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隨著社會(huì)的發(fā)展和人才的流動(dòng)，跨地區(qū)、跨部門的檔案利用越來越頻繁。然而，傳統(tǒng)的利用方式效率低下，不能滿足新形勢(shì)下社會(huì)發(fā)展的需要。近年來，在信息技術(shù)的推動(dòng)下，各地區(qū)檔案數(shù)字化建設(shè)方興未艾，尤其是檔案管理系統(tǒng)工作全面展開。

檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸成為現(xiàn)階段檔案管理部門的主要工作，可以有效提高檔案建設(shè)的效率。檔案工作旨在為公眾服務(wù)，為公眾提供便利。因此，為了有效提升員工的服務(wù)意識(shí)，檔案管理部門是改善檔案建設(shè)方式的有效手段。

檔案數(shù)字化建設(shè)是指利用信息技術(shù)提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，反思檔案管理的新形勢(shì)、新原則、新理論，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理和檔案服務(wù)的基本框架和基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

檔案信息資源共享是檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目的之一。共享的前提是整合檔案信息資源，連接信息孤島，讓信息運(yùn)行得更多，讓群眾運(yùn)行得更少，實(shí)現(xiàn)檔案的便捷。在此階段，可以采用以下方法：

1.數(shù)字資源整合與信息共享

共享文件信息資源的方式是使用文件信息的特殊網(wǎng)傳傳遞，但出于安全和技術(shù)考慮，合適的方式是采用離線導(dǎo)出和統(tǒng)一集成的方法來實(shí)現(xiàn)文件信息資源的共享。首先，各區(qū)縣檔案館分別輸出自己的數(shù)字化原始文件和目錄，由市檔案館統(tǒng)一整合后分發(fā)到區(qū)縣檔案館，形成“物理分散、邏輯集中、遠(yuǎn)程服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)共享”的狀態(tài)。在這個(gè)共享的信息網(wǎng)絡(luò)中，全市13個(gè)綜合檔案館中任何一個(gè)檔案館的檔案用戶都可以通過跨館利用找到其他檔案館的檔案，真正實(shí)現(xiàn)一站式管理。

2.依托通信設(shè)備和政務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨庫調(diào)查

對(duì)于尚未數(shù)字化的館藏資源，可采取以下措施：如能定向檢索內(nèi)容，則可按需檢索檔案，并在加蓋圖書館準(zhǔn)入專用章后，通過通訊設(shè)備將檔案傳送至驗(yàn)收檔案;如果查閱的檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確，但范圍可控，協(xié)助檔案館將通過高速攝像機(jī)制作相關(guān)范圍內(nèi)的檔案目錄轉(zhuǎn)化的電子版，然后通過政務(wù)平臺(tái)將電子版?zhèn)魉椭两邮諜n案館。接收檔案將把電子副本提交給申請(qǐng)人進(jìn)行自我瀏覽。確認(rèn)后，協(xié)助檔案館將閱讀原始文件，并通過通訊設(shè)備或政務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨庫調(diào)查。