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檔案數(shù)字化是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)的過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字設(shè)備將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像或數(shù)字文本，存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤和其他可被計(jì)算機(jī)識(shí)別的載體上的過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是準(zhǔn)確、方便、快捷地獲取檔案信息資源，共享可公開的檔案信息資源，以滿足社會(huì)或行業(yè)對檔案利用的需求。接下來，讓我們了解檔案數(shù)字化處理的重要性。

1.檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。檔案信息化的過程是從傳統(tǒng)的手工管理到計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理的過程。然而，檔案的整理、分類和編目仍按紙質(zhì)檔案手工管理的原始思路進(jìn)行。用這種思想來實(shí)現(xiàn)檔案信息化是不一樣的，會(huì)給檔案的現(xiàn)代化管理，特別是檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)帶來混亂。有許多部門和單位都有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并且有許多類別的檔案，如供電、土地和民政等。檔案整理和數(shù)據(jù)庫建設(shè)都有各自的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這使得綜合檔案館的檔案管理系統(tǒng)很難很好地整合這些數(shù)據(jù)，或者對其進(jìn)行修改和返工，造成人力和物力的極大浪費(fèi)。

2.檔案人員隊(duì)伍亟待提高。這可以從兩個(gè)方面來解釋。首先，在從事檔案數(shù)字化處理的企業(yè)中，檔案數(shù)字化工作的實(shí)際技術(shù)含量不高，屬于勞動(dòng)密集型工作，但有些環(huán)節(jié)需要豐富的經(jīng)驗(yàn)和較高的文化素養(yǎng)。目前，數(shù)字處理企業(yè)的做法是相似的，幾乎都是派一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的主管去招聘一些員工來實(shí)施檔案的數(shù)字化工作，并且有一種在職學(xué)習(xí)的工作模式。此外，工作報(bào)酬不高，很容易離開公司。在某些環(huán)節(jié)中，由于文化和職業(yè)問題，甚至可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，過去的可能被忽略。這將是對檔案數(shù)字處理企業(yè)平衡利潤和人員素質(zhì)的一次考驗(yàn)。

3.它可以解決文件損壞和丟失的問題。傳統(tǒng)方法依賴人工收集文件和借用物理文件，這將不可避免地導(dǎo)致許多重要文件的丟失和損壞。計(jì)算機(jī)管理可以避免在此過程中重要文件的損壞和丟失。

4.它有利于形成一個(gè)完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。紙質(zhì)實(shí)體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，這給檔案管理、統(tǒng)計(jì)和對外溝通造成了很大障礙，同時(shí)也大大降低了檔案部門的工作效率。檔案信息化的建立可以使檔案單位形成一個(gè)完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的便利性和檔案單位的工作效率。

5.組建電子信息資源中心。電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)可以加快我們的整合步伐，形成本單位的電子信息資源中心。