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  隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起，信息技術(shù)得到了快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息化工作在各行各業(yè)和領(lǐng)域得到了全面發(fā)展。作為傳統(tǒng)信息向流量信息轉(zhuǎn)變的媒介，檔案行業(yè)迫切需要相應(yīng)的技術(shù)手段來(lái)支持和引導(dǎo)，保存原有信息，發(fā)展成為建設(shè)流動(dòng)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。在這個(gè)過(guò)渡和轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，檔案加工越來(lái)越受到重視，其加工標(biāo)準(zhǔn)和工作流程也在不斷提高和完善?；谫|(zhì)量和效率的提高，一系列檔案數(shù)字化加工軟件如雨后春筍般涌現(xiàn)。

  與傳統(tǒng)檔案管理工作的顯著區(qū)別在于，檔案加工管理軟件融合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、視頻)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、密級(jí)加密技術(shù)、電子公章技術(shù)等?？梢钥醋魇且环N新型的文件信息形式，其根本目的是將存在于各種載體中的文件資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件信息，以數(shù)字形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)形式連接，以準(zhǔn)確的形式使用，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有目的、有針對(duì)性地處理和管理文件信息資源，形成有序結(jié)構(gòu)的文件信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，為各種數(shù)據(jù)需求提供利用，實(shí)現(xiàn)高度共享信息資源。

  檔案加工管理軟件實(shí)現(xiàn)的檔案數(shù)字化包括檔案數(shù)字化采集、數(shù)字化管理、數(shù)字化查閱等。在具體操作流程中實(shí)施的檔案數(shù)字化主要包括拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃描、從實(shí)體檔案庫(kù)中提卷后再進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。在收集檔案數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)糾正、去污和去除掃描圖像。收集完成后，需要對(duì)檔案目錄進(jìn)行校對(duì)，檢查電子材料，完成初步審核。

  之后，由專(zhuān)人重新審核檔案原件和數(shù)據(jù)。確認(rèn)無(wú)誤后，裝訂還原原始檔案，將收集到的電子數(shù)據(jù)歸檔掛接。在整個(gè)加工過(guò)程中，各環(huán)節(jié)有序運(yùn)行，相互配合，協(xié)同運(yùn)行，信息采集、審核、加工等工作以流水線(xiàn)的形式完成，為檔案資源的再利用提供了準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息，提高了長(zhǎng)期使用的工作效率，也有利于檔案原始數(shù)據(jù)的保存。

  在協(xié)同軟件的幫助下，看似繁瑣復(fù)雜的加工過(guò)程可以變得簡(jiǎn)單有序，一目了然，這就是使用檔案加工管理軟件的優(yōu)勢(shì)。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)上各種各樣的加工軟件，如何選擇性?xún)r(jià)比高、適合自己的檔案加工管理軟件?

  在選擇合適的檔案加工管理軟件之前，首先要列出需求清單，比如需要管理的檔案類(lèi)型、數(shù)量、預(yù)期的整理標(biāo)準(zhǔn)等。根據(jù)單位的實(shí)際情況和檔案工作的實(shí)際需要。其次，需要明確工作資源的比例，即預(yù)算和人工投入成本。根據(jù)這些具體需求，選擇合適的檔案加工管理軟件。

  對(duì)于檔案加工管理軟件本身的選擇，主要取決于業(yè)務(wù)功能的匹配與否，生成數(shù)據(jù)資源的安全管理等。參考目前同行業(yè)使用的各種軟件，根據(jù)業(yè)務(wù)選擇功能匹配的軟件。在符合主要業(yè)務(wù)框架的前提下，具體細(xì)節(jié)的業(yè)務(wù)操作可以通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行增刪調(diào)整。以大連恒智科技自主研發(fā)的檔案數(shù)字化加工管理軟件為例，具有20年檔案數(shù)字化加工工作經(jīng)驗(yàn)。涉及的標(biāo)準(zhǔn)基于國(guó)家檔案局的檔案收錄標(biāo)準(zhǔn)體系，整合了各行業(yè)檔案整理管理的共同點(diǎn)。基本功能包括輸入、掃描、修圖、查詢(xún)、打印、數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出，功能操作簡(jiǎn)單易用，不僅適合基本人員，而且適合基本工作。該軟件本身支持目錄數(shù)量的管理和檢索，在數(shù)據(jù)安全方面，支持網(wǎng)絡(luò)端和單機(jī)終端的雙重保險(xiǎn)存儲(chǔ)，避免安全隱患，防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)因各種因素而丟失，重要的是，該軟件安裝非常方便，而且使用簡(jiǎn)單，內(nèi)置標(biāo)準(zhǔn)化模板，生成的數(shù)據(jù)資源可以跨平臺(tái)應(yīng)用，解除用戶(hù)的后顧之憂(yōu)。

  隨著業(yè)務(wù)需求的不斷提高，檔案數(shù)字化和檔案管理系統(tǒng)在管理企事業(yè)單位工作中的重要性和不可替代性也日益突出。換句話(huà)說(shuō)，技術(shù)進(jìn)步帶來(lái)的反作用在于技術(shù)本身。作用于各行業(yè)檔案信息管理加工的數(shù)字化加工管理系統(tǒng)軟件，具有符合檔案信息資源管理策略和規(guī)范的規(guī)范，將對(duì)有效促進(jìn)市場(chǎng)信息資源流動(dòng)和創(chuàng)造更大價(jià)值的信息產(chǎn)生更大的影響。