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  數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案監(jiān)管機(jī)構(gòu)在信息時代的在線升級。重點管理對象是數(shù)字檔案，靈活運用計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等多種數(shù)字化手段。其工作職責(zé)包括檔案的收集、整理、保管、維護(hù)和共享。數(shù)字檔案是企業(yè)信息化規(guī)劃的主題之一，是自動化技術(shù)辦公管理系統(tǒng)的關(guān)鍵組成部分。不斷完善與數(shù)字檔案和電子裝置文件管理規(guī)定相一致的各項規(guī)章制度和服務(wù)設(shè)施，升級檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)基本建設(shè)和管理方式，確保檔案信息的細(xì)節(jié)和安全。

  1.電子設(shè)備檔案將成為未來文件的基本形態(tài)。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來和大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及應(yīng)用，以電子計算機(jī)為關(guān)鍵的技術(shù)創(chuàng)新成為數(shù)字時代的關(guān)鍵標(biāo)志，檔案信息內(nèi)容的存儲方式也發(fā)生了巨大變化。文檔管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展已成為來勢洶洶的大勢所趨。數(shù)字時代的自然環(huán)境下，出現(xiàn)了電子設(shè)備的數(shù)字傳播和質(zhì)粒載體。它促進(jìn)了信息保護(hù)和共享的技術(shù)創(chuàng)新。此外，電子設(shè)備文件大小的快速增加也促進(jìn)了文件質(zhì)粒載體從傳統(tǒng)形狀向數(shù)字電子形狀的轉(zhuǎn)變。另一方面，必須將傳統(tǒng)的檔案管理方法和應(yīng)用管理系統(tǒng)逐步接入數(shù)字化服務(wù)平臺，即建設(shè)數(shù)字化檔案館，以納入檔案管理方法和手段轉(zhuǎn)變的新規(guī)定，進(jìn)一步開拓檔案管理的新局面。隨著數(shù)字記錄方式的應(yīng)用，文件信息內(nèi)容的存儲方式也在發(fā)生變化，光學(xué)、電磁文件等新材料層出不窮。如今，電子設(shè)備文件的類型有硬盤、光盤和數(shù)字音頻磁帶。數(shù)字化文獻(xiàn)在信息時代的普及和應(yīng)用已成為必然趨勢，逐漸取代傳統(tǒng)文獻(xiàn)質(zhì)粒載體，成為文獻(xiàn)存儲和傳播的關(guān)鍵形態(tài)。檔案維護(hù)的本質(zhì)是對檔案原始信息內(nèi)容的長期存儲和持續(xù)利用。隨著數(shù)字時代辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用和普及，電子設(shè)備文件的生成已經(jīng)取代了文件制作全過程的起草和制作，以及標(biāo)準(zhǔn)、個人、信息保密和績效檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的基本建設(shè)。在檔案信息歸檔評估、梳理編目、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析與解決、共享與傳播、存儲管理方法、歸檔管理方法和信息保密管理方法的全過程中，應(yīng)確保電子設(shè)備。逐步推廣數(shù)字文檔即時歸檔并在線提交。隨著信息管理和檔案管理的快速發(fā)展，產(chǎn)生了許多數(shù)字文檔。除了電子設(shè)備檔案的快速查看和利用，以及電子設(shè)備檔案質(zhì)粒載體的多樣性，長期安全存儲如此大量的檔案信息內(nèi)容資源，成為數(shù)字時代檔案工作者進(jìn)行科學(xué)研究和探討的重點研究課題。

  二.電子設(shè)備檔案的維護(hù)技術(shù)和安全生產(chǎn)技術(shù)電子設(shè)備檔案是指對國家和社會發(fā)展具有存儲和使用價值，由行政機(jī)關(guān)、團(tuán)隊、事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)在解決出行問題的全過程中歸檔保存的電子設(shè)備文件。電子設(shè)備文件不同于紙質(zhì)文件。他必須在數(shù)字計算機(jī)設(shè)備中詳細(xì)記錄紙質(zhì)文件的信息內(nèi)容，并以數(shù)字方式存儲在錄音帶、硬盤、光盤等媒體質(zhì)粒載體中。然后，根據(jù)計算機(jī)設(shè)備，保持加載和處理方法，并且它們可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳播和共享。數(shù)字文檔在維護(hù)技術(shù)上與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很大的不同。作為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的主體質(zhì)粒載體原料，檔案紙的使用壽命長短不僅與其自身性能有關(guān)，而且生態(tài)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)對檔案保護(hù)造成的危害也非常明顯。明確檔案的維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和危害檔案保管的不利條件的防范方法，以延長檔案的使用壽命，是檔案維護(hù)的技術(shù)日常任務(wù)之一。在檔案的存儲和利用的整個過程中，檔案的紙樣在外觀、結(jié)構(gòu)和特征上逐漸發(fā)生不可逆的變化，這就是所謂的“脆化”或“惡變”。檔案館要杜絕環(huán)境污染、寒冷潮濕地區(qū)，并超越嚴(yán)格的安全規(guī)定：防火安全、防盜、防高溫、防寒防濕、防輻射、防污染、防蠅防蛀。高溫和低溫都非常容易導(dǎo)致檔案文件上的黃曲霉生長。如果檔案文件長時間暴露在陽光下，紙張圖案會在不同程度上變黃變脆，嚴(yán)重危及檔案的使用壽命。存放紙質(zhì)文件的溫度應(yīng)控制在14~24，空氣濕度應(yīng)控制在45~60%。歸檔電子設(shè)備文件的存儲要符合紙質(zhì)文件的要求，電子設(shè)備文件的存儲更為嚴(yán)格，也受不安全因素影響較大，對溫度、環(huán)境濕度、空氣指數(shù)，電磁場、自然環(huán)境清潔等有更為嚴(yán)格的要求。在數(shù)字化檔案存儲過程中，應(yīng)杜絕強(qiáng)磁場和強(qiáng)熱原，并防范有害氣體。安裝溫濕度控制系統(tǒng)軟件及其消毒、滅菌和空氣凈化設(shè)備。電子設(shè)備檔案存儲介質(zhì)一旦損壞，就會造成數(shù)字檔案信息內(nèi)容的丟失。數(shù)字檔案館的儲存溫度應(yīng)控制在16~20，空氣濕度應(yīng)控制在40%5%。應(yīng)選擇防磁柜等電子設(shè)備檔案附件。