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  檔案管理是一個(gè)特殊的、高度專(zhuān)業(yè)化的行業(yè)。投資其他行業(yè)往往可以解決大部分問(wèn)題，但檔案管理協(xié)調(diào)員經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問(wèn)題：花錢(qián)買(mǎi)設(shè)備，空間利用率仍然很低，無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)快速發(fā)展的需求。

  01

  為什么會(huì)造成這種形式

  地價(jià)高，一般企事業(yè)單位自有建筑資源有限，老舊倉(cāng)庫(kù)達(dá)不到目前的倉(cāng)儲(chǔ)能力，倉(cāng)儲(chǔ)要求不達(dá)標(biāo);人工成本高，面對(duì)龐大的文件和海量的人工需求，增加了成本。沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)，造成根深蒂固的麻袋式、密集柜式收納模式;技術(shù)手段跟不上，空間利用率無(wú)法大化。

  傳統(tǒng)的“袋裝”存儲(chǔ)模式

  1.0歸檔存儲(chǔ)模式

  這種存儲(chǔ)模式一般存在于沒(méi)有檔案價(jià)值意識(shí)的檔案所有者自我管理模式中，在庫(kù)存，使用自己的倉(cāng)庫(kù)或租賃倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)，在庫(kù)存有的使用地下汽車(chē)存儲(chǔ)單純使用人工操作，一旦帖子流轉(zhuǎn)，檔案目錄丟失，檔案管理陷入僵局;存儲(chǔ)方式導(dǎo)致存儲(chǔ)的文件沉入大海，無(wú)法訪(fǎng)問(wèn)和利用;由于沒(méi)有盤(pán)點(diǎn)操作，過(guò)期和可銷(xiāo)毀的文件仍然占用空間資源;這種模式造成管理混亂，導(dǎo)致投入大量空間和人力成本，卻達(dá)不到檔案保管的意義。

  緊湊型櫥柜儲(chǔ)物

  2.0歸檔存儲(chǔ)模式

  目前，高價(jià)緊湊型機(jī)柜是文件管理人員的主流選擇模式，似乎增加了存儲(chǔ)容量，隨之而來(lái)的問(wèn)題是對(duì)存儲(chǔ)地板有一定的承重需求。檔案庫(kù)房地面均勻分布的活荷載應(yīng)為5KN/m2，使用密集架時(shí)不應(yīng)小于12KN/m2。承重不合格的檔案庫(kù)房，不宜安裝密集的貨架。這對(duì)于一些老企業(yè)自己的房子來(lái)說(shuō)是一個(gè)挑戰(zhàn)。即使在這樣的條件下，巨大的存儲(chǔ)量也會(huì)帶來(lái)占用企業(yè)資源的問(wèn)題。比如三甲，某省屬醫(yī)院，住院樓整層用來(lái)存放病歷，嚴(yán)重浪費(fèi)醫(yī)療資源。

  隨著檔案數(shù)量的增加，有必要擴(kuò)建或新建檔案室或檔案庫(kù)房。原來(lái)的緊湊型櫥柜呢?扔掉很可惜，拆裝也不方便。而且緊湊型櫥柜的拆裝需要一定的技術(shù)要求，價(jià)格昂貴。拆卸后，重新安裝到搬運(yùn)，的新倉(cāng)庫(kù)是一筆費(fèi)用，重新組裝的緊湊機(jī)柜的質(zhì)量無(wú)法保證。

  如遇突發(fā)事件，為確保檔案安全，必須分秒必爭(zhēng)，緊急處理。由于密集柜移動(dòng)性差，在運(yùn)輸途中臨時(shí)打包需要時(shí)間，不利于文件的快速安全傳輸。某企業(yè)檔案室大樓搬遷時(shí)，檔案人員絞盡腦汁想出一個(gè)辦法，用吊車(chē)把所有的柜子搬走，令人震驚。

  當(dāng)企業(yè)規(guī)模過(guò)大時(shí)，比如國(guó)有金融機(jī)構(gòu)，其龐大的組織架構(gòu)分布在總行之下，各部門(mén)、支行的檔案管理各行其是，容易形成“信息孤島”和“數(shù)據(jù)煙囪”。歸根結(jié)底，無(wú)論哪種倉(cāng)儲(chǔ)模式帶來(lái)成本的增加，自有倉(cāng)庫(kù)或租賃的投資都是巨大的。

  02

  檔案管理創(chuàng)新探索

  李明華指出，“十四五”規(guī)劃是中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代、開(kāi)啟全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家新征程的一個(gè)五年規(guī)劃。這將符合黨中央和國(guó)務(wù)院《關(guān)于統(tǒng)一規(guī)劃體系更好發(fā)揮國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略向?qū)ё饔玫囊庖?jiàn)》的要求。在總結(jié)評(píng)估檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”實(shí)時(shí)情況的基礎(chǔ)上，做好頂層設(shè)計(jì)，科學(xué)謀劃“十四五”期間檔案事業(yè)發(fā)展[來(lái)源：中國(guó)網(wǎng)“十四五”規(guī)劃文件]。

