(gòu)建，當(dāng)前應(yīng)注意的問題是：

　　1.確定檔案信息化目標中包含的信息類型## ;在檔案信息化建設(shè)中，不僅要加強檔案信息資源的建設(shè)，還要加強一系列與檔案社會服務(wù)相關(guān)的信息資源建設(shè)。從資源建設(shè)的內(nèi)容來看，主要應(yīng)包括檔案實體信息，檔案檢索信息，檔案內(nèi)容信息，檔案開發(fā)信息，檔案開放信息，當(dāng)前文檔開放信息，檔案。教育信息，檔案政策和監(jiān)管信息，檔案新聞，檔案科研信息等。

　　2.Archive信息數(shù)據(jù)庫共建

　　檔案信息數(shù)據(jù)庫包括目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。從理解的角度來看，檔案信息的數(shù)字化和檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是重建檔案信息資源系統(tǒng)的過程。檔案信息資源系統(tǒng)有兩個特點：第一，它是一個數(shù)字信息資源系統(tǒng);二是國家所有檔案館共同建設(shè)的數(shù)字檔案信息資源系統(tǒng)，是一個綜合的信息資源系統(tǒng)。對于檔案信息資源系統(tǒng)的建設(shè)，檔案主管部門應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)計劃，并在協(xié)調(diào)行動的基礎(chǔ)上，啟動檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)項目，如分布式檔案目錄數(shù)據(jù)庫和分布式重要檔案庫。收集多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為政府信息網(wǎng)絡(luò)。

　　(3)加強管理

　　1。建立信息化咨詢監(jiān)督機制

　　信息化咨詢監(jiān)督是指相關(guān)機構(gòu)在文件信息建設(shè)過程中組織或人員，預(yù)咨詢，信息化方案論證，系統(tǒng)集成商選擇等一系列服務(wù)，信息質(zhì)量控制等，幫助檔案部門完成一些成本優(yōu)化的文件信息項目。檔案信息咨詢監(jiān)督有其自身的特點：一是咨詢和監(jiān)督過程的全過程。檔案信息咨詢監(jiān)督不僅要參與和監(jiān)督信息化項目的建設(shè)過程，還要求咨詢和監(jiān)督內(nèi)容延伸到信息化建設(shè)的兩端，涵蓋從檔案項目到試運行的全過程。例如，在項目階段，檔案部門決定確定信息化目標。在運營階段，協(xié)助檔案部門制定相關(guān)的運營管理體系，在后期，協(xié)助檔案部門進行項目維護。第二是監(jiān)督組織的虛擬化和社會化。由于大量的信息技術(shù)和文件管理問題的復(fù)雜性，檔案信息咨詢監(jiān)督的實施必須依靠專家網(wǎng)絡(luò)，不僅包括技術(shù)專家，還包括文件管理專家。從現(xiàn)有的實踐來看，由純技術(shù)專家組成的咨詢監(jiān)督小組很難體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中檔案管理的特點。

　　2.項目管理

　　檔案信息化過程有其自身的特點和規(guī)律。系統(tǒng)思考和控制文件信息化過程有助于找出檔案的特征和規(guī)律，從而提高檔案信息的水平。因此，文件信息化實際上是一個雙重過程：一個是信息項目的實際過程;另一個是P134流程的項目管理。歸檔信息化的過程管理是決定其成敗的重要因素之一。在流程管理中，更重要的方面是：可行性分析，信息需求分析，組織功能分析，系統(tǒng)設(shè)計和實施。

　　對項目信息需求的分析是最重要的部分。檔案部門應(yīng)與相關(guān)開發(fā)人員合作，準確分析信息化的基本環(huán)境，檔案資源的特殊性和檔案部門的約束。

