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隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理理念發(fā)生了根本性的變化。隨著新的電子文件檔案載體的不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式顯然不能滿足這些新載體檔案的管理需求，知識(shí)管理就是在這種背景下應(yīng)運(yùn)而生的。所謂知識(shí)管理，按照美國(guó)德爾福集團(tuán)創(chuàng)始人之一卡爾弗拉保羅，的說(shuō)法，“知識(shí)管理就是運(yùn)用集體智慧來(lái)提高適應(yīng)能力和創(chuàng)新能力”。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理就是以知識(shí)為中心的管理。知識(shí)管理不僅注重獲取顯性知識(shí)，還注重獲取隱性知識(shí)，因?yàn)轱@性知識(shí)就是隱性知識(shí)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，檔案管理的功能和意義不斷變化，知識(shí)管理作為一種以知識(shí)為核心的新的管理形式，在其具體實(shí)施中相對(duì)受到外部環(huán)境的影響。作為一名檔案管理人員，在各項(xiàng)工作的發(fā)展和進(jìn)步中，加強(qiáng)相關(guān)理論的研究至關(guān)重要。

管理對(duì)象的重疊：

檔案管理的對(duì)象是各種文件和檔案，而知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)，大致可以分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。一部分顯性知識(shí)來(lái)源于組織在自身職能活動(dòng)中直接形成的文件和檔案;另一部分來(lái)自書籍、期刊、報(bào)紙、數(shù)據(jù)庫(kù)等。組織通過(guò)收集、購(gòu)買和交換從外部獲得。換句話說(shuō)，文件和檔案屬于知識(shí)范疇，是知識(shí)管理的重要對(duì)象?？梢钥闯?，文件和檔案是檔案管理和知識(shí)管理的共同管理對(duì)象，檔案管理和知識(shí)管理的密切關(guān)系主要源于這種管理對(duì)象的重疊。

管理目的相似：

國(guó)內(nèi)檔案界一直把“方便社會(huì)各方面的利用”作為檔案工作的根本宗旨和基本原則之一。知識(shí)管理的終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，增強(qiáng)社會(huì)和相關(guān)組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力。所以在知識(shí)管理中，需要在合適的時(shí)間把合適的知識(shí)傳遞給合適的人，讓他們做出好的決策。檔案管理和知識(shí)管理都將為用戶提供服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值為終目標(biāo)。也就是說(shuō)，在管理目的——提供服務(wù)方面，檔案管理類似于知識(shí)管理，只是服務(wù)的廣度、深度和方式不同。

管理流程類似：

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)分為：檔案接收與收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用服務(wù)，或增加編目與檢索、編輯與研究，實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理與一體化經(jīng)營(yíng)。知識(shí)管理的一般過(guò)程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、儲(chǔ)存、加工、整理、評(píng)價(jià)和利用。

文件管理和知識(shí)管理的區(qū)別

管理范圍不同：

文件管理包括文件實(shí)體管理和文件信息管理，知識(shí)管理包括顯性知識(shí)、隱性知識(shí)、對(duì)象和樣本管理。顯性知識(shí)是可以用語(yǔ)言符號(hào)表達(dá)的，可以直接用于交流的知識(shí)，如企業(yè)檔案、圖書文獻(xiàn)、商標(biāo)和專利等。隱性知識(shí)是難以用語(yǔ)言表達(dá)的知識(shí)，如主觀經(jīng)驗(yàn)、專有技術(shù)、技能等。也就是腦力的知識(shí)?？梢?，知識(shí)管理的范圍比檔案管理的范圍要大。

管理機(jī)制不同：

由于知識(shí)管理的新概念，它不僅管理范圍大，而且涉及到一個(gè)組織內(nèi)部多個(gè)部門和方面的管理，還沒有形成更加系統(tǒng)有效的管理方法。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展，檔案管理得到了廣大科研管理人員的認(rèn)可，并形成了較為完善的法規(guī)和體系，為加強(qiáng)檔案的收集和整理，有效保護(hù)、開發(fā)和利用檔案信息資源奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

管理有不同的功能：

檔案管理的對(duì)象是組織競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的具體體現(xiàn)，而知識(shí)管理的對(duì)象只能是組織潛在的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。如果要轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就要經(jīng)過(guò)更充分的驗(yàn)證，轉(zhuǎn)化為檔案形式的知識(shí)。目前，由于檔案實(shí)體管理的特殊性，制約了檔案信息資源的開發(fā)利用，客觀上制約了檔案信息資源的深度開發(fā)利用。

檔案管理和知識(shí)管理相輔相成，知識(shí)管理促進(jìn)檔案管理;

我認(rèn)為，首先，知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理拘泥于歷史記錄的保存，而不是為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，脫離了企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造的過(guò)程，極大地限制了其發(fā)揮作用的領(lǐng)域。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)知識(shí)在企業(yè)各種生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中的創(chuàng)造、共享和應(yīng)用，使知識(shí)能夠直接服務(wù)于企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣，檔案管理就融入到更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域，直接與組織的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)活動(dòng)相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作中不可缺少的一部分;其次，知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保存輕利用，被動(dòng)地通過(guò)查、借、抄等落后手段提供簡(jiǎn)單、淺薄的檔案服務(wù)，不能完全滿足用戶對(duì)信息和知識(shí)的需求，不能有效地服務(wù)于企業(yè)的各種生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)通過(guò)現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，為用戶提供先進(jìn)、深入的信息和知識(shí)服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)知識(shí)服務(wù)，注重價(jià)值創(chuàng)造，使“知識(shí)管理專家增強(qiáng)文件管理工作者對(duì)信息和知識(shí)利用的認(rèn)識(shí)”，促進(jìn)文件和檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值和檔案管理機(jī)構(gòu)及人員在企業(yè)組織體系中的地位。

檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理;

根據(jù)筆者多年來(lái)對(duì)這一領(lǐng)域的了解，筆者認(rèn)為，首先，檔案管理有助于知識(shí)的傳播和交流，信息和知識(shí)的傳播和交流主要有兩種方式：一是語(yǔ)言，二是寫作。語(yǔ)言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書面溝通主要是指以文件為載體或工具的溝通;其次，檔案管理有助于理解和挖掘知識(shí)。檔案管理基本的理論和原則是“來(lái)源原則”。傳統(tǒng)的“來(lái)源”是指文檔的創(chuàng)建者。電子時(shí)代的“源”是指文件形成的創(chuàng)造者、目的、活動(dòng)和過(guò)程。“就是誰(shuí)的綜合背景，在什么條件下，用什么數(shù)據(jù)，為了什么目的，采用什么結(jié)構(gòu)形式。這些源信息是理解、管理和利用電子文檔的關(guān)鍵。”尊重出處，使文檔不僅記錄“內(nèi)容知識(shí)”，還隱含更深層次的“背景知識(shí)”;檔案管理有助于保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)，商標(biāo)權(quán)和著作權(quán)，是企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的成果，是企業(yè)的核心無(wú)形資產(chǎn)和知識(shí)資本。保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、提升企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新能力、提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障，也是知識(shí)管理的重要內(nèi)容。