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檔案信息化的開始是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展。在20世紀(jì)70年代和80年代，隨著計(jì)算機(jī)的引入，我國(guó)的文件行業(yè)開始嘗試用計(jì)算機(jī)管理文件。20世紀(jì)中葉至21世紀(jì)初，地方政府對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入大幅增加，檔案部門配置的信息設(shè)備增加，檔案信息化法規(guī)的相關(guān)建設(shè)也得到進(jìn)一步完善，檔案信息化進(jìn)入建設(shè)經(jīng)歷了一個(gè)快速發(fā)展時(shí)期。進(jìn)入21世紀(jì)后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是電子政務(wù)的快速發(fā)展，給檔案信息化建設(shè)注入了新的活力。

以下介紹重慶：數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢(shì)

首先，為了提高經(jīng)濟(jì)效益，過(guò)去一直采用粗放的方式，即增加辦公人員和辦公費(fèi)用作為解決這一問(wèn)題的手段，導(dǎo)致管理成本大幅增加。然而，重慶數(shù)字檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了存儲(chǔ)成本和占地空間，而且查閱方便快捷，避免了因重復(fù)打印資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

其次，為了提高辦公效率，數(shù)字文件管理使數(shù)據(jù)能夠及時(shí)歸檔并盡快可用。以組織部為例，干部的任免需要詳實(shí)的檔案信息。然而，檔案的數(shù)字化管理可以提供詳細(xì)、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字文件管理使查詢數(shù)據(jù)變得非常簡(jiǎn)單，這樣辦公室工作人員就可以真正了解世界大事，而不用離開他們的家。由于信息的時(shí)間和空間流動(dòng)，數(shù)字檔案事實(shí)上已經(jīng)成為“無(wú)邊界檔案”，檔案庫(kù)已經(jīng)基本上從存儲(chǔ)文件實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┓奖闶褂玫男畔⒖刂浦行摹?br />
第三，加強(qiáng)對(duì)原始文件的保護(hù)。紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字電子文件后，文件的使用會(huì)更安全。特別是對(duì)于歷史悠久的檔案，數(shù)字化無(wú)疑是一種更好的保護(hù)。此外，通過(guò)檔案數(shù)字化，防止了一些檔案的篡改。