　　3。規(guī)劃與發(fā)展

　　從目前來看，中國檔案信息建設(shè)普遍缺乏中長期規(guī)劃。 “一步一步”的現(xiàn)象更加突出。因此，有必要加強戰(zhàn)略規(guī)劃的制定。檔案信息化戰(zhàn)略規(guī)劃的制定必須充分考慮以下因素：一是信息化目標的復(fù)雜性。信息化是一個動態(tài)過程，必須有一個持續(xù)的滾動支持計劃。因此，歸檔信息規(guī)劃必須是戰(zhàn)略性的，靜態(tài)匹配不能用作規(guī)劃重點。第二是技術(shù)因素的復(fù)雜性。例如，新舊技術(shù)的融合，如何平衡新技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)者和舊技術(shù)挖掘，存在復(fù)雜性，還必須考慮技術(shù)環(huán)境的快速變化。第三是考慮信息規(guī)劃的政治因素。如果要考慮檔案管理部門的功能定位和性質(zhì)，特別是檔案館作為國家科學(xué)文化單位的特殊功能需求，積累社會記憶，保護人類文明財富。四是要注意檔案信息資源的特點。檔案信息資源作為一種公共信息資源，在社會性，適用性和可比性方面具有自己的個性。檔案信息化的建設(shè)不能以檔案信息資源的特性為代價。第五是檔案信息需求定義的復(fù)雜性。信息化需求不明確或不完整，早期，中期或后期需求變化的差異將導(dǎo)致不同的成本。根據(jù)各自的實際情況，檔案部門應(yīng)劃分信息化建設(shè)的具體目標(電子文件管理，紙質(zhì)檔案數(shù)字化，檔案網(wǎng)站建設(shè)，數(shù)字檔案館建設(shè)等)及其不同的時間表。

　　4.外包管理

　　在文件信息建設(shè)過程中，檔案部門可以將部分工作交給其他組織。檔案部門可以外包的項目類型包括：首先，檔案管理員的培訓(xùn)和教育被分配給高等院校和教師;第二，實施不同層次的信息技術(shù)外包。它可以是軟件外包，檔案網(wǎng)站或數(shù)字檔案館建設(shè)的工程外包，也可以是信息技術(shù)資產(chǎn)，人員和租賃資產(chǎn)的外包。文件部門制定外包計劃后，有必要找到一個適合其需求的外包合作伙伴。通過項目招標和公平競爭，對外包商的服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)水平進行廣泛深入的檢查，選擇信譽良好，實力雄厚，經(jīng)驗豐富，管理先進的公司作為合作伙伴，簽訂外包協(xié)議，相互合作。遵守行為準則。在具體實施階段，檔案部門應(yīng)隨時監(jiān)測和評估項目的進度，成本和績效，與外包商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，并對信息項目的后期維護工作進行避免系統(tǒng)不穩(wěn)定和不安全。 #五;

　　(4)風(fēng)險控制

　　檔案信息建設(shè)是一個涉及多個因素的系統(tǒng)項目，其投資也很大。這意味著此過程中還存在一系列風(fēng)險。筆者認為，這種風(fēng)險主要體現(xiàn)在：

　　組織風(fēng)險：檔案信息化涉及多個部門。如果部門之間的工作沒有得到有效協(xié)調(diào)，可能會出現(xiàn)諸如相互爭吵，整合不良和進展緩慢等現(xiàn)象。此外，信息技術(shù)項目的實施將帶來人事管理和績效評估體系的變化。在數(shù)字檔案的構(gòu)建階段，能否在一定范圍內(nèi)建立能夠動態(tài)搜索檔案信息的信息環(huán)境取決于相關(guān)主題的組織水平。因此，針對上述組織風(fēng)險，檔案部門應(yīng)建立專門的信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，建立規(guī)范的信息化工作機制。

　　信息安全風(fēng)險：從廣義上講，檔案信息化的信息安全是計算機安全，網(wǎng)絡(luò)安全，通信安全和信息安全。這里的主要表現(xiàn)是檔案信息的內(nèi)容安全性。歸檔信息的內(nèi)容安全性包括文件原始安全性，文件數(shù)字轉(zhuǎn)換安全性，存儲安全性和安全性等多個方面。檔案部門應(yīng)在信息化工作中制定健全檔案信息安全保護制度，明確安全問題發(fā)生后的救濟措施和相關(guān)責(zé)任。

　　知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險：檔案信息化將涉及一系列知識產(chǎn)權(quán)問題。檔案信息的數(shù)字產(chǎn)權(quán)，檔案數(shù)據(jù)庫的產(chǎn)權(quán)，復(fù)制文件的權(quán)利以及存檔網(wǎng)站建設(shè)中的鏈接所產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)問題凸顯了這一點。在實施相關(guān)信息化項目時，檔案部門可以就如何規(guī)避各種知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險咨詢相關(guān)專家。簡而言之，檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，其組織和實施涉及許多技術(shù)和非技術(shù)因素。因此，科學(xué)檔案信息化戰(zhàn)略的開發(fā)和研究將成為未來中國的檔案工作。其中一項重要任務(wù)。