  隨著電子商務(wù)行業(yè)的興起，我國(guó)快遞行業(yè)蓬勃發(fā)展，快遞行業(yè)使用的便攜式立體貨架存儲(chǔ)給新時(shí)代的檔案管理帶來(lái)了很大的啟發(fā)。自動(dòng)化倉(cāng)庫(kù)是現(xiàn)代物流系統(tǒng)快速發(fā)展的重要組成部分。它具有節(jié)約土地、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、消除誤差、提高倉(cāng)庫(kù)自動(dòng)化和管理水平、提高管理人員和操作人員素質(zhì)、減少儲(chǔ)運(yùn)損耗、有效減少流動(dòng)資金積壓、提高物流效率等諸多優(yōu)點(diǎn)。然而，目前的立體倉(cāng)庫(kù)大多采用巷道式貨架，一般有多條巷道，每條巷道有一臺(tái)起重機(jī)，兩側(cè)有一排貨架。但這種操作方式嚴(yán)重浪費(fèi)了立體圖書(shū)館中寶貴的空間，這與人工查閱是分不開(kāi)的，成本巨大的問(wèn)題也沒(méi)有完全解決。

  03

  應(yīng)用全自動(dòng)三維手段

  實(shí)現(xiàn)成本降低和效率管理

  隨著生產(chǎn)技術(shù)的提升和生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)對(duì)庫(kù)存，密倉(cāng)的存儲(chǔ)能力有了更大的需求，高自動(dòng)化程度、高存儲(chǔ)密度的密倉(cāng)系統(tǒng)的研究也受到了竅楚的重視，與密集柜、半自動(dòng)立體貨架相比，在存儲(chǔ)、檢索、安全等方面具有更多差異化優(yōu)勢(shì)。

  專(zhuān)業(yè)檔案管理企業(yè)

  釋放你自己的空間資源

  在國(guó)外，檔案工作統(tǒng)稱(chēng)為檔案管理工作，側(cè)重于檔案管理的合規(guī)性，這是國(guó)內(nèi)檔案之外的。要賦予檔案新的內(nèi)涵，以檔案管控功能代替管理功能，以半流動(dòng)期管理為重點(diǎn)，統(tǒng)籌管理，對(duì)生成的檔案進(jìn)行歸檔前優(yōu)化管理，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。將檔案委托給專(zhuān)業(yè)檔案管理企業(yè)，逐漸引起企事業(yè)單位的重視。在這種模式下，文件所有者只需要提供文件管理需求，既可以節(jié)省空間和人員成本，又可以釋放自己的資源。

  積極響應(yīng)國(guó)家提高自有空間資源土地利用率的號(hào)召，符合土地集約利用水平區(qū)域排名指標(biāo)和土地集約利用水平年度變化指標(biāo)中單位固定資產(chǎn)投資新增建設(shè)用地消耗下降的標(biāo)準(zhǔn)。【參考：發(fā)布于《單位GDP和固定資產(chǎn)投資規(guī)模增長(zhǎng)的新增建設(shè)用地消耗考核辦法》。國(guó)土資源局[參考日期：2012年12月13日]]

  全自動(dòng)存儲(chǔ)模式

  降低成本和提高效率的技術(shù)

  自動(dòng)化立體倉(cāng)儲(chǔ)模式是竅楚在檔案?jìng)}儲(chǔ)管理方面的積極探索在竅楚，具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的HS4自動(dòng)裝卸設(shè)備和HS4-A自動(dòng)導(dǎo)引車(chē)取代了傳統(tǒng)垂直倉(cāng)儲(chǔ)的吊車(chē)，縮短了巷道間距，擴(kuò)大了倉(cāng)儲(chǔ)空間。根據(jù)計(jì)算，與庫(kù)存，傳統(tǒng)的垂直存儲(chǔ)相比，每平方米多了60個(gè)文件存儲(chǔ)空間。配合貨架系統(tǒng)和倉(cāng)庫(kù)控制系統(tǒng)，完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化運(yùn)輸中的人檔分離。在不犧牲效率的前提下，可以實(shí)現(xiàn)高密度存儲(chǔ)，擴(kuò)大存儲(chǔ)容量。竅楚自動(dòng)立體貨架的儲(chǔ)物能力是立體貨架的1.5倍，是傳統(tǒng)緊湊型櫥柜的4.5倍，顛覆了傳統(tǒng)意義，提高了空間利用率。

  此外，在intelligen的設(shè)計(jì)中還強(qiáng)調(diào)了緊湊型機(jī)柜的防火防潮功能

  通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)家庭成員在檔案庫(kù)房的應(yīng)用，依托先進(jìn)的管理系統(tǒng)和自動(dòng)化控制，竅楚實(shí)現(xiàn)了檔案箱定位、自動(dòng)上架、無(wú)人自動(dòng)保管、準(zhǔn)確清點(diǎn)、快速存取等功能，提供了運(yùn)營(yíng)，用科技手段約束檔案庫(kù)房管理工作者道德的整體效率，避免了操作過(guò)程中不必要的人員接觸，降低了人力成本投入。數(shù)據(jù)顯示，自動(dòng)化倉(cāng)庫(kù)建立和系統(tǒng)運(yùn)行文件管理模式的投入成本僅為傳統(tǒng)立體貨架的50%，密集柜的25%，大大降低了人工操作的比例。較少的人工接觸意味著檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)更高。

  竅楚成熟的全自動(dòng)管理模式可以復(fù)制。在自有倉(cāng)庫(kù)中，竅楚在檔案管理方面的創(chuàng)新不僅限于自動(dòng)上架，如檔案管理平臺(tái)、云注冊(cè)、云監(jiān)控、自動(dòng)盤(pán)點(diǎn)、互聯(lián)網(wǎng)RFID、AI智能安全等技術(shù)。直接深入解決了檔案管理中存在的保庫(kù)不達(dá)標(biāo)、查找難、盤(pán)點(diǎn)難、移交難等問(wèn)題。竅楚為不同用戶(hù)提供智能化、數(shù)字化、數(shù)字化的倉(cāng)庫(kù)管理，滿(mǎn)足個(gè)人需求，是一個(gè)智能化的檔案綜合解決方案。