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  簡(jiǎn)述檔案管理的注意事項(xiàng)包括哪些?

  1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高與工作人員的質(zhì)量意識(shí)密切相關(guān)。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨。我們應(yīng)該高度重視本單位檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化和數(shù)字化建設(shè)。因此，要求從事檔案工作的人員，尤其是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)，以更高的工作質(zhì)量促進(jìn)檔案質(zhì)量。

  2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)是做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員應(yīng)具有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，良好的服務(wù)意識(shí)，默默無聞、無私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作也是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作。檔案人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員應(yīng)該從做好檔案工作和提高檔案學(xué)習(xí)的專業(yè)知識(shí)。

  3、要把檔案價(jià)值的全面實(shí)現(xiàn)作為檢驗(yàn)檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。通過加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理，每個(gè)從事檔案工作的人都應(yīng)該更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育和科研服務(wù)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率提高，從而實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

  4、要牢固樹立“下一道工序是用戶”的理念。檔案由多個(gè)部門和多個(gè)人共同完成。檔案質(zhì)量的關(guān)鍵是不同部門和工作人員之間能否密切合作，上一道工序能否為下一道工序提供高質(zhì)量的“半成品”。如果每一道“工序”都能把下一道“工序”當(dāng)成自己的“用戶”，為下一道“工序”提供質(zhì)量保證，那么檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。

  5、預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提升。優(yōu)的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”的。按照這個(gè)基本原則，檔案的綜合質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點(diǎn)從“事后檢查”轉(zhuǎn)移到“事前預(yù)防”。從管理結(jié)果到管理因素，防患于未然。

  首先，檔案室的交接

  1、檔案交接時(shí)，首先檔案管理人員要對(duì)檔案室內(nèi)的檔案進(jìn)行整理，建立檔案交接表。

  2、接收人和接收人應(yīng)逐一-清點(diǎn)核實(shí)檔案，然后再進(jìn)行檔案交接表_雙方簽字。

  3、接收者應(yīng)熟悉檔案室內(nèi)所有檔案的分布情況。

  檔案的交接

  1、備案材料:備案材料少時(shí)，備案人應(yīng)填寫《檔案交接記錄》，登記時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等相關(guān)信息。數(shù)量多的時(shí)候，除了填寫《檔案交接記錄》之外，還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細(xì)目錄(紙質(zhì)版、電子版)。

  2、檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行確認(rèn)，經(jīng)雙方核實(shí)認(rèn)可后，交接雙方相互簽字確認(rèn)。

  3、文件管理員根據(jù)歸檔數(shù)據(jù)的類別進(jìn)行歸檔，并建立書面和電子文件目錄。

  4、各類檔案應(yīng)按類別、用途分別存檔，整理出書面和電子目錄，便于管理和查閱。

  5、歸檔文件材料應(yīng)完整、完整、準(zhǔn)確。熱敏紙傳真件和易褪色(或嚴(yán)重)的文件材料(用圓珠筆和鉛筆書寫)應(yīng)附上復(fù)印件。

  6、一般情況下，合同交接時(shí)，每月15日、30日集中交接。

  文件借閱注意事項(xiàng)

  1、借款人填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱理由和歸還期限。

  2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

  3、借用文件的復(fù)印件內(nèi)容僅供借用原因所涉及的用途，不得作為其他用途。

  4、借款人應(yīng)愛護(hù)檔案，注意安全保密，嚴(yán)格私自復(fù)印、抽卷、抽頁(yè)、涂改、污損。

  5、檔案歸還:

  檔案管理員應(yīng)及時(shí)督促借款人按時(shí)歸還檔案，并在歸還檔案時(shí)嚴(yán)格檢查驗(yàn)收，確保檔案完好無損。

  營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證書、稅務(wù)登記證等原件當(dāng)天借用。

  日常管理:

  清潔檔案室，定期通風(fēng)，做好物品防潮、防腐、防蟲、防火、防塵、防曬等工作。